環(huán)衛(wèi)公司行政印章使用記錄制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范環(huán)衛(wèi)公司行政印章的使用記錄，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益。通過(guò)詳細(xì)記錄印章的使用情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)印章使用過(guò)程的有效追溯和監(jiān)督，為公司的管理決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。2.適用范圍本制度適用于環(huán)衛(wèi)公司全體員工。公司各部門(mén)、各層級(jí)在涉及行政印章使用的各類(lèi)事務(wù)中，均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。3.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)環(huán)衛(wèi)公司秉持“服務(wù)社會(huì)，守護(hù)環(huán)境，追求卓越”的經(jīng)營(yíng)理念。行政印章作為公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的重要象征，其使用記錄制度的建立與執(zhí)行，要充分體現(xiàn)這一理念。確保每一次印章的使用，都能準(zhǔn)確反映公司為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)環(huán)衛(wèi)服務(wù)的決心和行動(dòng)，維護(hù)公司良好的社會(huì)形象和商業(yè)信譽(yù)。二、印章管理職責(zé)分工1.印章保管人職責(zé)-行政印章由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。保管人要確保印章存放在安全可靠的地方，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如保險(xiǎn)柜等，并妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼。-嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定，對(duì)印章的使用進(jìn)行登記和記錄。每次使用印章前后，都要認(rèn)真檢查印章的完整性和清晰度，確保印章?tīng)顟B(tài)正常。-未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自將印章交予他人保管或使用。如因特殊原因需要臨時(shí)交接印章保管工作，必須辦理正式的交接手續(xù)，并明確交接雙方的責(zé)任。2.用印申請(qǐng)人職責(zé)-用印申請(qǐng)人應(yīng)提前填寫(xiě)《行政印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印的事由、文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、預(yù)計(jì)用印時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可提交給印章保管人。-對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性負(fù)責(zé)。確保所申請(qǐng)用印的文件或事項(xiàng)符合公司的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)要求，不存在任何違規(guī)違法問(wèn)題。-在印章使用過(guò)程中，需按照印章保管人的要求，配合完成相關(guān)的登記和記錄工作。在用印后，及時(shí)將用印文件的副本或復(fù)印件交回印章保管人，以便歸檔保存。3.審批人員職責(zé)-審批人員應(yīng)根據(jù)公司的授權(quán)和相關(guān)規(guī)定，對(duì)《行政印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)是否符合公司的業(yè)務(wù)范圍和管理要求、申請(qǐng)用印的文件是否完備、用印的必要性等。-在審核通過(guò)后，審批人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署明確的審批意見(jiàn)和姓名，并注明審批日期。對(duì)于不符合要求的用印申請(qǐng)，審批人員應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人并說(shuō)明理由。三、印章使用記錄流程1.申請(qǐng)環(huán)節(jié)-員工因工作需要使用行政印章時(shí)，首先要填寫(xiě)《行政印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)采用公司統(tǒng)一制定的格式，確保信息完整、準(zhǔn)確。申請(qǐng)事由要具體清晰，如簽訂合同、出具證明、報(bào)送文件等，并詳細(xì)說(shuō)明文件的主要內(nèi)容和用印目的。-將填寫(xiě)好的申請(qǐng)表提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行把關(guān)，確認(rèn)其符合部門(mén)工作安排和公司整體利益。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字并注明審核意見(jiàn)。2.審批環(huán)節(jié)-經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核的申請(qǐng)表，由申請(qǐng)人提交給具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行全面審查。-對(duì)于一些重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請(qǐng)，可能需要經(jīng)過(guò)公司管理層的集體討論和決策。審批領(lǐng)導(dǎo)在做出審批決定后，要在申請(qǐng)表上明確簽署“同意”或“不同意”的意見(jiàn)，并簽名和注明日期。3.登記環(huán)節(jié)-印章保管人在收到經(jīng)審批通過(guò)的申請(qǐng)表后，開(kāi)始進(jìn)行印章使用登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、用印事由、文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、審批人姓名、印章編號(hào)等信息。-登記工作要及時(shí)、準(zhǔn)確，確保每一次用印都有詳細(xì)的記錄。登記完成后，印章保管人要將申請(qǐng)表與相關(guān)用印文件的副本或復(fù)印件一并歸檔保存，以便日后查閱和追溯。4.用印環(huán)節(jié)-印章保管人在登記完成后，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行用印操作。用印位置要準(zhǔn)確、清晰，確保印章的印跡完整、可辨。在使用印章過(guò)程中，要注意保護(hù)印章，避免因操作不當(dāng)造成印章?lián)p壞。-用印完成后，印章保管人要在申請(qǐng)表上注明“已用印”字樣，并簽名確認(rèn)。同時(shí)，將用印后的文件交還給申請(qǐng)人，并提醒申請(qǐng)人檢查用印效果是否符合要求。四、記錄文檔管理1.記錄文檔的分類(lèi)與歸檔-印章使用記錄文檔應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，建立專(zhuān)門(mén)的檔案卷宗。每一卷宗應(yīng)標(biāo)明起止時(shí)間、主要用印事項(xiàng)等關(guān)鍵信息，便于查找和管理。-除了紙質(zhì)記錄文檔外，還應(yīng)建立電子記錄檔案，將印章使用申請(qǐng)表、用印文件副本等相關(guān)資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.記錄文檔的保存期限-印章使用記錄文檔的保存期限為[X]年。在保存期限內(nèi)，要確保文檔的完整性和可讀性，便于隨時(shí)查閱和審計(jì)。-超過(guò)保存期限的記錄文檔，應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀過(guò)程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，確保銷(xiāo)毀工作的合規(guī)性。3.記錄文檔的查閱與借閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱印章使用記錄文檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄文檔查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱目的、所需查閱的文檔范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和印章保管人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。-如需借閱記錄文檔，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《記錄文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、印章保管人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。借閱人要嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或?qū)ξ臋n進(jìn)行涂改、損壞等操作。五、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制-公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)行政印章使用記錄制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括印章使用登記的準(zhǔn)確性、完整性，記錄文檔的歸檔和保管情況，以及用印流程是否符合規(guī)定等。-對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反印章使用記錄制度的行為，要嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.審計(jì)與合規(guī)檢查-公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政印章使用記錄進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)工作要從內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等角度出發(fā)，審查印章使用記錄是否真實(shí)、合法，是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)行為。-在接受外部審計(jì)或監(jiān)管部門(mén)檢查時(shí)，印章保管人應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)的印章使用記錄文檔和資料，確保公司的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。六、績(jī)效考核關(guān)聯(lián)1.考核指標(biāo)設(shè)定-將行政印章使用記錄制度的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系。設(shè)定相關(guān)考核指標(biāo)，如印章使用登記的準(zhǔn)確率、記錄文檔的及時(shí)歸檔率、違規(guī)用印事件發(fā)生率等。-對(duì)于嚴(yán)格遵守制度、在印章使用記錄工作中表現(xiàn)出色的員工，給予相應(yīng)的績(jī)效加分和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除一定的績(jī)效分?jǐn)?shù)，并進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.績(jī)效反饋與改進(jìn)-在績(jī)效考核過(guò)程中，及時(shí)向員工反饋其在印章使用記錄工作方面的表現(xiàn)情況。針對(duì)存在的問(wèn)題，與員工共同分析原因，制定改進(jìn)措施，幫助員工提高工作質(zhì)量和效率。-通過(guò)績(jī)效考核結(jié)果的分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，及時(shí)對(duì)行政印章使用記錄制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，不斷提升公司的管理水平。七、人力資源管理與人文關(guān)懷1.培訓(xùn)與教育-人力資源部門(mén)應(yīng)定期組織員工參加行政印章使用記錄制度的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的詳細(xì)解讀、操作流程演示、典型案例分析等，確保員工熟悉制度要求，掌握正確的用印申請(qǐng)和記錄方法。-開(kāi)展培訓(xùn)效果評(píng)估，通過(guò)考試、實(shí)際操作等方式檢驗(yàn)員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。對(duì)于培訓(xùn)不合格的員工，提供補(bǔ)考和再培訓(xùn)機(jī)會(huì)，確保全體員工都能準(zhǔn)確理解和執(zhí)行制度。2.人文關(guān)懷措施-在執(zhí)行行政印章使用記錄制度過(guò)程中，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷。對(duì)于員工在申請(qǐng)用印過(guò)程中遇到的困難和問(wèn)題，印章保管人要耐心解答，提供必要的幫助和指導(dǎo)。-關(guān)注員工對(duì)制度的反饋和建議，對(duì)于合理的意見(jiàn)和建議，及時(shí)進(jìn)行研究和采納，不斷優(yōu)化制度流程，提高員工的工作滿意度和積極性。八、安全生產(chǎn)與印章安全1.印章保管的安全措施-印章保管場(chǎng)所要配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮設(shè)備等。定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。-印章保管人要嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，如妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，防止印章被盜用或損壞。在離開(kāi)保管場(chǎng)所時(shí)，要確保印章妥善存放，關(guān)閉好門(mén)窗和相關(guān)設(shè)備。2.應(yīng)急處理預(yù)案-制定行政印章安全事故應(yīng)急處理預(yù)案，明確在發(fā)生印章被盜、丟失、損壞等緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)措施和責(zé)任分工。-定期組織員工進(jìn)行應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力和安全意識(shí)。一旦發(fā)生安全事故，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告，最大限度地降低事故損失。九、附則1.制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸環(huán)衛(wèi)公司行政部門(mén)所有。在制度執(zhí)行過(guò)程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款的理解存在爭(zhēng)議，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)