舉辦會展管理辦法總則目的為加強對公司/組織舉辦會展活動的管理，規(guī)范會展活動流程，確保會展活動順利進行，提高會展活動的質(zhì)量和效益，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織舉辦的各類會展活動，包括但不限于展覽、會議、論壇、研討會、展銷會等?；驹瓌t1.合法性原則：會展活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，不得從事違法違規(guī)活動。2.規(guī)范性原則：會展活動應(yīng)按照規(guī)范的流程和標準進行組織和管理，確?；顒拥挠行蜷_展。3.安全性原則：高度重視會展活動的安全工作，制定完善的安全保障措施，確保人員、財產(chǎn)安全。4.效益性原則：注重會展活動的經(jīng)濟效益和社會效益，提高活動的質(zhì)量和效果，實現(xiàn)活動目標。會展活動策劃與籌備項目立項1.提出申請：由相關(guān)部門或項目負責(zé)人根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，提出舉辦會展活動的申請，填寫《會展活動立項申請表》，詳細說明活動的目的、主題、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、預(yù)算等。2.可行性研究：對申請舉辦的會展活動進行可行性研究，分析活動的市場需求、經(jīng)濟效益、社會效益等，評估活動的風(fēng)險和可行性。3.立項審批：申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)可行性研究報告和公司/組織實際情況，做出立項與否的決定。策劃方案制定1.成立策劃小組：立項通過后，成立由相關(guān)部門人員組成的策劃小組，負責(zé)會展活動的策劃工作。2.制定策劃方案：策劃小組根據(jù)活動主題和目標，制定詳細的策劃方案，包括活動的總體框架、內(nèi)容安排、宣傳推廣、現(xiàn)場布置、活動流程、安全保障等。策劃方案應(yīng)具有可操作性和創(chuàng)新性，突出活動特色和亮點。3.方案審核：策劃方案制定完成后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門審核。審核通過后，作為會展活動實施的依據(jù)?；I備工作安排1.成立籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，相關(guān)部門負責(zé)人為成員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會展活動的籌備工作。2.明確職責(zé)分工：籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)策劃方案，明確各部門的職責(zé)分工，確保各項籌備工作落到實處。3.制定籌備工作計劃：根據(jù)活動時間節(jié)點，制定詳細的籌備工作計劃，明確各項工作的完成時間和責(zé)任人，確?；I備工作有序進行。4.資源準備：場地租賃：根據(jù)活動規(guī)模和需求，選擇合適的場地，并簽訂租賃合同。設(shè)備租賃：租賃活動所需的音響、燈光、舞臺、展架等設(shè)備。人員招聘與培訓(xùn)：招聘活動所需的工作人員，包括禮儀、安保、技術(shù)支持等，并進行相關(guān)培訓(xùn)。宣傳資料制作：制作活動宣傳冊、海報、邀請函等宣傳資料。物資采購：采購活動所需的辦公用品、禮品、食品等物資。會展活動組織與實施活動現(xiàn)場布置1.設(shè)計方案：根據(jù)策劃方案，設(shè)計活動現(xiàn)場的布置方案，包括展位布局、舞臺搭建、燈光音響效果、標識牌設(shè)置等。2.施工搭建：按照設(shè)計方案進行現(xiàn)場施工搭建，確保施工質(zhì)量和安全。施工過程中，要嚴格遵守相關(guān)安全規(guī)定，設(shè)置警示標識，確保施工人員和觀眾的安全。3.驗收調(diào)試：現(xiàn)場布置完成后，組織相關(guān)人員進行驗收調(diào)試，檢查各項設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確?；顒蝇F(xiàn)場達到預(yù)期效果?；顒有麄魍茝V1.制定宣傳推廣方案：根據(jù)活動目標受眾和特點，制定宣傳推廣方案，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間等。2.宣傳渠道選擇：選擇合適的宣傳渠道進行活動宣傳，包括但不限于報紙、雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、社交媒體等。3.宣傳內(nèi)容制作：制作吸引人的宣傳內(nèi)容，如新聞稿、宣傳海報、視頻宣傳片等，突出活動亮點和特色，吸引目標受眾的關(guān)注。4.宣傳推廣實施：按照宣傳推廣方案，組織實施宣傳推廣工作，及時發(fā)布活動信息，擴大活動影響力?；顒蝇F(xiàn)場管理1.人員管理：簽到入場：在活動現(xiàn)場設(shè)置簽到臺，安排專人負責(zé)觀眾簽到入場，確保人員有序進入活動現(xiàn)場。引導(dǎo)服務(wù)：安排禮儀人員在活動現(xiàn)場進行引導(dǎo)服務(wù)，為觀眾提供咨詢、幫助等服務(wù)，確保觀眾能夠順利參與活動。人員調(diào)度：根據(jù)活動現(xiàn)場情況，合理調(diào)度工作人員，確保各項工作有序進行。2.安全管理：安全制度制定：制定完善的安全管理制度，明確安全責(zé)任，確?；顒蝇F(xiàn)場人員和財產(chǎn)安全。安全檢查：在活動前對活動現(xiàn)場進行全面的安全檢查，消除安全隱患?；顒悠陂g，加強安全巡邏，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。應(yīng)急預(yù)案制定：制定應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、人員擁擠等，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保能夠及時、有效地處理突發(fā)事件。3.秩序管理：現(xiàn)場秩序維護：安排安保人員在活動現(xiàn)場維護秩序，確保觀眾遵守活動規(guī)定，不得出現(xiàn)擁擠、打鬧等行為。交通疏導(dǎo)：在活動現(xiàn)場周邊設(shè)置交通疏導(dǎo)標識，安排專人負責(zé)交通疏導(dǎo)，確保交通暢通。4.設(shè)備管理：設(shè)備運行保障：安排技術(shù)人員在活動現(xiàn)場負責(zé)設(shè)備的運行保障，確保音響、燈光、舞臺等設(shè)備正常運行。設(shè)備維護保養(yǎng)：活動期間，加強對設(shè)備的維護保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障，確保設(shè)備運行穩(wěn)定?；顒觾?nèi)容實施1.開幕式：按照策劃方案組織開幕式活動，邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓出席，進行開幕致辭、剪彩等儀式，營造活動氛圍。2.展覽展示：組織參展商進行展覽展示，展示產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)等，為參展商和觀眾提供交流合作的平臺。3.會議論壇：按照議程安排組織會議論壇活動，邀請專家學(xué)者、行業(yè)精英等進行主題演講、研討交流等，分享經(jīng)驗、探討問題。4.其他活動：根據(jù)活動策劃方案，組織開展其他相關(guān)活動，如文藝表演、產(chǎn)品推介會、簽約儀式等，豐富活動內(nèi)容，提高活動吸引力。會展活動服務(wù)與保障餐飲服務(wù)1.餐飲供應(yīng)商選擇：選擇具有資質(zhì)和良好信譽的餐飲供應(yīng)商，簽訂餐飲服務(wù)合同，明確餐飲服務(wù)標準、價格、結(jié)算方式等。2.餐飲質(zhì)量控制：加強對餐飲供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保餐飲質(zhì)量符合衛(wèi)生標準和活動要求。活動期間，安排專人對餐飲服務(wù)進行檢查，及時處理餐飲質(zhì)量問題。3.餐飲供應(yīng)安排：根據(jù)活動時間和人數(shù)，合理安排餐飲供應(yīng)時間和方式，確保觀眾能夠按時用餐。住宿服務(wù)1.住宿酒店選擇：根據(jù)活動需求和預(yù)算，選擇合適的住宿酒店，簽訂住宿服務(wù)合同，明確住宿標準、價格、結(jié)算方式等。2.住宿安排協(xié)調(diào)：與住宿酒店溝通協(xié)調(diào)，做好參會人員的住宿安排工作，確保參會人員能夠順利入住?；顒悠陂g，安排專人負責(zé)住宿服務(wù)的協(xié)調(diào)和保障工作，及時處理住宿問題。交通服務(wù)1.交通方式選擇：根據(jù)活動規(guī)模和參會人員分布情況，選擇合適的交通方式，如大巴車、出租車、地鐵等。2.交通安排協(xié)調(diào)：與交通運營單位溝通協(xié)調(diào)，做好活動期間的交通安排工作，確保參會人員能夠按時、安全到達活動現(xiàn)場。活動期間，安排專人負責(zé)交通服務(wù)的協(xié)調(diào)和保障工作，及時處理交通問題。醫(yī)療保障1.醫(yī)療團隊組建：組建醫(yī)療保障團隊，配備必要的醫(yī)療設(shè)備和藥品，負責(zé)活動現(xiàn)場的醫(yī)療保障工作。2.醫(yī)療服務(wù)提供：在活動現(xiàn)場設(shè)置醫(yī)療服務(wù)點，為觀眾和工作人員提供醫(yī)療服務(wù)，及時處理突發(fā)醫(yī)療事件。其他服務(wù)根據(jù)活動需求，提供其他相關(guān)服務(wù)，如翻譯服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、通訊服務(wù)等，確?；顒禹樌M行。會展活動預(yù)算與成本控制預(yù)算編制1.預(yù)算編制原則：遵循“實事求是、合理安排、節(jié)約高效”的原則，編制會展活動預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容：會展活動預(yù)算包括場地租賃、設(shè)備租賃、人員費用、宣傳推廣、物資采購、餐飲住宿、交通服務(wù)、醫(yī)療保障等各項費用。3.預(yù)算編制方法：根據(jù)活動策劃方案和籌備工作計劃，結(jié)合市場行情和歷史數(shù)據(jù)，采用零基預(yù)算法或增量預(yù)算法編制預(yù)算。成本控制1.成本控制目標：在確保會展活動質(zhì)量和效果的前提下，嚴格控制成本支出，實現(xiàn)成本效益最大化。2.成本控制措施：預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控：加強對預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。費用審批管理：建立嚴格的費用審批制度，明確費用審批流程和審批權(quán)限，確保費用支出合理合規(guī)。資源優(yōu)化配置：合理配置資源，避免資源浪費和重復(fù)投入，提高資源利用效率。成本核算分析：活動結(jié)束后，對會展活動成本進行核算分析，總結(jié)成本控制經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的活動提供參考。會展活動評估與總結(jié)評估指標設(shè)定1.活動效果評估：從活動的參與人數(shù)、觀眾滿意度、媒體曝光度、品牌影響力等方面對活動效果進行評估。2.經(jīng)濟效益評估：從活動的收入、支出、利潤等方面對活動的經(jīng)濟效益進行評估。3.社會效益評估：從活動對行業(yè)發(fā)展、社會文化等方面的影響對活動的社會效益進行評估。評估方法選擇1.問卷調(diào)查：設(shè)計問卷，對觀眾、參展商、合作伙伴等進行調(diào)查，了解他們對活動的滿意度和意見建議。2.現(xiàn)場觀察：在活動現(xiàn)場觀察活動的組織實施情況、觀眾參與情況、現(xiàn)場氛圍等，評估活動效果。3.數(shù)據(jù)分析：對活動的相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，如參與人數(shù)、媒體報道數(shù)量、網(wǎng)絡(luò)點擊量等，評估活動的影響力。4.專家評估：邀請行業(yè)專家對活動進行評估，聽取專家的意見和建議?？偨Y(jié)報告撰寫1.活動總結(jié)：對會展活動的策劃、籌備、組織實施、服務(wù)保障等全過程進行總結(jié)，分析活動的成功經(jīng)驗和不足之處。2.評估結(jié)果分析：根據(jù)評估指標和評估方法，對活動效果、經(jīng)濟