體系證書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司體系證書的管理，規(guī)范證書的獲取、使用、維護(hù)及監(jiān)督等工作流程，確保公司相關(guān)體系的有效運(yùn)行，提升公司管理水平和市場競爭力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等各類體系證書的管理活動(dòng)，包括證書的申請(qǐng)、審核、頒發(fā)、使用、變更、延期、換證、注銷等全過程。（三）職責(zé)分工1.體系管理部門負(fù)責(zé)制定和完善體系證書管理的相關(guān)制度、流程和規(guī)范。組織和指導(dǎo)各部門開展體系建設(shè)與運(yùn)行工作，協(xié)調(diào)證書申請(qǐng)、審核等相關(guān)事宜。跟蹤證書的有效期，及時(shí)提醒相關(guān)部門辦理證書的延期、換證等手續(xù)。對(duì)證書的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保證書的正確使用。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門體系運(yùn)行的具體實(shí)施，按照體系要求開展各項(xiàng)工作。配合體系管理部門完成證書申請(qǐng)所需資料的準(zhǔn)備工作，確保提供的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。在證書使用過程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不得違規(guī)使用證書。負(fù)責(zé)本部門所涉及體系證書的日常維護(hù)，如證書的保管、信息更新等。3.人力資源部門負(fù)責(zé)將體系證書納入員工個(gè)人檔案管理，記錄證書的獲取、變更、注銷等信息。根據(jù)公司體系建設(shè)和發(fā)展需求，在人員招聘、晉升等方面，將體系證書作為重要參考依據(jù)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)安排證書申請(qǐng)、審核、換證、延期等相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算和支付。對(duì)證書管理過程中的費(fèi)用支出進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保費(fèi)用使用合理合規(guī)。二、證書的獲?。ㄒ唬┥暾?qǐng)條件1.公司應(yīng)具備相應(yīng)的管理體系，且已按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建立并有效運(yùn)行一定時(shí)間（具體時(shí)間根據(jù)不同體系標(biāo)準(zhǔn)確定）。2.各部門應(yīng)完成體系文件的編制、培訓(xùn)和實(shí)施，確保各項(xiàng)工作符合體系要求。3.公司應(yīng)在申請(qǐng)前進(jìn)行內(nèi)部審核和管理評(píng)審，確認(rèn)體系運(yùn)行的有效性和適宜性。（二）申請(qǐng)流程1.體系管理部門根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和市場需求，提前制定證書申請(qǐng)計(jì)劃。2.各業(yè)務(wù)部門按照申請(qǐng)計(jì)劃要求，準(zhǔn)備證書申請(qǐng)所需的資料，包括但不限于公司簡介、管理體系文件、運(yùn)行記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。3.資料準(zhǔn)備完成后，業(yè)務(wù)部門將申請(qǐng)資料提交至體系管理部門進(jìn)行初審。體系管理部門對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改補(bǔ)充。4.初審?fù)ㄟ^后，體系管理部門將申請(qǐng)資料報(bào)送至具備資質(zhì)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，并與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通確定審核時(shí)間和安排。5.在認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核前，體系管理部門組織各部門進(jìn)行迎審準(zhǔn)備工作，包括模擬審核、文件資料梳理、人員培訓(xùn)等，確保順利通過審核。6.認(rèn)證機(jī)構(gòu)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)具M(jìn)行現(xiàn)場審核，審核過程中如發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，體系管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行整改，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交整改報(bào)告。7.認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證，如整改符合要求，則頒發(fā)相應(yīng)的體系證書。三、證書的使用（一）使用范圍1.公司體系證書僅用于公司內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳、業(yè)務(wù)投標(biāo)、客戶驗(yàn)廠等合法合規(guī)的活動(dòng)。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自將證書用于其他用途。（二）使用規(guī)范1.在公司內(nèi)部管理活動(dòng)中，體系證書可作為證明公司體系運(yùn)行有效性的依據(jù)，用于指導(dǎo)各部門持續(xù)改進(jìn)工作。2.對(duì)外宣傳時(shí)，應(yīng)確保證書的使用符合公司形象和宣傳要求，不得夸大或虛假宣傳證書的作用和效力。3.在業(yè)務(wù)投標(biāo)活動(dòng)中，應(yīng)按照招標(biāo)文件要求提供相應(yīng)的體系證書，并確保證書在有效期內(nèi)。投標(biāo)文件中對(duì)證書的引用應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得擅自修改證書內(nèi)容。4.客戶驗(yàn)廠時(shí)，應(yīng)積極配合客戶出示體系證書，并如實(shí)介紹公司體系運(yùn)行情況。（三）證書展示1.公司應(yīng)在辦公場所顯著位置展示體系證書原件或復(fù)印件，展示的證書應(yīng)保持清晰、完整，便于員工和來訪人員查看。2.在公司網(wǎng)站、宣傳資料等對(duì)外宣傳渠道中使用體系證書時(shí)，應(yīng)確保證書的真實(shí)性和有效性，不得對(duì)證書進(jìn)行模糊、篡改等處理。四、證書的維護(hù)（一）日常保管1.體系證書原件由體系管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心，確保證書的安全存放。2.證書保管人員應(yīng)建立證書保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證書的名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)日期、有效期等信息，并定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬證相符。3.證書存放應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，避免證書受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。（二）信息更新1.當(dāng)公司名稱、地址、法定代表人等基本信息發(fā)生變更時(shí)，體系管理部門應(yīng)及時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交變更申請(qǐng)，并辦理證書信息變更手續(xù)。2.證書信息變更后，體系管理部門應(yīng)及時(shí)更新證書保管臺(tái)賬和相關(guān)宣傳資料中的證書信息，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。（三）定期檢查1.體系管理部門應(yīng)定期對(duì)證書的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證書的完整性、真實(shí)性、有效期等。2.如發(fā)現(xiàn)證書存在損壞、丟失或信息錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如申請(qǐng)補(bǔ)辦證書、更正證書信息等。五、證書的延期、換證與注銷（一）延期1.體系證書有效期屆滿前，體系管理部門應(yīng)提前[X]個(gè)月通知相關(guān)部門辦理證書延期手續(xù)。2.各部門應(yīng)按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求，準(zhǔn)備證書延期申請(qǐng)所需的資料，包括體系運(yùn)行情況總結(jié)、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。3.資料準(zhǔn)備完成后，業(yè)務(wù)部門將申請(qǐng)資料提交至體系管理部門進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后報(bào)送至認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核。4.認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核通過后，頒發(fā)新的有效期證書。（二）換證1.當(dāng)公司管理體系發(fā)生重大變更（如體系標(biāo)準(zhǔn)換版、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大等），可能影響證書的有效性時(shí)，體系管理部門應(yīng)提前策劃換證工作。2.換證工作流程與證書獲取流程基本一致，各部門應(yīng)按照要求準(zhǔn)備相關(guān)資料，配合體系管理部門完成換證申請(qǐng)、審核等工作。3.換證審核通過后，認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)新的體系證書。（三）注銷1.當(dāng)公司決定不再維持相關(guān)體系或證書已不再符合公司發(fā)展需求時(shí)，體系管理部門應(yīng)及時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交證書注銷申請(qǐng)。2.申請(qǐng)注銷時(shí)，應(yīng)說明注銷原因，并提交相關(guān)證明材料。3.認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核同意后，辦理證書注銷手續(xù)，并收回證書原件。4.體系管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布證書注銷通知，告知相關(guān)部門和人員。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.體系管理部門定期對(duì)各部門體系證書的使用、維護(hù)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證書使用是否合規(guī)、信息是否及時(shí)更新、保管是否妥善等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，體系管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.將體系證書管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)在證書管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人