辦公成本管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公成本管理，規(guī)范辦公費(fèi)用支出，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的辦公成本管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：辦公成本實(shí)行預(yù)算管理，各項費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，優(yōu)化資源配置，提高辦公效率，降低辦公成本。3.規(guī)范透明原則：辦公成本管理應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，做到流程規(guī)范、信息透明。二、管理職責(zé)（一）財務(wù)管理部門1.負(fù)責(zé)制定辦公成本管理制度和相關(guān)財務(wù)規(guī)定。2.編制年度辦公成本預(yù)算，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，定期進(jìn)行財務(wù)分析。3.審核辦公費(fèi)用報銷憑證，辦理費(fèi)用報銷支付手續(xù)。4.對辦公成本管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)建議。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)辦公物資的采購、保管、發(fā)放等管理工作。2.制定辦公設(shè)備、設(shè)施的配置標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)范。3.組織實(shí)施辦公區(qū)域的物業(yè)管理，控制物業(yè)費(fèi)用支出。4.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、維修、保養(yǎng)等管理工作，降低車輛使用成本。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公成本的控制和管理，嚴(yán)格執(zhí)行公司辦公成本管理規(guī)定。2.編制本部門年度辦公成本預(yù)算，合理安排各項費(fèi)用支出。3.配合財務(wù)管理部門和行政部門做好辦公成本管理的相關(guān)工作。三、辦公成本預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年第四季度，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度的工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門辦公成本預(yù)算草案，報財務(wù)管理部門審核。2.財務(wù)管理部門匯總各部門預(yù)算草案，結(jié)合公司年度經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，編制公司年度辦公成本預(yù)算草案，提交公司管理層審議。3.公司年度辦公成本預(yù)算經(jīng)公司管理層審議通過后，報董事會批準(zhǔn)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準(zhǔn)。2.財務(wù)管理部門應(yīng)定期監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。對預(yù)算執(zhí)行偏差較大的部門，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控和分析。（三）預(yù)算調(diào)整1.因國家政策調(diào)整、市場環(huán)境變化、公司業(yè)務(wù)發(fā)展等原因，導(dǎo)致原預(yù)算無法執(zhí)行或需要調(diào)整的，各部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)財務(wù)管理部門審核后，報公司管理層審議。3.公司管理層審議通過的預(yù)算調(diào)整申請，報董事會批準(zhǔn)后執(zhí)行。四、辦公物資管理（一）采購管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司辦公物資需求情況，制定年度采購計劃，明確采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。2.采購計劃應(yīng)報財務(wù)管理部門審核，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.辦公物資采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式確定供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。4.采購合同應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同的合法性和有效性。（二）庫存管理1.行政部門應(yīng)建立辦公物資庫存管理制度，對采購入庫的物資進(jìn)行分類、編號、登記，確保庫存物資賬實(shí)相符。2.庫存物資應(yīng)按照規(guī)定的存放地點(diǎn)和方式進(jìn)行保管，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資的安全和完好。3.對庫存積壓物資，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行清理，提出處理意見，報公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）領(lǐng)用管理1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫辦公物資領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)用。2.行政部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，并做好領(lǐng)用記錄。3.對貴重辦公物資，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用、以舊換新等管理制度，確保物資的合理使用。五、辦公設(shè)備管理（一）配置管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和工作實(shí)際情況，制定辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)，明確各類辦公設(shè)備的配置數(shù)量、規(guī)格、型號等。2.各部門應(yīng)按照辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)，合理配置辦公設(shè)備，避免資源浪費(fèi)。3.新購辦公設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一采購。（二）使用管理1.各部門應(yīng)建立辦公設(shè)備使用管理制度，明確設(shè)備的使用責(zé)任人，確保設(shè)備的正常使用。2.使用責(zé)任人應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的使用壽命和性能。3.對辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)等費(fèi)用支出，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。（三）報廢管理1.辦公設(shè)備達(dá)到規(guī)定的使用年限或因技術(shù)進(jìn)步、損壞等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)填寫辦公設(shè)備報廢申請表，報行政部門審核。2.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件的，報公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢處理。3.報廢設(shè)備的殘值收入應(yīng)按照規(guī)定上繳公司財務(wù)部門，不得擅自截留或挪用。六、辦公費(fèi)用管理（一）差旅費(fèi)1.員工因工作需要出差的，應(yīng)按照公司規(guī)定的差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報銷差旅費(fèi)。差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)、不同職級等因素進(jìn)行制定。2.員工出差前應(yīng)填寫出差申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報公司管理層批準(zhǔn)。3.員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時填寫差旅費(fèi)報銷單，附出差審批表、機(jī)票、車票、住宿發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)管理部門審核報銷。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。2.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要、合理、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序。招待前應(yīng)填寫業(yè)務(wù)招待申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報公司管理層批準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷應(yīng)附招待審批表、發(fā)票、消費(fèi)清單等相關(guān)憑證，報財務(wù)管理部門審核報銷。（三）通訊費(fèi)1.公司根據(jù)員工工作需要，制定通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，按月發(fā)放通訊費(fèi)補(bǔ)貼。2.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)使用通訊費(fèi)用，不得將通訊費(fèi)補(bǔ)貼挪作他用。3.通訊費(fèi)報銷應(yīng)附發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)管理部門審核報銷。（四）水電費(fèi)1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對辦公區(qū)域水電費(fèi)的管理，定期抄表統(tǒng)計，確保水電費(fèi)的準(zhǔn)確計量。2.水電費(fèi)應(yīng)按照規(guī)定的繳費(fèi)周期及時繳納，不得拖欠。3.水電費(fèi)報銷應(yīng)附發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)管理部門審核報銷。（五）其他費(fèi)用1.其他辦公費(fèi)用包括辦公用品費(fèi)、印刷費(fèi)、郵寄費(fèi)、會議費(fèi)等，應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行報銷。2.辦公用品費(fèi)應(yīng)按照辦公物資管理辦法進(jìn)行采購、領(lǐng)用和報銷；印刷費(fèi)應(yīng)附印刷合同、發(fā)票等相關(guān)憑證；郵寄費(fèi)應(yīng)附郵寄清單、發(fā)票等相關(guān)憑證；會議費(fèi)應(yīng)附會議通知、參會人員名單、發(fā)票等相關(guān)憑證。七、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.財務(wù)管理部門應(yīng)定期對公司辦公成本管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、辦公物資管理情況、辦公設(shè)備管理情況、辦公費(fèi)用報銷情況等。2.行政部門應(yīng)配合財務(wù)管理部門做好辦公成本管理的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核1.公司建立辦公成本管理考核制度，對各部門辦公成本管理情況進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行率、辦公