會場出租管理辦法總則1.目的為加強(qiáng)公司會場出租業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，提高會場使用效率，保障出租活動的順利進(jìn)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有用于對外出租的會場（以下簡稱“會場”），包括但不限于會議室、報告廳、宴會廳等。3.基本原則合法合規(guī)原則：會場出租活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保出租行為的合法性和規(guī)范性。安全第一原則：保障會場及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的安全，為承租方提供安全可靠的使用環(huán)境。優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的服務(wù)，滿足承租方的合理要求。公平公正原則：在出租過程中，遵循公平、公正的原則，確保各方權(quán)益得到保障。會場管理1.會場設(shè)施設(shè)備管理建立臺賬：對會場的各類設(shè)施設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置時間、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。定期維護(hù)：制定設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對會場設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。及時更新：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和客戶需求，及時更新和升級會場設(shè)施設(shè)備，提高會場的使用價值。2.會場環(huán)境衛(wèi)生管理明確標(biāo)準(zhǔn)：制定會場環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，包括地面清潔、桌面整潔、門窗明亮、衛(wèi)生間無異味等要求。定期清掃：安排專人負(fù)責(zé)會場的日常清掃工作，確保會場始終保持整潔衛(wèi)生。檢查監(jiān)督：加強(qiáng)對會場環(huán)境衛(wèi)生的檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保環(huán)境衛(wèi)生符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.會場安全管理安全制度：建立健全會場安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高員工和承租方的安全意識。設(shè)施配備：配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、應(yīng)急照明等，并確保其正常運行。安全檢查：定期對會場進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保會場安全無事故。出租流程1.需求受理設(shè)立渠道：設(shè)立專門的會場出租需求受理渠道，如電話、郵件、在線平臺等，方便承租方提交需求。記錄信息：對承租方提交的需求進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括出租時間、會場類型、使用人數(shù)、活動內(nèi)容等信息。初步評估：根據(jù)承租方的需求，對會場的可用性進(jìn)行初步評估，確定是否能夠滿足其要求。2.報價與合同簽訂報價：根據(jù)會場的使用情況和市場行情，向承租方提供合理的報價，并明確收費標(biāo)準(zhǔn)和支付方式。合同簽訂：雙方達(dá)成一致后，簽訂會場出租合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、出租時間、租金金額、支付方式、違約責(zé)任等條款。3.場地布置與準(zhǔn)備溝通協(xié)調(diào)：在出租前，與承租方進(jìn)行充分溝通，了解其對會場布置的具體要求，并根據(jù)要求進(jìn)行場地布置和設(shè)備調(diào)試。物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會場所需的各類物資，如桌椅、音響設(shè)備、投影儀、文具等，并確保物資齊全、完好。現(xiàn)場檢查：在出租前，對會場進(jìn)行全面檢查，確保場地布置、設(shè)施設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生等符合要求，為承租方提供良好的使用環(huán)境。4.出租服務(wù)人員配備：安排專人負(fù)責(zé)會場的出租服務(wù)工作，包括引導(dǎo)入場、設(shè)備操作、現(xiàn)場協(xié)調(diào)等，確保出租活動的順利進(jìn)行。應(yīng)急處理：制定應(yīng)急預(yù)案，對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況進(jìn)行及時處理，確保承租方的人身和財產(chǎn)安全。服務(wù)反饋：在出租活動結(jié)束后，及時收集承租方的反饋意見，對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估和改進(jìn)。5.結(jié)算與離場費用結(jié)算：根據(jù)合同約定，及時與承租方進(jìn)行費用結(jié)算，確保租金及相關(guān)費用的足額收取。場地清理：出租活動結(jié)束后，組織人員對會場進(jìn)行清理和恢復(fù)，確保場地整潔衛(wèi)生，設(shè)施設(shè)備完好無損。離場檢查：在承租方離場前，對會場進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)無問題后辦理離場手續(xù)。承租方管理1.資質(zhì)審核提交材料：要求承租方在申請會場出租時，提交相關(guān)資質(zhì)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。審核內(nèi)容：對承租方提交的資質(zhì)證明材料進(jìn)行認(rèn)真審核，核實其真實性、合法性和有效性，確保承租方具備相應(yīng)的經(jīng)營資格和信譽(yù)。風(fēng)險評估：根據(jù)承租方的經(jīng)營狀況、信用記錄等情況，對其進(jìn)行風(fēng)險評估，對于風(fēng)險較高的承租方，采取相應(yīng)的防范措施。2.使用規(guī)范簽訂承諾書：在簽訂會場出租合同前，要求承租方簽訂《會場使用承諾書》，明確其在使用會場過程中的權(quán)利義務(wù)和應(yīng)遵守的規(guī)定。遵守規(guī)定：要求承租方嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的會場管理規(guī)定，不得在會場內(nèi)從事違法違規(guī)活動，不得損壞會場設(shè)施設(shè)備，不得影響其他承租方的正常使用。監(jiān)督檢查：加強(qiáng)對承租方使用會場情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時制止并要求其整改，對于違反規(guī)定的承租方，按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.違約責(zé)任明確責(zé)任：在會場出租合同中明確雙方的違約責(zé)任，對于承租方未按照合同約定使用會場、未按時支付租金及相關(guān)費用、損壞會場設(shè)施設(shè)備等行為，明確應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。追究責(zé)任：對于承租方的違約行為，按照合同約定及時追究其違約責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，并采取必要的法律措施維護(hù)公司的合法權(quán)益。費用管理1.收費標(biāo)準(zhǔn)制定原則：根據(jù)會場的使用成本、市場行情等因素，制定合理的收費標(biāo)準(zhǔn)，確保收費公平合理，既能保證公司的經(jīng)濟(jì)效益，又能滿足市場需求。分類定價：根據(jù)會場的類型、規(guī)模、使用時間等因素，對會場出租收費進(jìn)行分類定價，明確不同類型會場的收費標(biāo)準(zhǔn)。動態(tài)調(diào)整：根據(jù)市場變化和公司經(jīng)營情況，適時對收費標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，確保收費標(biāo)準(zhǔn)的合理性和適應(yīng)性。2.費用支付支付方式：在會場出租合同中明確租金及相關(guān)費用的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等，并要求承租方按照合同約定按時支付費用。逾期處理：對于承租方逾期支付租金及相關(guān)費用的行為，按照合同約定收取逾期違約金，并采取必要的催款措施，確保費用足額收取。3.費用結(jié)算定期結(jié)算：定期對會場出租費用進(jìn)行結(jié)算，編制費用結(jié)算報表，與承租方進(jìn)行核對確認(rèn)。賬目管理：加強(qiáng)對會場出租費用的賬目管理，建立健全財務(wù)管理制度，確保費用收支清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。合同管理1.合同簽訂合同模板：制定統(tǒng)一的會場出租合同模板，明確合同的基本條款和雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同內(nèi)容完整、合法、有效。審核把關(guān)：在簽訂合同前，對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司的要求，避免合同風(fēng)險。簽訂流程：嚴(yán)格按照合同簽訂流程辦理合同簽訂手續(xù)，確保合同簽訂過程規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。2.合同履行跟蹤監(jiān)督：加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤監(jiān)督，及時了解承租方的使用情況和費用支付情況，確保合同的順利履行。協(xié)調(diào)溝通：在合同履行過程中，如出現(xiàn)問題或糾紛，及時與承租方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，協(xié)商解決辦法，維護(hù)合同的嚴(yán)肅性。3.合同變更與解除變更程序：如因特殊原因需要變更合同條款，應(yīng)按照合同變更程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保變更后的合同合法有效。解除條件：明確合同解除的條件和程序，對于符合解除條件的合同，及時辦理解除手續(xù)，避免給公司造成不必要的損失。檔案管理1.檔案建立收集資料：對會場出租業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行收集整理，包括合同、報價單、承租方資質(zhì)證明、會議通知、服務(wù)反饋等。分類歸檔：按照文件資料的類別和時間順序進(jìn)行分類歸檔，建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案保管保管期限：根據(jù)檔案資料的重要性和保存價值，確定不同檔案資料的保管期限，確保檔案資料的安全保管。保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，定期對檔案資料進(jìn)行備份，防止檔案資料丟失或損壞。3.檔案查閱查閱權(quán)限：明確檔案查閱的權(quán)限和程序，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案資料的