外協(xié)賬單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)賬單管理，規(guī)范外協(xié)業(yè)務(wù)流程，確保公司財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外協(xié)業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)項(xiàng)目，包括但不限于產(chǎn)品加工、服務(wù)外包、工程分包等。（三）管理原則1.合法性原則：外協(xié)賬單管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：賬單信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映外協(xié)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，避免虛假或錯誤記錄。3.及時性原則：各部門應(yīng)及時提交外協(xié)賬單，確保財(cái)務(wù)核算的及時性和準(zhǔn)確性，避免因賬單延誤影響公司資金流轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)決策。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在外協(xié)賬單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序開展。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商溝通、協(xié)商外協(xié)業(yè)務(wù)合作事宜，簽訂有效的合作協(xié)議或合同。2.按照合同約定，及時跟蹤外協(xié)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量完成任務(wù)。3.負(fù)責(zé)收集、整理、審核外協(xié)業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收報(bào)告等，并確保其真實(shí)性、合法性和完整性。4.定期與供應(yīng)商核對賬單，如有差異及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整，確保雙方賬目一致。5.根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，及時準(zhǔn)確地填寫外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬，詳細(xì)記錄業(yè)務(wù)發(fā)生時間、內(nèi)容、金額、供應(yīng)商等信息。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善外協(xié)賬單管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核業(yè)務(wù)部門提交的外協(xié)賬單及相關(guān)原始憑證，確保其符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司審批流程。3.按照財(cái)務(wù)核算要求，及時準(zhǔn)確地記錄外協(xié)業(yè)務(wù)收支情況，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。4.定期對外協(xié)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。5.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對，處理雙方在賬單結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。（三）采購部門1.協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行外協(xié)供應(yīng)商的選擇、評估和管理，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和資質(zhì)。2.參與外協(xié)合同的審核，從采購角度對合同條款提出合理性建議，保障公司利益。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（四）審計(jì)部門1.定期對外協(xié)賬單管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、賬單處理的合規(guī)性和準(zhǔn)確性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保外協(xié)賬單管理工作規(guī)范有序。三、外協(xié)業(yè)務(wù)流程及賬單管理要求（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提出外協(xié)業(yè)務(wù)申請，詳細(xì)說明外協(xié)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)計(jì)金額、時間節(jié)點(diǎn)等信息。2.申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的需求信息，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式選擇合適的外協(xié)供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、價格等進(jìn)行綜合評估，確定最終合作供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議或合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括業(yè)務(wù)范圍、價格條款、付款方式、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等內(nèi)容。（三）業(yè)務(wù)執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)或服務(wù)要求，并跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，確保按時、按質(zhì)、按量完成任務(wù)。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，如遇問題或變更，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（四）驗(yàn)收結(jié)算1.業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，并提交至財(cái)務(wù)部門作為結(jié)算依據(jù)。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交外協(xié)賬單，賬單內(nèi)容應(yīng)包括業(yè)務(wù)明細(xì)、金額、發(fā)票號碼等信息。業(yè)務(wù)部門收到賬單后，應(yīng)認(rèn)真審核賬單內(nèi)容與合同約定是否一致，原始憑證是否齊全、真實(shí)、有效。審核無誤后，在賬單上簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的外協(xié)賬單及相關(guān)原始憑證后，再次進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括賬單金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、發(fā)票開具是否合規(guī)、付款條件是否符合合同約定等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行整改。4.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間安排支付款項(xiàng)。付款前，應(yīng)確保公司資金充足，并辦理相關(guān)審批手續(xù)。（五）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的外協(xié)賬單及付款憑證，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。按照會計(jì)核算原則，準(zhǔn)確記錄外協(xié)業(yè)務(wù)的收支情況，確保財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司財(cái)務(wù)狀況。2.定期對外協(xié)業(yè)務(wù)往來賬目進(jìn)行核對，與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對，確保雙方賬目一致。如有差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（六）檔案管理1.業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)分別負(fù)責(zé)收集、整理、保管外協(xié)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，包括合同協(xié)議、訂單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、賬單等。2.檔案資料應(yīng)按照時間順序、業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類歸檔，建立完善的檔案管理制度，確保檔案資料的完整性、安全性和可查閱性。3.檔案保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。四、外協(xié)賬單審核要點(diǎn)（一）合同合規(guī)性審核1.審核外協(xié)合同是否符合公司相關(guān)規(guī)定和審批流程，合同條款是否明確、具體，雙方權(quán)利義務(wù)是否對等。2.檢查合同中關(guān)于價格、付款方式、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等關(guān)鍵條款是否與業(yè)務(wù)實(shí)際執(zhí)行情況相符，如有變更是否有相應(yīng)的書面協(xié)議。（二）原始憑證審核1.發(fā)票審核檢查發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票，發(fā)票開具單位是否與合同供應(yīng)商一致。發(fā)票內(nèi)容是否完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。發(fā)票印章是否清晰、齊全，是否符合發(fā)票管理規(guī)定。發(fā)票金額與賬單金額是否一致，如有差異應(yīng)查明原因。2.送貨單審核送貨單是否由供應(yīng)商出具，內(nèi)容是否包含貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、送貨日期、收貨單位等信息。送貨單上的貨物數(shù)量、規(guī)格型號等是否與合同約定及驗(yàn)收報(bào)告一致。送貨單是否有業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收報(bào)告審核驗(yàn)收報(bào)告是否由業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員填寫，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確反映驗(yàn)收情況。驗(yàn)收報(bào)告中驗(yàn)收結(jié)論是否明確，如有不合格情況是否有相應(yīng)的處理意見和整改措施。驗(yàn)收報(bào)告是否有驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）賬單金額審核1.檢查賬單金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)是否清晰、合理。2.核對賬單金額與合同約定金額是否一致，如有超出合同范圍的費(fèi)用，是否有相應(yīng)的審批手續(xù)。3.對于涉及預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款等不同付款階段的賬單，應(yīng)按照合同約定的付款比例和條件進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。（四）付款條件審核1.審核賬單是否滿足合同約定的付款條件，如是否已達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收是否合格等。2.檢查付款申請是否提供了完整的支持文件，如發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、合同復(fù)印件等。3.對于不符合付款條件的賬單，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商溝通協(xié)商，待條件滿足后再進(jìn)行付款處理。五、差異處理（一）賬單差異1.業(yè)務(wù)部門在與供應(yīng)商核對賬單時，如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，查明原因。2.差異原因可能包括業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的變更、數(shù)據(jù)錄入錯誤、發(fā)票開具問題等。雙方應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，提供相關(guān)證據(jù)和資料，共同協(xié)商解決差異問題。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟町悾瑯I(yè)務(wù)部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時調(diào)整賬單，并提供正確的發(fā)票和相關(guān)憑證。如因公司內(nèi)部原因?qū)е碌牟町?，業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行整改，并確保后續(xù)業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確性。（二）賬務(wù)差異1.財(cái)務(wù)部門在賬務(wù)處理過程中，如發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商的賬務(wù)存在差異，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商核對賬目。2.對于賬務(wù)差異，應(yīng)詳細(xì)記錄差異情況，包括差異金額、涉及業(yè)務(wù)明細(xì)、差異原因等。通過與業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，查明差異原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。3.賬務(wù)調(diào)整應(yīng)遵循財(cái)務(wù)核算原則和相關(guān)規(guī)定，確保調(diào)整后的賬目準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。調(diào)整完成后，應(yīng)編制賬務(wù)調(diào)整說明，留存?zhèn)洳?。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門定期對外協(xié)賬單管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、賬單處理的合規(guī)性和準(zhǔn)確性等。2.審計(jì)方式包括查閱相關(guān)文件資料、實(shí)地走訪供應(yīng)商、與業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門人員溝通等。通過審計(jì)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出整改意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合審計(jì)工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。（二）日常檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對業(yè)務(wù)部門提交的外協(xié)賬單進(jìn)行抽查，檢查賬單審核情況、原始憑證完整性、賬務(wù)處理準(zhǔn)確性等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬進(jìn)行核對和自查，確保臺賬記錄準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或責(zé)任追究。七、罰則（一）對業(yè)務(wù)部門的處罰1.如因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е峦鈪f(xié)賬單出現(xiàn)虛假、錯誤記錄，或未及時提交賬單影響公司財(cái)務(wù)核算和資金流轉(zhuǎn)的，視情節(jié)輕重給予部門負(fù)責(zé)人警告、罰款等處罰。2.業(yè)務(wù)部門在與供應(yīng)商核對賬單過程中，如因工作疏忽導(dǎo)致差異未能及時發(fā)現(xiàn)和解決，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。（二）對財(cái)務(wù)部門的處罰1.財(cái)務(wù)部門如未嚴(yán)格按照審核要點(diǎn)對外協(xié)賬單進(jìn)行審核，導(dǎo)致錯誤付款或財(cái)務(wù)信息不準(zhǔn)確的，視情節(jié)輕重給予財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人警告、罰款等處罰。2.因財(cái)務(wù)部門賬務(wù)處理不及時、不準(zhǔn)確，影響公司財(cái)務(wù)報(bào)表編制和財(cái)務(wù)決策的，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教