場地借用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織場地借用行為，合理利用場地資源，確保場地使用的安全、有序，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部各部門、分支機構以及與公司/組織有合作關系的外部單位借用公司/組織場地的相關活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司/組織場地的借用由專門部門進行統(tǒng)一管理和調配，確保場地資源的合理利用。2.安全第一原則借用場地的活動應符合安全要求，保障人員和場地設施的安全。3.有償使用原則對于外部單位借用場地，根據市場行情和實際成本，收取相應的場地借用費用。4.先申請先得原則在場地資源允許的情況下，按照申請時間先后順序安排場地借用。二、場地借用申請（一）申請主體1.公司/組織內部各部門因工作需要舉辦會議、培訓、活動等，可向場地管理部門提出場地借用申請。2.分支機構因業(yè)務拓展、區(qū)域會議等原因，需借用公司/組織總部場地的，應提前向總部場地管理部門提交申請。3.與公司/組織有合作關系的外部單位，如合作伙伴、供應商、客戶等，因商務洽談、合作活動等需要借用場地的，需按照規(guī)定流程向場地管理部門提出申請。（二）申請時間1.內部部門借用場地，應至少提前[X]個工作日提交申請，以便場地管理部門有足夠時間進行安排和協(xié)調。2.分支機構借用總部場地，應提前[X]周提交申請，確保總部能夠充分考慮并做好相關準備工作。3.外部單位借用場地，應提前[X]天提交申請，特殊情況需緊急借用的，應與場地管理部門溝通協(xié)商，盡量滿足需求，但需提供詳細的借用原因和時間安排。（三）申請內容1.借用部門/單位名稱、聯系人及聯系方式。2.借用場地的用途，如會議、培訓、活動等，并詳細說明活動內容和流程。3.借用場地的時間，包括開始時間和結束時間，精確到具體的日期和時間段。4.預計參加人數，對于有人員規(guī)模限制的場地，需確保申請人數在場地承載范圍內。5.特殊要求，如場地布置要求、設備使用需求等。（四）申請流程1.申請人填寫《場地借用申請表》，按照要求詳細填寫各項內容，并提交至所在部門/單位負責人審核。2.部門/單位負責人對申請內容進行審核，確認借用場地的必要性和合理性，審核通過后簽字蓋章。3.將經部門/單位負責人審核通過的《場地借用申請表》提交至場地管理部門。4.場地管理部門收到申請后，對申請信息進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，借用時間是否與其他場地安排沖突等。5.對于符合要求的申請，場地管理部門進行登記，并根據場地資源情況進行統(tǒng)籌安排；對于不符合要求的申請，及時反饋給申請人并說明原因。三、場地安排與確認（一）場地安排1.場地管理部門根據申請的先后順序、場地使用需求和資源情況，合理安排借用場地。2.在安排場地時，充分考慮場地的功能、規(guī)模、設施設備等因素，確保能夠滿足借用方的活動需求。3.對于多個部門或外部單位同時申請同一時間段場地的情況，場地管理部門根據活動的重要性、緊急程度等綜合因素進行協(xié)調和安排，必要時可組織相關部門進行協(xié)商。（二）場地確認1.場地管理部門在安排好場地后，及時與借用方取得聯系，告知借用方場地安排情況，并發(fā)送《場地借用確認函》。2.《場地借用確認函》應明確借用場地的具體位置、使用時間、相關設施設備情況以及注意事項等內容。3.借用方收到《場地借用確認函》后，應仔細核對確認函內容，如有疑問或需要變更場地安排的，應在[X]個工作日內與場地管理部門溝通協(xié)商。4.借用方確認《場地借用確認函》內容無誤后，簽字蓋章并回傳給場地管理部門，完成場地借用的確認手續(xù)。四、場地使用規(guī)范（一）通用規(guī)范1.借用方應按照申請用途使用場地，不得擅自改變場地用途。2.保持場地整潔衛(wèi)生，活動結束后及時清理場地，恢復場地原狀。3.愛護場地設施設備，不得隨意損壞或拆卸，如需使用場地內的設備，應提前向場地管理部門咨詢并按照操作規(guī)程使用。4.遵守場地的安全規(guī)定，不得在場地內進行危險行為或存放易燃易爆物品。5.活動期間應安排專人負責場地秩序維護，確保人員安全和活動順利進行。（二）會議活動規(guī)范1.如需在場地內懸掛橫幅、張貼海報等，應提前向場地管理部門申請，經同意后方可進行，且不得損壞場地墻面、地面等設施。2.會議活動期間，應保持良好的秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動，手機調至靜音或關機狀態(tài)。3.如需使用音響設備、投影儀等會議設備，應提前與場地管理部門聯系，由專業(yè)人員進行調試和操作，確保設備正常運行。4.會議活動結束后，及時清理會議資料和設備，關閉相關電器設備電源。（三）培訓活動規(guī)范1.培訓場地應提前進行布置，擺放整齊桌椅、培訓設備等，確保培訓環(huán)境舒適、安全。2.培訓期間，培訓師應按照教學計劃進行授課，學員應認真聽講，積極參與互動。3.如需進行實操培訓，應提前檢查場地設施設備是否滿足實操要求，并確保學員在實操過程中的安全。4.培訓結束后，及時整理培訓資料和設備，歸還場地管理部門。五、場地安全管理（一）安全責任1.借用方是場地使用期間的安全責任主體，應制定相應的安全管理制度和應急預案，確保活動安全進行。2.場地管理部門負責對場地的安全設施設備進行定期檢查和維護，確保場地安全符合相關標準。（二）安全檢查1.在場地借用前，場地管理部門應對場地進行安全檢查，確保場地設施設備完好、安全通道暢通等。2.借用方在活動期間應自行組織安全檢查，及時發(fā)現和消除安全隱患，如發(fā)現安全問題應及時向場地管理部門報告。3.場地管理部門在活動期間可不定期對場地進行安全巡查，對發(fā)現的安全問題及時督促借用方進行整改。（三）應急預案1.借用方應根據活動特點和場地實際情況，制定相應的應急預案，如火災、地震、人員疏散等應急預案。2.應急預案應包括應急組織機構、應急響應程序、應急處置措施等內容，并定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應對。3.場地管理部門應協(xié)助借用方做好應急預案的制定和演練工作，并提供必要的支持和指導。六、場地費用管理（一）費用標準1.對于內部部門借用場地，根據實際使用情況和成本核算，可適當收取一定的場地使用成本費用，具體標準由公司/組織另行規(guī)定。2.對于外部單位借用場地，按照市場行情和場地實際價值，制定合理的收費標準，收費標準應在公司/組織官方網站或相關渠道進行公示。（二）費用結算1.外部單位借用場地的費用，應在活動結束后[X]個工作日內結算。借用方應按照場地管理部門提供的費用清單，將場地借用費用支付至指定賬戶。2.對于內部部門借用場地產生的費用，由場地管理部門定期與財務部門進行核對結算，并從部門預算中扣除相應費用。（三）費用報銷1.借用方如需報銷場地借用費用，應按照公司/組織財務制度的要求，提供相關的發(fā)票、費用清單、場地借用申請表等報銷憑證。2.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。七、場地設施設備管理（一）設施設備配備1.場地管理部門應根據場地的功能和使用需求，配備相應的設施設備，如桌椅、音響設備、投影儀、空調等。2.定期對場地設施設備進行檢查和維護，確保設施設備完好、正常運行，對于損壞的設施設備及時進行維修或更換。（二）設施設備使用1.借用方如需使用場地設施設備，應提前向場地管理部門申請，經同意后由場地管理部門安排專人進行操作和調試。2.借用方應按照操作規(guī)程使用設施設備，不得擅自更改設備參數或進行違規(guī)操作，如因借用方原因導致設施設備損壞的，借用方應承擔相應的賠償責任。3.活動結束后，借用方應及時歸還所使用的設施設備，并協(xié)助場地管理部門進行檢查和驗收。八、場地借用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.場地管理部門負責對場地借用情況進行全程監(jiān)督，定期檢查借用方的場地使用情況、安全管理情況等。2.設立投訴舉報渠道，接受公司/組織內部員工和外部單位對場地借用違規(guī)行為的投訴舉報，對于投訴舉報內容及時進行調查處理。（二）考核辦法1.建立場地借用考核制度，對借用方的場地使用情況、安全管理情況、費用結算情況等進行考核評價。2.考核結果作為今后場地借用申請的重要參考