公司護(hù)照管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司護(hù)照管理，規(guī)范護(hù)照申請(qǐng)、使用、保管及歸還流程，確保護(hù)照的安全與正常使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)需要申請(qǐng)、使用、保管及歸還護(hù)照的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：護(hù)照管理嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及出入境管理規(guī)定。2.安全保密原則：確保護(hù)照在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全，防止遺失、被盜用等情況發(fā)生，對(duì)涉及的信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范有序原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任，保證護(hù)照管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、護(hù)照申請(qǐng)（一）申請(qǐng)條件員工因以下公務(wù)活動(dòng)可申請(qǐng)護(hù)照：1.參加國(guó)際商務(wù)會(huì)議、展覽、培訓(xùn)等活動(dòng)。2.進(jìn)行國(guó)際商務(wù)談判、合作項(xiàng)目考察等。3.執(zhí)行公司海外業(yè)務(wù)任務(wù)，如市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目實(shí)施等。（二）申請(qǐng)流程1.員工填寫《護(hù)照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)事由、出訪國(guó)家（地區(qū)）、預(yù)計(jì)出訪時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料，如邀請(qǐng)函、會(huì)議通知等。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性、可行性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表交至人力資源部門。人力資源部門對(duì)申請(qǐng)人的資格、考勤等情況進(jìn)行審查，確保符合公司規(guī)定。4.人力資源部門審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)安排和整體情況，做出最終審批決定。5.審批通過(guò)后，由人力資源部門統(tǒng)一向當(dāng)?shù)爻鋈刖彻芾頇C(jī)構(gòu)提交申請(qǐng)材料，并負(fù)責(zé)跟進(jìn)申請(qǐng)進(jìn)度。（三）申請(qǐng)材料要求1.《護(hù)照申請(qǐng)表》：需申請(qǐng)人如實(shí)填寫，字跡清晰，內(nèi)容完整。2.近期免冠正面照片：符合出入境管理機(jī)構(gòu)規(guī)定的尺寸和規(guī)格。3.證明材料：根據(jù)申請(qǐng)事由提供相應(yīng)的邀請(qǐng)函、會(huì)議通知、合作協(xié)議等，材料應(yīng)真實(shí)有效，能夠充分證明申請(qǐng)的必要性。三、護(hù)照使用（一）領(lǐng)取與簽收1.護(hù)照申請(qǐng)獲批后，人力資源部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取護(hù)照，并及時(shí)通知申請(qǐng)人前來(lái)簽收。2.申請(qǐng)人在領(lǐng)取護(hù)照時(shí)，需在《護(hù)照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、護(hù)照號(hào)碼等信息。（二）使用規(guī)范1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)事由使用護(hù)照，不得擅自更改出訪國(guó)家（地區(qū)）、時(shí)間及行程安排。如有特殊情況需要變更，應(yīng)提前按照申請(qǐng)流程辦理變更手續(xù)。2.在境外期間，申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管護(hù)照，避免護(hù)照遺失、被盜或損壞。如發(fā)生上述情況，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)鼐綀?bào)案，并及時(shí)通知公司及我國(guó)駐外使（領(lǐng)）館。3.護(hù)照僅供申請(qǐng)人本人在公務(wù)活動(dòng)中使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人。（三）使用記錄1.申請(qǐng)人在每次使用護(hù)照后，應(yīng)填寫《護(hù)照使用記錄單》，詳細(xì)記錄出訪日期、出訪國(guó)家（地區(qū)）、停留時(shí)間、所從事的公務(wù)活動(dòng)等信息。2.《護(hù)照使用記錄單》應(yīng)在回國(guó)后一周內(nèi)提交至人力資源部門存檔。四、護(hù)照保管（一）保管責(zé)任1.申請(qǐng)人對(duì)所領(lǐng)取的護(hù)照負(fù)有直接保管責(zé)任，應(yīng)將護(hù)照存放在安全可靠的地方，如個(gè)人保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)箱等。2.如因工作需要，需將護(hù)照帶出公司辦公區(qū)域，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并采取必要的安全措施，確保護(hù)照安全。（二）保管環(huán)境要求1.護(hù)照保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免護(hù)照受潮、發(fā)霉或受損。2.不得將護(hù)照與易燃、易爆、腐蝕性等物品存放在一起，防止護(hù)照受到損壞。（三）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工保管的護(hù)照進(jìn)行檢查，了解護(hù)照的使用和保管情況。2.檢查內(nèi)容包括護(hù)照是否完好無(wú)損、使用記錄是否完整、保管環(huán)境是否符合要求等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。五、護(hù)照歸還（一）歸還時(shí)間1.申請(qǐng)人完成公務(wù)活動(dòng)回國(guó)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將護(hù)照歸還至人力資源部門。一般情況下，應(yīng)在回國(guó)后三個(gè)工作日內(nèi)辦理歸還手續(xù)。2.如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前向人力資源部門說(shuō)明情況，并申請(qǐng)延期歸還。延期最長(zhǎng)不得超過(guò)五個(gè)工作日。（二）歸還流程1.申請(qǐng)人填寫《護(hù)照歸還登記表》，將護(hù)照及相關(guān)使用記錄一并提交至人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)歸還的護(hù)照進(jìn)行檢查，核對(duì)護(hù)照號(hào)碼、有效期、簽證頁(yè)等信息是否與領(lǐng)取時(shí)一致，使用記錄是否完整。3.經(jīng)檢查無(wú)誤后，人力資源部門在《護(hù)照歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將護(hù)照妥善保管。（三）特殊情況處理1.如護(hù)照在境外遺失、被盜或損壞，申請(qǐng)人應(yīng)提交當(dāng)?shù)鼐匠鼍叩膱?bào)案證明、我國(guó)駐外使（領(lǐng)）館的相關(guān)證明材料等，人力資源部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。2.對(duì)于遺失或被盜的護(hù)照，公司將協(xié)助申請(qǐng)人按照出入境管理機(jī)構(gòu)的要求辦理掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。補(bǔ)辦護(hù)照所需費(fèi)用由申請(qǐng)人承擔(dān)。六、護(hù)照遺失、被盜處理（一）應(yīng)急措施1.一旦發(fā)現(xiàn)護(hù)照遺失或被盜，申請(qǐng)人應(yīng)立即向當(dāng)?shù)鼐綀?bào)案，并獲取報(bào)案證明。2.同時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)通知公司及我國(guó)駐外使（領(lǐng)）館，說(shuō)明護(hù)照遺失或被盜的情況、護(hù)照號(hào)碼、有效期等信息。（二）補(bǔ)辦流程1.申請(qǐng)人按照我國(guó)駐外使（領(lǐng)）館的要求，準(zhǔn)備補(bǔ)辦護(hù)照所需的材料，如填寫申請(qǐng)表、提供照片、身份證明等。2.將補(bǔ)辦材料提交至我國(guó)駐外使（領(lǐng)）館審核，經(jīng)審核通過(guò)后辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦護(hù)照所需費(fèi)用由申請(qǐng)人承擔(dān)。申請(qǐng)人應(yīng)在回國(guó)后按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因個(gè)人保管不善導(dǎo)致護(hù)照遺失或被盜的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因護(hù)照遺失或被盜給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)護(hù)照管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查護(hù)照的申請(qǐng)、使用、保管及歸還情況。2.審計(jì)部門有權(quán)對(duì)護(hù)照管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況、費(fèi)用支出的合理性等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致護(hù)照遺失、被盜用或其他嚴(yán)重后果的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本