影像資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司影像資料的規(guī)范化管理，確保影像資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮影像資料在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類影像資料的管理，包括但不限于照片、視頻、音頻等。（三）定義1.影像資料：指通過(guò)攝影、攝像、錄音等技術(shù)手段獲取的，記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、工作場(chǎng)景、重要事件等具有保存價(jià)值的資料。2.原始影像資料：直接從拍攝設(shè)備中獲取的未經(jīng)后期加工處理的影像資料。3.整理：對(duì)影像資料進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等操作，使其有序化。4.歸檔：將整理后的影像資料按照一定的規(guī)則移交至檔案管理部門(mén)保存。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司影像資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實(shí)性原則：影像資料應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保影像資料的內(nèi)容完整，包括拍攝背景、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等相關(guān)信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的影像資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、影像資料的形成與收集（一）形成部門(mén)與職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中影像資料的形成與收集工作。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)影像資料的收集，并確保收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。（二）收集范圍1.公司各類會(huì)議、活動(dòng)的影像資料，包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、活動(dòng)流程等。2.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程影像，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過(guò)程中的影像資料，如新產(chǎn)品樣機(jī)、生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行等。4.公司對(duì)外宣傳、合作交流活動(dòng)的影像資料，如廣告拍攝、參展活動(dòng)等。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要影像資料。（三）收集要求1.影像資料應(yīng)在活動(dòng)或事件發(fā)生后及時(shí)收集，確保資料的完整性和真實(shí)性。2.收集的影像資料應(yīng)包含必要的信息，如拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等。3.原始影像資料應(yīng)妥善保存，不得隨意刪除或修改。三、影像資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類：分為行政管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等類別。2.按時(shí)間順序分類：按照影像資料的形成時(shí)間進(jìn)行排序。3.按重要程度分類：分為重要影像資料、一般影像資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.部門(mén)代碼：根據(jù)公司部門(mén)設(shè)置，為每個(gè)部門(mén)分配一個(gè)兩位代碼，如“01”表示行政部。4.流水號(hào)：按照影像資料的收集順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。（三）標(biāo)注信息1.影像資料應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等詳細(xì)信息。2.對(duì)于重要影像資料，還應(yīng)標(biāo)注其重要性說(shuō)明、相關(guān)背景資料等。（四）整理流程1.收集人員對(duì)收集到的影像資料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則對(duì)影像資料進(jìn)行分類、編號(hào)，并標(biāo)注相關(guān)信息。3.整理后的影像資料應(yīng)形成清晰的目錄清單，便于查找和管理。四、影像資料的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。2.電子存儲(chǔ)應(yīng)使用大容量、高性能的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。3.紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)選擇質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的紙張，如檔案專用紙，并進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到高溫、潮濕、磁場(chǎng)等因素的影響。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)資料應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，保持柜內(nèi)清潔、整齊，防止霉變、蟲(chóng)蛀。（三）存儲(chǔ)期限1.重要影像資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.一般影像資料根據(jù)其重要程度和業(yè)務(wù)需求確定保存期限，一般不少于[X]年。（四）存儲(chǔ)安全1.建立嚴(yán)格的存儲(chǔ)安全管理制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的影像資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施。五、影像資料的檢索與利用（一）檢索方式1.建立影像資料檢索系統(tǒng)，支持按分類、編號(hào)、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，能夠在短時(shí)間內(nèi)找到所需的影像資料。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱影像資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《影像資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的影像資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播影像資料，如需復(fù)制，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用范圍1.用于公司內(nèi)部的工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。2.作為公司對(duì)外宣傳、合作交流的素材。3.為公司的決策提供參考依據(jù)。六、影像資料的銷毀（一）銷毀條件1.影像資料已超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.影像資料涉及的業(yè)務(wù)已結(jié)束，且相關(guān)信息已不再具有保密性。（二）銷毀流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已過(guò)保存期限的影像資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《影像資料銷毀申請(qǐng)表》。2.《影像資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門(mén)組織銷毀。3.銷毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。4.銷毀后，應(yīng)在《影像資料銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立影像資料管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司影像資料管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.影像資料的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.影像資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性是否得到保障。3.各部門(mén)影像資料管理工作的執(zhí)行情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)將整改情