《檔案管理辦法》一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實面貌，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.分類科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，推進檔案數(shù)字化進程，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力。6.組織開展檔案宣傳、教育和研究工作，增強公司/組織全體員工的檔案意識，促進檔案工作的發(fā)展。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司/組織檔案管理的要求，及時將本部門形成的各類檔案整理歸檔，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強對本部門檔案工作的管理和監(jiān)督，定期對檔案工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計劃、工作總結(jié)等。2.科技檔案：包括科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱評定、考核獎懲、工資待遇、勞動合同等。4.財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷檔案、客戶檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、質(zhì)量控制檔案等。6.其他檔案：包括聲像檔案、電子檔案、實物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)做到真實、準(zhǔn)確、及時，不得遺漏、篡改、偽造檔案材料。3.對于重要文件、合同協(xié)議等檔案，應(yīng)一式多份，分別由綜合管理部門、業(yè)務(wù)部門等保存，確保檔案的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷宗，編制檔案目錄。4.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，裝訂成冊，編制檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需要進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制檔案目錄。6.其他檔案：按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，編制檔案目錄。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實際情況為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值。3.保持檔案之間的有機聯(lián)系，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其價值。2.集體鑒定法：組織檔案鑒定工作小組成員對檔案進行集體討論，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）鑒定程序1.各部門對本部門保管期滿的檔案進行初步鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，填寫檔案鑒定意見書，報綜合管理部門審核。2.綜合管理部門對各部門報送的檔案鑒定意見書進行審核，組織檔案鑒定工作小組進行集體鑒定，提出鑒定意見。3.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案鑒定意見進行審批，批準(zhǔn)后的檔案鑒定意見書作為檔案銷毀或繼續(xù)保管的依據(jù)。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的保護措施1.防火：檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置，配備滅火器材，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等。3.防蟲：檔案庫房應(yīng)定期進行防蟲檢查，采取防蟲措施，如放置防蟲藥、安裝防蟲網(wǎng)等。4.防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范措施。5.防光：檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免檔案受到陽光直射。6.防塵：檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和吸塵，防止灰塵對檔案造成損害。7.防有害氣體：檔案庫房應(yīng)保持通風(fēng)良好，避免有害氣體對檔案造成損害。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制檔案目錄：包括案卷目錄、文件目錄、專題目錄等，便于檔案的查找和利用。2.建立檔案索引：采用計算機索引技術(shù)，建立檔案索引數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。3.制作檔案指南：編寫檔案指南，介紹公司/組織檔案的種類、內(nèi)容、保管期限、檢索方法等，便于檔案利用者了解檔案情況。（二）檢索方法1.手工檢索：通過查閱檔案目錄、索引等檢索工具，查找所需檔案。2.計算機檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)，通過輸入關(guān)鍵詞、文號、題名等檢索條件，快速查找所需檔案。（三）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：檔案利用應(yīng)以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（四）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門對檔案利用申請表進行審核，根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料。3.利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印、摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用者查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，綜合管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。（五）特殊情況處理1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，利用時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可查閱。2.檔案原件因特殊原因不能提供利用的，可提供復(fù)印件或摘抄件，并注明出處和利用范圍。3.利用者在查閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部門，由綜合管理部門進行處理。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，及時報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門在工作中形成的檔案，應(yīng)按照規(guī)定及時整理歸檔，定期移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。2.綜合管理部門對接收的檔案進行認(rèn)真核對，辦理交接手續(xù)，確保檔案的完整和安全。3.公司/組織撤銷、合并或分立時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進行清理、移交和處置。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.綜合管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織的信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，能夠滿足檔案管理工作的需要。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案數(shù)字化1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，開展檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、檢索利用，提高檔案的利用效率。（四）信息化應(yīng)用培訓(xùn)1.加強對檔案工作人員的信息化應(yīng)用培訓(xùn)，提高檔案工作人員的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。2.定期組織檔案工作人員參加信息化應(yīng)用培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能、數(shù)字化技術(shù)等知識。3.鼓勵檔案工作人員積極探索信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷提高檔案管理的信息化水平。九、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守公司/組織的檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，防止檔案信息泄露。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門檔案兼職人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體組織實施，按照