外送介質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外送介質(zhì)的管理，規(guī)范外送介質(zhì)的流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)，確保外送介質(zhì)的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外送介質(zhì)的部門和人員，包括但不限于外送的文件、資料、樣品、設(shè)備等各類介質(zhì)。（三）管理原則1.安全第一原則：確保外送介質(zhì)在運(yùn)輸過(guò)程中的安全性，防止介質(zhì)丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證外送介質(zhì)的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求送達(dá)目的地。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、外送介質(zhì)的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類1.文件類：包括公司內(nèi)部文件、合同、報(bào)告、信函等各類紙質(zhì)或電子文件。2.資料類：如技術(shù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶資料等。3.樣品類：產(chǎn)品樣品、原材料樣品等。4.設(shè)備類：小型設(shè)備、儀器儀表等。5.其他類：不屬于以上分類的外送介質(zhì)。（二）標(biāo)識(shí)1.所有外送介質(zhì)應(yīng)在外包裝顯著位置進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：介質(zhì)名稱、類別、數(shù)量、目的地、經(jīng)手人等。2.對(duì)于涉密的外送介質(zhì)，應(yīng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的要求，進(jìn)行相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)劝踩胧?。三、外送介質(zhì)的準(zhǔn)備（一）填寫申請(qǐng)表1.各部門如需外送介質(zhì)，應(yīng)提前填寫《外送介質(zhì)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明介質(zhì)的名稱、類別、數(shù)量、用途、目的地、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至外送介質(zhì)管理部門。（二）介質(zhì)整理與包裝1.外送介質(zhì)管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的要求，對(duì)介質(zhì)進(jìn)行整理和包裝。確保介質(zhì)內(nèi)容完整、清晰，包裝牢固、防潮、防震。2.對(duì)于易損、易碎的介質(zhì)，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如使用泡沫、氣墊等進(jìn)行包裹。3.對(duì)于電子介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性。（三）核對(duì)與登記1.外送介質(zhì)管理部門在包裝完成后，應(yīng)對(duì)介質(zhì)的數(shù)量、內(nèi)容、標(biāo)識(shí)等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.同時(shí)，對(duì)外送介質(zhì)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄申請(qǐng)表編號(hào)、介質(zhì)名稱、類別、數(shù)量、目的地、經(jīng)手人、包裝日期等信息，形成《外送介質(zhì)登記表》。四、外送介質(zhì)的運(yùn)輸（一）選擇運(yùn)輸方式1.根據(jù)外送介質(zhì)的性質(zhì)、數(shù)量、目的地等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，如快遞、物流、專人送達(dá)等。2.對(duì)于重要、緊急或涉密的外送介質(zhì)，應(yīng)優(yōu)先選擇專人送達(dá)或可靠的快遞服務(wù)，并要求提供運(yùn)輸過(guò)程中的跟蹤信息。（二）委托運(yùn)輸1.外送介質(zhì)管理部門根據(jù)選擇的運(yùn)輸方式，與相應(yīng)的運(yùn)輸公司或快遞公司簽訂委托運(yùn)輸協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.在委托運(yùn)輸時(shí)，應(yīng)向運(yùn)輸公司或快遞公司提供詳細(xì)的外送介質(zhì)信息，包括介質(zhì)名稱、類別、數(shù)量、目的地、特殊要求等，并要求其嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行運(yùn)輸。（三）運(yùn)輸過(guò)程跟蹤1.外送介質(zhì)管理部門應(yīng)建立運(yùn)輸過(guò)程跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握外送介質(zhì)的運(yùn)輸狀態(tài)。通過(guò)運(yùn)輸公司或快遞公司提供的跟蹤信息，查詢介質(zhì)的運(yùn)輸進(jìn)度、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等。2.如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如延遲、丟失、損壞等，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸公司或快遞公司聯(lián)系，了解原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、外送介質(zhì)的接收（一）接收確認(rèn)1.外送介質(zhì)到達(dá)目的地后，接收方應(yīng)及時(shí)對(duì)外送介質(zhì)進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)。檢查介質(zhì)的外包裝是否完好，標(biāo)識(shí)是否清晰，數(shù)量是否準(zhǔn)確等。2.如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)存在問(wèn)題，應(yīng)立即與外送方聯(lián)系，說(shuō)明情況，并要求其采取相應(yīng)的解決措施。（二）簽字驗(yàn)收1.接收方在確認(rèn)外送介質(zhì)無(wú)誤后，應(yīng)在外送介質(zhì)的交接清單上簽字驗(yàn)收，并注明接收日期和時(shí)間。2.交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為外送介質(zhì)交接的憑證。（三）反饋與存檔1.接收方應(yīng)及時(shí)將外送介質(zhì)的接收情況反饋給外送介質(zhì)管理部門，如接收無(wú)誤、存在問(wèn)題及處理結(jié)果等。2.外送介質(zhì)管理部門對(duì)外送介質(zhì)的接收情況進(jìn)行記錄和存檔，以便日后查詢和追溯。六、外送介質(zhì)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.外送介質(zhì)管理部門應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.對(duì)于不同類型的外送介質(zhì)，應(yīng)根據(jù)其特性，設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等要求。（二）存儲(chǔ)方式1.外送介質(zhì)應(yīng)按照類別、日期、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)介質(zhì)，應(yīng)存放在文件柜或貨架上，避免受潮、發(fā)霉。對(duì)于電子介質(zhì)，應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（三）保管責(zé)任1.明確外送介質(zhì)存儲(chǔ)區(qū)域的保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常的保管工作。保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)外送介質(zhì)進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保介質(zhì)的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)外送介質(zhì)存在丟失、損壞、泄露等情況，保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告外送介質(zhì)管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、外送介質(zhì)的使用與銷毀（一）使用規(guī)定1.外送介質(zhì)的使用應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途進(jìn)行，不得擅自改變使用目的或轉(zhuǎn)借他人。2.使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)外送介質(zhì)的安全和完整性，避免損壞或丟失。（二）歸還與回收1.外送介質(zhì)使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將介質(zhì)歸還給外送介質(zhì)管理部門。歸還時(shí)，應(yīng)確保介質(zhì)的內(nèi)容完整、標(biāo)識(shí)清晰，包裝完好。2.對(duì)于不再使用或已過(guò)期的外送介質(zhì)，外送介質(zhì)管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行回收和銷毀。（三）銷毀流程1.制定外送介質(zhì)銷毀計(jì)劃，明確銷毀的介質(zhì)名稱、類別、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保介質(zhì)內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。3.在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完成后，填寫《外送介質(zhì)銷毀記錄》，記錄銷毀的介質(zhì)名稱、類別、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.外送介質(zhì)管理部門應(yīng)定期對(duì)外送介質(zhì)的管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，包括申請(qǐng)表填寫、介質(zhì)準(zhǔn)備、運(yùn)輸過(guò)程跟蹤、接收確認(rèn)、存儲(chǔ)保管、使用銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)外送介質(zhì)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查外送介質(zhì)管理辦法的執(zhí)行情況，評(píng)估管理效果。2.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，促進(jìn)外送介質(zhì)管理工作的不斷完善。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對(duì)于在對(duì)外送介質(zhì)管理過(guò)程中，因故意或過(guò)失導(dǎo)致介質(zhì)丟失、損壞、泄露、延誤等情況發(fā)生的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)和實(shí)際工作情況進(jìn)行，確保責(zé)任明確、公平合理。（二）追究方式1.對(duì)于違反本辦法的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違反本辦法給公司造成經(jīng)