單位收文管理辦法一、總則（一）目的為了加強單位收文管理，確保文件傳遞及時、處理準確、歸檔規(guī)范，提高工作效率和質量，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位各部門及下屬分支機構收到的各類公文、函件、資料等文件的管理。（三）基本原則1.及時高效原則收文應及時登記、傳遞、處理，避免延誤，確保文件精神迅速傳達和執(zhí)行。2.準確規(guī)范原則對收文的登記、分類、編號、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)，應嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，保證文件處理的準確性和規(guī)范性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保收文在傳遞、處理和保管過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文范圍（一）上級機關文件包括上級黨委、政府、主管部門等下發(fā)的各類政策性文件、指導性文件、指令性文件等。（二）平行機關文件與本單位平級的機關、單位發(fā)來的商洽工作、詢問事項、通知事宜等文件。（三）下級機關文件下屬各部門、分支機構上報的請示、報告、工作總結、統計報表等文件。（四）其他文件有關單位或個人發(fā)來的函件、介紹信、證明材料、會議通知、宣傳資料等。三、收文登記（一）登記方式采用紙質登記與電子登記相結合的方式。紙質登記本應設立收文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數、承辦部門、簽收人等欄目；電子登記應使用專門的收文管理軟件，詳細記錄文件的基本信息及處理情況。（二）登記要求1.收文人員收到文件后，應立即進行登記，確保登記信息準確無誤。2.對于緊急文件，應在登記時注明“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。3.登記完畢后，收文人員應在文件首頁加蓋收文章，并注明收文日期。四、收文分類（一）按文件性質分類1.政策性文件如上級機關發(fā)布的政策法規(guī)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務性文件涉及本單位業(yè)務工作的通知、方案、計劃等。3.行政事務性文件關于單位內部行政管理、人事、財務、后勤等方面的文件。4.會議文件會議通知、會議紀要、領導講話等。（二）按文件密級分類1.絕密文件涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的文件。2.機密文件涉及國家重要機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件。3.秘密文件涉及國家一般機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的文件。4.內部文件僅供本單位內部使用，不對外公開的文件。（三）按文件緊急程度分類1.特急文件必須在最短時間內處理的文件，一般要求隨到隨辦。2.加急文件需在較短時間內處理的文件，應優(yōu)先安排辦理。3.平急文件按正常程序處理的文件。五、收文編號（一）編號規(guī)則收文編號采用“年份+部門代碼+流水號”的形式。例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼（可根據單位內部部門設置進行統一編碼），“001”表示流水號。（二）編號要求1.編號應連續(xù)編排，不得重復。2.收文編號應在收文登記時同時確定，并在文件首頁右上角標注。六、收文擬辦（一）擬辦原則1.準確把握文件精神，結合本單位實際情況，提出合理的處理意見。2.對于涉及多個部門的文件，應明確主辦部門和協辦部門。3.擬辦意見應具有可操作性，便于領導批辦和承辦部門執(zhí)行。（二）擬辦內容1.簡要概括文件的主要內容和要求。2.提出擬請哪位領導批辦的建議。3.明確承辦部門及辦理期限，并說明是否需要召開會議研究或與其他部門協商。4.對于需要傳達貫徹的文件，提出傳達范圍和方式的建議。（三）擬辦程序收文人員登記分類后，應及時將文件送辦公室主任或相關負責人進行擬辦。辦公室主任或相關負責人應在一個工作日內完成擬辦，并將擬辦意見填寫在《收文處理箋》上，連同文件一并送領導批辦。七、收文批辦（一）批辦原則1.領導應根據擬辦意見，結合工作實際，及時做出準確的批辦意見。2.對于重要文件或涉及全局性工作的文件，應由主要領導親自批辦。3.批辦意見應明確、具體，具有權威性和指導性。（二）批辦內容1.對擬辦意見表示同意、不同意或提出修改意見。2.明確文件的承辦部門、承辦人及辦理要求。3.對于需要緊急處理的文件，應注明辦理時限。4.對于需要反饋結果的文件，應要求承辦部門及時報告辦理情況。（三）批辦程序領導收到《收文處理箋》及文件后，應認真閱讀文件內容，仔細研究擬辦意見，在一個工作日內做出批辦決定，并簽署批辦意見。批辦意見應簽署在《收文處理箋》的“領導批辦意見”欄內。八、收文承辦（一）承辦原則1.承辦部門和承辦人應嚴格按照領導批辦意見，認真負責地辦理文件。2.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應主動與協辦部門溝通協調，共同完成辦理任務。3.辦理文件應注重時效，確保在規(guī)定期限內完成。（二）承辦程序1.承辦部門收到批辦后的文件后，應立即安排專人負責辦理。承辦人應在文件首頁加蓋“承辦章”，并注明承辦日期。2.承辦人應根據文件要求和領導批辦意見，認真研究處理措施，制定詳細的辦理計劃，并組織實施。3.在辦理過程中，承辦人應及時與相關部門和人員溝通協調，收集所需資料，確保辦理工作順利進行。4.對于需要起草文件、撰寫報告、制定方案等的承辦任務，承辦人應按照公文寫作規(guī)范和要求，認真起草文稿，確保文稿質量。5.承辦人完成文件辦理后，應及時將辦理結果反饋給領導，并將相關文件資料整理歸檔。（三）承辦要求1.承辦人應嚴格遵守國家法律法規(guī)和單位的各項規(guī)章制度，確保辦理工作合法合規(guī)。2.辦理文件應認真細致，保證辦理結果準確無誤。3.對于需要保密的文件，承辦人應嚴格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。九、收文催辦（一）催辦原則1.對承辦部門的文件辦理情況進行跟蹤檢查，確保文件按時限要求辦理完畢。2.催辦工作應及時、有效，避免文件積壓延誤。（二）催辦方式1.電話催辦對于緊急文件或辦理期限臨近的文件，通過電話與承辦部門或承辦人聯系，了解辦理進展情況，督促其加快辦理。2.書面催辦對于一般性文件，采用發(fā)催辦函的方式，明確文件辦理的要求和期限，提醒承辦部門按時完成。催辦函應一式兩份，一份送承辦部門，一份留存?zhèn)洳椤?.上門催辦對于重要文件或辦理難度較大的文件，必要時可派人上門催辦，直接與承辦部門負責人和承辦人溝通，了解辦理過程中存在的問題，協調解決困難，推動文件辦理工作。（三）催辦程序1.辦公室負責收文催辦工作。收文人員應根據文件的辦理期限，定期對承辦部門的文件辦理情況進行檢查。2.發(fā)現文件辦理超過規(guī)定期限或辦理進度緩慢時，收文人員應及時填寫《收文催辦單》，注明催辦事項、承辦部門、承辦人、催辦原因及要求完成期限等內容，經辦公室主任審核后送承辦部門。3.承辦部門收到催辦單后，應及時查明原因，采取有效措施加快辦理，并在規(guī)定期限內將辦理結果反饋給辦公室。4.辦公室對承辦部門的反饋情況進行跟蹤核實，直至文件辦理完畢。十、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價值的收文，包括上級機關文件、平行機關文件、下級機關文件及其他文件。2.收文辦理過程中形成的相關材料，如擬辦意見、批辦意見、承辦結果、催辦記錄等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照文件形成的時間順序或重要程度進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保存。紙質檔案應裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；電子檔案應按照檔案管理系統的要求進行分類存儲，確保數據的安全性和完整性。（三）歸檔程序1.承辦部門完成文件辦理后，應及時將辦理結果及相關文件資料整理歸檔，并填寫《文件歸檔登記表》，注明文件名稱、文號、日期、歸檔部門等信息。2.辦公室定期對各部門的歸檔情況進行檢查，對不符合歸檔要求的文件，退回承辦部門重新整理。3.辦公室將整理好的歸檔文件移交單位檔案室統一保管。檔案室應按照檔案管理規(guī)定，對歸檔文件進行分類上架、編目造冊，并建立檔案檢索系統，便于查詢利用。十一、保密管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對收文處理過程中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密，實行嚴格的保密措施。2.設立專門的保密工作機構或配備兼職保密人員，負責收文保密工作的監(jiān)督檢查。3.對收文處理場所進行必要的安全保密設施建設，如安裝監(jiān)控設備、配備保險柜等，確保文件存放和處理安全。（二）保密措施1.收文人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自將文件帶出辦公場所，不得在非工作時間談論文件內容。2.對涉及秘密的文件，應在專門的保密文件柜中存放，并設置專人管理。3.在文件傳遞過程中，應采用加密傳輸、專人送達等方式，確保文件安全。4.對文件的查閱、借閱應嚴格履行審批手續(xù)，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱秘密文件。查閱、借閱人員應在指定地點閱讀文件，不得擅自摘抄、復印、拍照文件內容。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期對收文保密工作進行檢查，發(fā)現問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。十二、信息化管理（一）收文管理系統建立收文管理信息化系統，實現收文登記、分類、編號、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)的信息化操作和管理。收文管理系統應具備文件上傳、下載、查詢、統計、提醒等功能，提高收文處理效率和管理水平。（二）數據安全加強收文管理系統的數據安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數據丟失、泄露和被篡改。定期對系統進行維護和升級，