制定公文管理辦法[公司/組織名稱]公文管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司/組織公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文質(zhì)量和辦理效率，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來(lái)的各類公文的管理，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等?；驹瓌t1.準(zhǔn)確規(guī)范：公文內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范，避免歧義。2.及時(shí)高效：公文處理應(yīng)遵循時(shí)效原則，確保公文及時(shí)傳遞、辦理，提高工作效率。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文管理過(guò)程中的保密工作，防止公文信息泄露。4.精簡(jiǎn)實(shí)用：公文應(yīng)精簡(jiǎn)內(nèi)容，注重實(shí)用性，避免冗長(zhǎng)繁瑣。公文種類及格式公文種類1.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。3.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。4.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。公文格式1.一般格式份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。2.特定格式信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。公文起草起草要求1.公文起草應(yīng)符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。6.公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。7.機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。起草流程1.明確主題：根據(jù)公司/組織工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定公文主題和主要內(nèi)容。2.收集資料：圍繞公文主題，收集相關(guān)政策法規(guī)、工作情況、數(shù)據(jù)信息等資料。3.擬定提綱：根據(jù)公文內(nèi)容結(jié)構(gòu)，擬定詳細(xì)的提綱，明確各部分要點(diǎn)。4.撰寫初稿：按照提綱要求，進(jìn)行公文初稿的撰寫，注意語(yǔ)言表達(dá)和格式規(guī)范。5.審核修改：初稿完成后，由起草人進(jìn)行自我審核，然后交部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員進(jìn)行審核修改，確保公文質(zhì)量。公文審核審核內(nèi)容1.行文理由：公文行文是否必要，是否符合政策法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況。2.內(nèi)容：公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、清晰，觀點(diǎn)是否正確，數(shù)據(jù)是否可靠，措施是否可行。3.格式：公文格式是否符合規(guī)定要求，排版是否規(guī)范。4.語(yǔ)言：公文語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂，有無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)病等。5.程序：公文起草、審核、簽發(fā)等程序是否符合規(guī)定。審核流程1.初審：公文起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核行文理由、內(nèi)容、格式等方面，提出修改意見(jiàn)。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送辦公室進(jìn)行復(fù)審，辦公室對(duì)公文進(jìn)行全面審核，提出審核意見(jiàn)，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)商。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行最終審定，簽署審批意見(jiàn)。公文簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限1.以公司/組織名義制發(fā)的公文，由公司/組織主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.重要公文和上行文，由公司/組織主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.聯(lián)合發(fā)文，由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。簽發(fā)流程1.公文審核通過(guò)后，起草人將公文送辦公室統(tǒng)一編號(hào)登記。2.辦公室根據(jù)公文內(nèi)容和簽發(fā)權(quán)限，呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確意見(jiàn)，并注明簽發(fā)日期。公文印發(fā)印發(fā)要求1.公文印發(fā)前，辦公室應(yīng)對(duì)公文格式、排版等進(jìn)行再次核對(duì)，確保無(wú)誤。2.公文印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，不得隨意增加或減少。3.公文印發(fā)時(shí)，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并按照規(guī)定格式進(jìn)行裝訂。印發(fā)流程1.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，進(jìn)行排版、校對(duì)等工作。2.排版完成后，將公文送印刷廠印刷。3.印刷廠印刷完成后，將公文送回辦公室進(jìn)行裝訂、分發(fā)。公文辦理收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理歸檔。2.兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。公文管理公文保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文管理過(guò)程中的保密工作，確保公文信息安全。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定知悉范圍，嚴(yán)格履行簽收、登記、傳遞、借閱、歸還、清退等手續(xù)。3.非涉密公文在傳遞、使用、保管等過(guò)程中，也應(yīng)注意保密，防止信息泄露。公文保管1.設(shè)立專門的公文保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保公文存放安全。2.對(duì)公文進(jìn)行分類存放，建立公文臺(tái)賬，便于查找和管理。