平安單證管理辦法總則目的為加強(qiáng)平安公司單證管理，規(guī)范單證的印制、領(lǐng)用、使用、保管、核銷等流程，確保單證的安全與有效使用，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于平安公司各分支機(jī)構(gòu)、部門及相關(guān)工作人員在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中涉及的各類單證管理?；驹瓌t1.合法性原則：單證管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及保險行業(yè)監(jiān)管要求。2.安全性原則：確保單證在各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全，防止丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：規(guī)范單證的印制、使用格式及流程，保證單證的一致性和準(zhǔn)確性。4.效率性原則：在保障單證安全與規(guī)范的前提下，提高單證流轉(zhuǎn)效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求。單證印制管理印制計劃1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前制定單證印制計劃，明確單證種類、規(guī)格、數(shù)量、印制時間等信息。2.印制計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司單證管理部門匯總。印制審批1.單證管理部門對各部門提交的印制計劃進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，確定最終印制數(shù)量和時間安排。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)或金額較大的單證印制，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。印制廠商選擇1.公司應(yīng)建立合格印制廠商名錄，優(yōu)先選擇具備良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的廠商進(jìn)行單證印制。2.與印制廠商簽訂印制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括印制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、保密條款等。印制過程監(jiān)控1.單證管理部門應(yīng)定期對印制廠商的生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，確保按時、按質(zhì)完成印制任務(wù)。2.對印制過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時與印制廠商溝通解決，必要時可要求廠商重新印制。單證領(lǐng)用管理領(lǐng)用申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，填寫單證領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用單證的種類、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)用申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。領(lǐng)用審批1.單證管理部門對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，核實(shí)領(lǐng)用部門的庫存情況和業(yè)務(wù)需求合理性。2.對于一次性領(lǐng)用數(shù)量較大或涉及重要業(yè)務(wù)的單證，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)用發(fā)放1.經(jīng)審批通過后，單證管理部門按照領(lǐng)用申請表的內(nèi)容發(fā)放單證，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、單證種類、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和核對。單證使用管理使用規(guī)范1.工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照單證的使用說明和操作流程使用單證，確保單證填寫準(zhǔn)確、完整、清晰。2.單證上的各項內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符，不得擅自涂改、偽造單證。作廢處理1.對于因業(yè)務(wù)變更、填寫錯誤等原因作廢的單證，應(yīng)加蓋“作廢”章，并妥善保管。2.定期對作廢單證進(jìn)行清理，按照規(guī)定的程序進(jìn)行核銷，防止作廢單證被誤用。遺失處理1.如發(fā)生單證遺失情況，領(lǐng)用人應(yīng)立即向所在部門報告，并采取必要的補(bǔ)救措施，如登報聲明作廢等。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將單證遺失情況通知單證管理部門，協(xié)助進(jìn)行調(diào)查和處理。單證保管管理保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)單證的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)確保單證存放安全，防止單證受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞情況發(fā)生。保管場所1.單證應(yīng)存放在專門的保管場所，具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施。2.保管場所應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。庫存盤點(diǎn)1.單證管理部門應(yīng)定期對庫存單證進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。單證核銷管理核銷申請1.業(yè)務(wù)部門在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時整理單證，填寫單證核銷申請表，注明核銷單證的種類、數(shù)量、業(yè)務(wù)起止時間等信息。2.核銷申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。核銷審核1.單證管理部門對核銷申請表進(jìn)行審核，核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和單證使用的準(zhǔn)確性。2.對于涉及金額較大或風(fēng)險較高的業(yè)務(wù)單證核銷，需報公司財務(wù)部門和風(fēng)險管理部門審核。核銷處理1.經(jīng)審核通過后，單證管理部門對核銷單證進(jìn)行銷毀或存檔處理，并做好核銷記錄。2.核銷記錄應(yīng)包括核銷日期、核銷單證種類、數(shù)量、業(yè)務(wù)編號、核銷原因等信息。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對單證管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保單證管理辦法的有效執(zhí)行。2.單證管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因單證管理不善導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，相關(guān)