出差催貨管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司出差催貨流程，確保貨物按時交付，滿足客戶需求，維護公司良好信譽，保障公司業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司因客戶催貨、貨物交付延遲或其他需要現(xiàn)場跟進貨物生產、運輸?shù)惹闆r而安排的出差催貨工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：出差催貨活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準和規(guī)范。2.高效及時原則：以最快速度解決貨物交付問題，確保貨物按時、按質、按量交付給客戶。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員的職責，確保催貨工作有序進行，責任可追溯。4.溝通協(xié)調原則：加強與客戶、供應商、生產部門、物流部門等相關方的溝通協(xié)調，形成工作合力。二、出差催貨的組織與職責（一）催貨小組的組建1.根據(jù)催貨任務的性質和緊急程度，由銷售部門、生產部門、物流部門等相關人員組成催貨小組。小組成員應具備豐富的業(yè)務知識和溝通協(xié)調能力。2.催貨小組設組長一名，由對催貨工作整體情況較為熟悉、具備較強組織協(xié)調能力的人員擔任，負責全面統(tǒng)籌催貨工作。（二）各部門職責1.銷售部門負責與客戶溝通，了解客戶對貨物交付的具體要求和期望，及時反饋客戶信息給催貨小組。協(xié)助催貨小組制定催貨策略，提供客戶關系維護方面的支持。跟進催貨結果，確保客戶滿意度。2.生產部門安排專人配合催貨小組，提供貨物生產進度的實時信息，包括原材料采購情況、生產工序進展、成品完成情況等。根據(jù)催貨要求，合理調整生產計劃，優(yōu)先保障催貨訂單的生產，確保按時完成生產任務。對生產過程中出現(xiàn)的問題及時進行解決，如設備故障、人員短缺等，確保生產的連續(xù)性。3.物流部門負責安排貨物運輸事宜，包括選擇合適的運輸方式、確定運輸路線、協(xié)調運輸車輛或物流公司等。及時向催貨小組通報貨物運輸狀態(tài)，如發(fā)貨時間、預計到達時間、運輸過程中的異常情況等。配合解決運輸過程中出現(xiàn)的問題，如貨物損壞、延誤等，確保貨物安全、及時送達。4.催貨小組組長全面負責催貨小組的日常工作安排和協(xié)調，制定催貨計劃和行程安排。組織召開催貨工作會議，傳達催貨任務要求，明確各成員職責，協(xié)調解決催貨過程中出現(xiàn)的各類問題。及時向公司管理層匯報催貨工作進展情況，根據(jù)實際情況提出調整催貨策略的建議。5.催貨小組成員按照組長的安排，積極參與催貨工作，負責具體的現(xiàn)場溝通、協(xié)調和跟進工作。及時收集和反饋所負責環(huán)節(jié)的相關信息，為催貨小組決策提供依據(jù)。配合其他成員完成催貨任務，確保催貨工作順利進行。三、出差催貨流程（一）催貨任務下達1.銷售部門收到客戶催貨通知后，應立即對催貨事項進行評估，確定是否需要安排出差催貨。如確需出差催貨，填寫《出差催貨任務申請表》，詳細說明催貨原因、貨物信息、客戶要求、預計出差時間等內容。2.將《出差催貨任務申請表》提交給銷售部門負責人審核，審核通過后報公司分管領導審批。3.公司分管領導審批同意后，將催貨任務下達給催貨小組組長，同時抄送相關部門。（二）催貨計劃制定1.催貨小組組長接到催貨任務后，組織小組成員召開會議，了解任務詳情，分析貨物交付延遲的原因，制定具體的催貨計劃。2.催貨計劃應包括出差行程安排（出發(fā)時間、到達時間、出差地點等）、催貨步驟和方法、各成員職責分工、預計完成時間等內容。3.將催貨計劃提交給銷售部門負責人審核，確保計劃符合客戶需求和公司利益。審核通過后，按照計劃開展催貨工作。（三）出差前準備1.催貨小組成員根據(jù)催貨計劃，做好出差前的各項準備工作。包括收集與貨物相關的資料，如訂單合同、生產計劃、質量標準等；準備必要的文件和工具，如介紹信、名片、筆記本電腦、相機等。2.與客戶取得聯(lián)系，再次確認客戶的具體要求和期望，告知客戶出差催貨的行程安排，約定見面溝通的時間和地點。3.提前與生產部門、物流部門等相關部門溝通協(xié)調，了解貨物目前的狀態(tài)和進展情況，確保出差催貨工作有的放矢。（四）現(xiàn)場催貨實施1.按照催貨計劃到達出差地點后，首先與客戶進行面對面溝通，誠懇地向客戶說明貨物交付延遲的原因，表達公司解決問題的決心和誠意，爭取客戶的理解和支持。2.根據(jù)客戶反饋的意見和要求，與生產部門人員一同深入生產現(xiàn)場，實地查看貨物生產進度，檢查生產過程中的各個環(huán)節(jié)，查找影響貨物按時交付的問題所在。對于原材料供應不足的問題，與采購部門溝通協(xié)調，督促其加快原材料采購進度，確保生產不受影響。若生產設備出現(xiàn)故障，協(xié)助生產部門聯(lián)系設備維修人員，評估維修時間，制定臨時解決方案，如調整生產工序或調配其他設備進行生產。針對人員短缺問題，與生產部門協(xié)商增加人力投入，合理安排加班或調配其他崗位人員支援，確保生產任務按時完成。3.在生產現(xiàn)場與生產部門共同制定切實可行的生產進度調整計劃，明確各階段的生產任務和時間節(jié)點，并要求生產部門嚴格按照計劃執(zhí)行。4.與物流部門溝通，了解貨物運輸安排情況。如運輸車輛或物流公司尚未確定，協(xié)助物流部門盡快落實，確保貨物能夠及時發(fā)運。對于運輸過程中可能出現(xiàn)的問題，提前制定應對措施，如選擇備用運輸路線、增加運輸保險等。5.在催貨過程中，及時收集和整理相關證據(jù)和資料，如現(xiàn)場照片、會議記錄、溝通函件等，以備后續(xù)查閱和匯報使用。6.每天定時召開催貨工作小組會議，匯報當天的催貨工作進展情況，分析解決遇到的問題，調整次日的催貨工作計劃和重點。（五）催貨結果跟蹤與反饋1.按照生產進度調整計劃，密切跟蹤貨物生產進度，確保生產任務按時完成。在貨物生產完成后，及時通知物流部門安排發(fā)貨，并跟進發(fā)貨情況，確保貨物安全、及時送達客戶手中。2.定期向客戶反饋貨物催交進展情況，讓客戶隨時了解貨物狀態(tài)。貨物交付后，及時與客戶溝通確認，收集客戶對貨物質量和交付及時性的評價意見。3.催貨任務完成后，催貨小組組長撰寫《出差催貨工作報告》，詳細總結催貨工作的過程、采取的措施、取得的成果以及存在的問題和建議。將報告提交給銷售部門負責人審核后，報公司分管領導審閱。4.根據(jù)公司領導的意見和建議，對出差催貨工作進行總結和反思，不斷完善出差催貨管理辦法和工作流程，提高催貨工作效率和質量。四、出差費用管理（一）費用標準1.出差催貨人員的交通費用按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)出差地點和交通方式實報實銷。2.住宿費用標準根據(jù)出差地區(qū)的消費水平分為不同檔次，具體標準如下：[一線城市名稱1]、[一線城市名稱2]等一線城市：住宿費標準為每人每天[X]元。[二線城市名稱1]、[二線城市名稱2]等二線城市：住宿費標準為每人每天[X]元。其他地區(qū)：住宿費標準為每人每天[X]元。3.餐飲補貼按照出差自然天數(shù)計算，標準為每人每天[X]元，不再報銷市內交通費用和其他餐飲費用。4.出差期間因工作需要發(fā)生的其他費用，如通訊費、資料費等，憑有效票據(jù)實報實銷，但需在費用發(fā)生前向公司相關部門報備。（二）費用報銷流程1.出差催貨人員在出差結束后一周內，填寫《出差費用報銷單》，將出差期間的所有費用票據(jù)粘貼整齊，并按照費用報銷流程依次簽字審批。2.將《出差費用報銷單》及相關票據(jù)提交給財務部門審核。財務部門按照公司費用報銷制度和本辦法的規(guī)定進行審核，對不符合規(guī)定的費用予以剔除。3.財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。公司分管領導審批同意后，財務部門予以報銷。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，由公司內部審計部門、人力資源部門等相關人員組成，負責對出差催貨工作進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對催貨任務的執(zhí)行情況進行檢查，包括催貨計劃的執(zhí)行進度、與客戶和相關部門的溝通協(xié)調情況、出差費用的使用情況等。3.建立客戶反饋機制，及時收集客戶對出差催貨工作的意見和建議。對于客戶投訴的問題，監(jiān)督小組要進行深入調查，查明原因，追究相關人員的責任。（二）考核辦法1.對出差催貨小組成員的工作績效進行考核，考核指標包括催貨任務完成情況、客戶滿意度、費用控制情況等。2.催貨任務按時完成，且貨物交付質量和客戶滿意度達到公司要求的，給予小組成員相應的績效獎勵。具體獎勵標準根據(jù)任務的難易程度和重要性確定。3.因催貨工作不力導致貨物交付延遲，給公司造成經濟損失或客戶投訴的，視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、