印章證件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章和證件的管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，規(guī)范公司印章和證件的使用行為，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）印章和證件的管理。（三）定義1.印章：指公司在對(duì)外交往與對(duì)內(nèi)管理中使用的各類(lèi)印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等。2.證件：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用的各類(lèi)證件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：印章和證件的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司的合法權(quán)益。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，確保印章和證件的安全使用。3.專(zhuān)人專(zhuān)管原則：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章和證件的保管和使用，確保印章和證件的安全。4.嚴(yán)格審批原則：印章和證件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保使用的合法性和合理性。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理刻制手續(xù)。2.各單位如需刻制印章，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明印章的名稱(chēng)、用途、規(guī)格等，經(jīng)行政部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章登記備案，并將印章交付使用單位。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管；部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙專(zhuān)人保管。3.印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。4.如因工作需要，印章保管人員臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章交部門(mén)負(fù)責(zé)人或其他指定人員代管，并辦理交接手續(xù)。（三）印章的使用1.公司印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。使用單位應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的名稱(chēng)、用途、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用日期等，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.涉及合同簽訂、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等重大事項(xiàng)的印章使用，應(yīng)經(jīng)公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的《印章使用申請(qǐng)表》內(nèi)容加蓋印章，并對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記。4.嚴(yán)禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回空白紙張，確保印章的安全。（四）印章的停用與銷(xiāo)毀1.因公司名稱(chēng)變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門(mén)統(tǒng)一收回印章，并進(jìn)行登記備案。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀工作由行政部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)共同進(jìn)行，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無(wú)法復(fù)原。三、證件管理（一）證件的辦理1.公司各類(lèi)證件的辦理由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.各單位如需辦理證件，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明證件的名稱(chēng)、用途、辦理時(shí)間等，經(jīng)行政部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.證件辦理完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將證件登記備案，并將證件交付使用單位。（二）證件的保管1.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等重要證件由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管；法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等其他證件由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.證件保管人員應(yīng)妥善保管證件，確保證件的安全。證件應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙專(zhuān)人保管。3.證件保管人員不得擅自將證件轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋證件章。4.如因工作需要，證件保管人員臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將證件交部門(mén)負(fù)責(zé)人或其他指定人員代管，并辦理交接手續(xù)。（三）證件的使用1.公司證件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。使用單位應(yīng)填寫(xiě)《證件使用申請(qǐng)表》，注明使用證件的名稱(chēng)、用途、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用日期等，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.涉及合同簽訂、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等重大事項(xiàng)的證件使用，應(yīng)經(jīng)公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)。3.證件保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的《證件使用申請(qǐng)表》內(nèi)容提供證件，并對(duì)證件使用情況進(jìn)行登記。4.嚴(yán)禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋證件章。如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋證件章，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回空白紙張，確保證件的安全。（四）證件的年檢與換證1.公司各類(lèi)證件的年檢與換證工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。2.各單位應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)提供證件年檢與換證所需的資料，配合行政部門(mén)做好相關(guān)工作。3.行政部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成證件的年檢與換證工作，并將年檢與換證情況及時(shí)通知各單位。四、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司印章和證件的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章和證件的保管、使用、登記等情況。2.定期檢查應(yīng)至少每半年進(jìn)行一次，并形成檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查情況、存在問(wèn)題及整改建議等內(nèi)容。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徲?jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)公司印章和證件的管理情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括印章和證件的保管、使用、登記等情況。2.不定期抽查應(yīng)根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，并形成抽查報(bào)告。抽查報(bào)告應(yīng)包括抽查情況、存在問(wèn)題及整改建議等內(nèi)容。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.因印章和證件管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止本辦法如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相抵觸的，