協(xié)調(diào)紀(jì)要管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司協(xié)調(diào)紀(jì)要的管理，提高公司內(nèi)部溝通效率，確保各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)有序進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各項(xiàng)目組之間涉及工作協(xié)調(diào)的會(huì)議紀(jì)要管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：協(xié)調(diào)紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)以及確定的工作安排，確保信息真實(shí)、可靠。2.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理形成協(xié)調(diào)紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給相關(guān)人員。3.規(guī)范性原則：協(xié)調(diào)紀(jì)要的格式、內(nèi)容應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求，保持一致性和嚴(yán)肅性。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密信息的協(xié)調(diào)紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、協(xié)調(diào)紀(jì)要的內(nèi)容與格式（一）內(nèi)容要求1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等。2.會(huì)議議題：明確本次會(huì)議討論的主要問題。3.討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄各方觀點(diǎn)、意見和建議，以及針對(duì)問題的分析和討論情況。4.達(dá)成共識(shí)：清晰列出會(huì)議達(dá)成的一致意見和決定。5.工作安排：明確各項(xiàng)工作的責(zé)任部門、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求。6.其他事項(xiàng)：記錄會(huì)議中提出的其他重要事項(xiàng)或需要關(guān)注的問題。（二）格式規(guī)范1.標(biāo)題：一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的協(xié)調(diào)紀(jì)要”的格式。2.編號(hào)：按照公司統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于查詢和管理。3.正文：采用宋體、小四、1.5倍行距排版，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.落款：注明協(xié)調(diào)紀(jì)要的編制部門、編制人、編制日期。三、協(xié)調(diào)紀(jì)要的編制與審批（一）編制1.會(huì)議主持人指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容。2.會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成協(xié)調(diào)紀(jì)要初稿。初稿應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。3.協(xié)調(diào)紀(jì)要初稿應(yīng)經(jīng)主持人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。審核通過后，記錄人將協(xié)調(diào)紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員征求意見。（二）審批1.參會(huì)人員應(yīng)在收到協(xié)調(diào)紀(jì)要初稿后的[X]個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。如有修改意見，應(yīng)詳細(xì)說明理由和修改建議。2.記錄人根據(jù)參會(huì)人員的反饋意見對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要進(jìn)行修改完善，形成協(xié)調(diào)紀(jì)要送審稿。送審稿應(yīng)提交給會(huì)議主持人審批。3.會(huì)議主持人對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要送審稿進(jìn)行最終審批。審批通過后，協(xié)調(diào)紀(jì)要正式生效。四、協(xié)調(diào)紀(jì)要的分發(fā)與存檔（一）分發(fā)1.協(xié)調(diào)紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由記錄人按照會(huì)議確定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)范圍應(yīng)包括參會(huì)人員、相關(guān)部門和需要知曉會(huì)議內(nèi)容的其他人員。2.協(xié)調(diào)紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他指定的方式進(jìn)行分發(fā)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)收到。3.記錄人應(yīng)在協(xié)調(diào)紀(jì)要分發(fā)后，及時(shí)跟蹤確認(rèn)相關(guān)人員是否已收到，并提醒其關(guān)注協(xié)調(diào)紀(jì)要的內(nèi)容。（二）存檔1.協(xié)調(diào)紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限為[X]年。2.存檔的協(xié)調(diào)紀(jì)要應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，電子版應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和可查閱性。五、協(xié)調(diào)紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督（一）執(zhí)行1.各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)按照協(xié)調(diào)紀(jì)要確定的工作安排，認(rèn)真組織實(shí)施各項(xiàng)工作，確保工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.涉及多個(gè)部門的工作，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同推進(jìn)工作進(jìn)展。如有需要，可召開專題會(huì)議進(jìn)行協(xié)調(diào)。3.工作責(zé)任人應(yīng)定期向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況，本部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）監(jiān)督1.公司設(shè)立協(xié)調(diào)紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司管理層和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括工作進(jìn)展、工作質(zhì)量、責(zé)任落實(shí)等方面。3.對(duì)于執(zhí)行不力的部門或個(gè)人，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改情況應(yīng)及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。4.協(xié)調(diào)紀(jì)要的執(zhí)行情況將作為各部門和個(gè)人績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。六、協(xié)調(diào)紀(jì)要的變更與廢止（一）變更1.在協(xié)調(diào)紀(jì)要執(zhí)行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行變更，相關(guān)部門或責(zé)任人應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。2.變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和影響，并提交給原協(xié)調(diào)紀(jì)要的編制部門。3.編制部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核通過后，對(duì)協(xié)調(diào)紀(jì)要進(jìn)行修改，并按照本辦法規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。4.變更后的協(xié)調(diào)紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)和存檔，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解變更情況。（二）廢止1.協(xié)調(diào)紀(jì)要在執(zhí)行完畢或因其他原因不再適用時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以廢止。2.廢止協(xié)調(diào)紀(jì)要的申請(qǐng)應(yīng)由原協(xié)調(diào)紀(jì)要的編制部門提出