實物下賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司實物資產(chǎn)的管理，規(guī)范實物下賬流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，提高資產(chǎn)使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有實物資產(chǎn)的下賬管理，包括但不限于固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等。（三）基本原則1.準確性原則：實物下賬信息應(yīng)真實、準確、完整，如實反映資產(chǎn)的實際情況。2.及時性原則：資產(chǎn)變動后應(yīng)及時進行下賬處理，確保賬實相符。3.規(guī)范性原則：嚴格按照本辦法規(guī)定的流程和要求進行實物下賬操作。4.責任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在實物下賬管理中的職責，確保管理工作落到實處。二、實物下賬管理職責分工（一）資產(chǎn)管理部門1.負責制定實物資產(chǎn)管理制度和流程，并組織實施。2.定期對實物資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符。3.辦理實物資產(chǎn)的購置、驗收、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等手續(xù)，并及時進行下賬處理。4.建立實物資產(chǎn)臺賬，詳細記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、使用部門等信息。（二）財務(wù)部門1.負責審核實物資產(chǎn)下賬的相關(guān)憑證，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。2.根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的下賬信息，進行賬務(wù)處理，及時更新財務(wù)賬目。3.定期與資產(chǎn)管理部門核對賬目，監(jiān)督實物資產(chǎn)的管理情況。（三）使用部門1.負責本部門實物資產(chǎn)的日常管理和使用，確保資產(chǎn)的安全和正常運行。2.配合資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)清查盤點工作，及時反饋資產(chǎn)使用情況。3.按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的領(lǐng)用、歸還等手續(xù)，并妥善保管資產(chǎn)。三、實物下賬流程（一）購置下賬1.采購部門根據(jù)采購合同和實際到貨情況，填寫《實物資產(chǎn)購置清單》，詳細注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息。2.將《實物資產(chǎn)購置清單》提交給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門核對無誤后，辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)，并在系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息，生成資產(chǎn)卡片。3.資產(chǎn)管理部門將《實物資產(chǎn)購置清單》及相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核后進行賬務(wù)處理，將資產(chǎn)購置金額計入相應(yīng)的會計科目。（二）領(lǐng)用下賬1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《實物資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.將《實物資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》提交給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門審核后，辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)，在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)使用部門信息，并減少庫存數(shù)量。3.資產(chǎn)管理部門將《實物資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》及相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)和用途，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，如將資產(chǎn)成本分攤到相關(guān)費用科目等。（三）調(diào)撥下賬1.因工作需要，資產(chǎn)在不同部門之間進行調(diào)撥時，由調(diào)出部門填寫《實物資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，注明調(diào)撥資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)入部門等信息，并經(jīng)調(diào)出、調(diào)入部門負責人簽字批準。2.將《實物資產(chǎn)調(diào)撥申請表》提交給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門審核后，辦理資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)，在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)使用部門信息，并調(diào)整資產(chǎn)臺賬。3.資產(chǎn)管理部門將《實物資產(chǎn)調(diào)撥申請表》及相關(guān)憑證傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)的賬面價值，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保財務(wù)賬目準確反映資產(chǎn)的實際分布情況。（四）報廢下賬1.實物資產(chǎn)達到報廢條件時，使用部門填寫《實物資產(chǎn)報廢申請表》，詳細說明資產(chǎn)報廢原因、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料，如資產(chǎn)損壞照片、維修記錄等。2.將《實物資產(chǎn)報廢申請表》提交給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員進行鑒定，確認資產(chǎn)確實無法繼續(xù)使用后，簽署報廢意見。3.資產(chǎn)管理部門將《實物資產(chǎn)報廢申請表》及相關(guān)證明材料提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，辦理資產(chǎn)報廢手續(xù)，在系統(tǒng)中刪除資產(chǎn)卡片，并進行賬務(wù)處理，將資產(chǎn)賬面價值予以核銷。（五）盤盈盤虧下賬1.資產(chǎn)管理部門定期對實物資產(chǎn)進行清查盤點，編制《實物資產(chǎn)清查盤點報告》，詳細記錄資產(chǎn)的實際數(shù)量、賬面價值、盤盈盤虧情況等信息。2.對于盤盈的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門應(yīng)查明原因，填寫《實物資產(chǎn)盤盈申請表》，經(jīng)審批后，辦理資產(chǎn)入賬手續(xù)，并在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)信息。3.對于盤虧的資產(chǎn)，使用部門應(yīng)說明原因，填寫《實物資產(chǎn)盤虧申請表》，附上相關(guān)證明材料，經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)下賬手續(xù)，核銷資產(chǎn)賬面價值。同時，對造成盤虧的責任部門和責任人進行相應(yīng)的處理。四、實物下賬相關(guān)憑證管理（一）憑證種類實物下賬相關(guān)憑證包括但不限于采購發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用單、調(diào)撥單、報廢單、清查盤點報告等。（二）憑證填寫要求1.憑證內(nèi)容應(yīng)完整、準確，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人員簽字等信息。2.憑證應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.憑證如有錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進行更正，不得隨意涂改、刮擦、挖補。（三）憑證審核與歸檔1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)指定專人對實物下賬相關(guān)憑證進行審核，確保憑證的真實性、準確性和完整性。2.審核無誤的憑證應(yīng)按照會計檔案管理的要求進行整理、裝訂和歸檔，妥善保管，以備查閱。五、實物下賬監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對實物下賬管理情況進行審計監(jiān)督，檢查資產(chǎn)下賬流程是否合規(guī)、賬目是否準確、資產(chǎn)是否安全完整等。（二）定期檢查資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對實物資產(chǎn)進行清查盤點，檢查資產(chǎn)的實際情況與下賬記錄是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。（三）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對實物下賬管理情況進行不定期抽查，確保管理工作規(guī)范有效。（四）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到徹底解決。整改情況應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。六、實物下賬信息化管理（一）建立實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)信息的集中管理和動態(tài)更新。通過系統(tǒng)對資產(chǎn)的購置、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等業(yè)務(wù)進行全程跟蹤和記錄，提高管理效率和準確性。（二）系統(tǒng)功能要求1.資產(chǎn)信息錄入功能：能夠準確錄入資產(chǎn)的基本信息、購置日期、使用部門等。2.業(yè)務(wù)流程管理功能：支持購置、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等業(yè)務(wù)流程的在線審批和處理。3.庫存管理功能：實時反映資產(chǎn)的庫存數(shù)量和分布情況。4.報表生成功能：能夠生成各種資產(chǎn)報表，如資產(chǎn)臺賬、清查盤點報告等。5.數(shù)據(jù)分析功能：對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行分析，為管理決策提供支持。（三）系統(tǒng)操作與維護1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)指定專人負責實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)的操作和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.操作人員應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行操