線上單據(jù)審批管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司線上單據(jù)審批流程，提高審批效率，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及線上單據(jù)審批的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于費(fèi)用報(bào)銷、采購(gòu)申請(qǐng)、合同審批、請(qǐng)假申請(qǐng)等各類單據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：線上單據(jù)審批流程必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確、完整，審批意見應(yīng)明確、清晰，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性。3.及時(shí)性原則：各級(jí)審批人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，不得拖延，以保證業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的線上單據(jù)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、線上單據(jù)審批系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)功能1.單據(jù)錄入：?jiǎn)T工可通過系統(tǒng)在線填寫各類單據(jù)，上傳相關(guān)附件，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.流程流轉(zhuǎn)：根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程，系統(tǒng)自動(dòng)將單據(jù)發(fā)送給相應(yīng)的審批人員，實(shí)現(xiàn)審批流程的電子化流轉(zhuǎn)。3.審批操作：審批人員可在系統(tǒng)中查看單據(jù)詳情，進(jìn)行審批操作，如同意、駁回、修改意見等，并可隨時(shí)查看審批進(jìn)度。4.記錄查詢：系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有單據(jù)的審批過程，包括審批時(shí)間、審批意見等，方便查詢和追溯。（二）系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置1.系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)的整體維護(hù)、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等工作。2.單據(jù)錄入人員：具有錄入單據(jù)的權(quán)限，可對(duì)自己錄入的單據(jù)進(jìn)行修改和查詢。3.審批人員：根據(jù)其崗位職責(zé)，被賦予相應(yīng)的單據(jù)審批權(quán)限，只能對(duì)其有權(quán)限的單據(jù)進(jìn)行審批操作。4.查詢?nèi)藛T：具有查詢單據(jù)審批記錄的權(quán)限，可根據(jù)需要進(jìn)行條件查詢。三、線上單據(jù)審批流程（一）費(fèi)用報(bào)銷流程1.員工填寫報(bào)銷單：?jiǎn)T工按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的要求，在系統(tǒng)中填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額等信息，并上傳相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等附件。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行初審，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，如同意報(bào)銷，則簽字提交至財(cái)務(wù)部門；如不同意報(bào)銷，則注明駁回原因，退回員工修改。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用是否符合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票是否合規(guī)等。如審核通過，則提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如審核不通過，則注明原因，退回員工或部門負(fù)責(zé)人重新處理。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行最終審批，根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和審批權(quán)限，決定是否批準(zhǔn)報(bào)銷。如批準(zhǔn)報(bào)銷，則簽字提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷處理；如不同意報(bào)銷，則注明原因，退回財(cái)務(wù)部門。5.報(bào)銷支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的報(bào)銷單據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷支付，將款項(xiàng)支付至員工指定的銀行賬戶。（二）采購(gòu)申請(qǐng)流程1.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在系統(tǒng)中填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并上傳相關(guān)采購(gòu)需求說明等附件。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的必要性和合理性，如同意采購(gòu)，則簽字提交至采購(gòu)部門；如不同意采購(gòu)，則注明原因，退回需求部門。3.采購(gòu)部門審核：采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)物品或服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商情況等，如認(rèn)為申請(qǐng)合理，則提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如認(rèn)為申請(qǐng)不合理，則注明原因，退回需求部門或部門負(fù)責(zé)人重新處理。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，根據(jù)公司采購(gòu)政策和預(yù)算情況，決定是否批準(zhǔn)采購(gòu)。如批準(zhǔn)采購(gòu)，則簽字提交至采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)操作；如不同意采購(gòu)，則注明原因，退回采購(gòu)部門。5.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，簽訂采購(gòu)合同，并按照合同要求進(jìn)行收貨、驗(yàn)收等操作。（三）合同審批流程1.業(yè)務(wù)部門起草合同：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)合作需要，在系統(tǒng)中起草合同文本，注明合同雙方的基本信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、合同金額、付款方式等條款，并上傳相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料等附件。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同文本進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等，如同意簽訂合同，則簽字提交至法務(wù)部門；如不同意簽訂合同，則注明原因，退回業(yè)務(wù)部門修改。3.法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，審查合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，如審核通過，則提交至財(cái)務(wù)部門審核；如審核不通過，則注明法律意見，退回業(yè)務(wù)部門修改。4.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審核合同金額、付款方式等是否符合公司財(cái)務(wù)政策，如審核通過，則提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如審核不通過，則注明原因，退回業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門重新處理。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行最終審批，根據(jù)公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估情況，決定是否批準(zhǔn)簽訂合同。如批準(zhǔn)簽訂合同，則簽字提交至業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同簽訂操作；如不同意簽訂合同，則注明原因，退回業(yè)務(wù)部門。6.合同簽訂與執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的合同文本，與合作方簽訂合同，并按照合同約定履行各自的權(quán)利義務(wù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（四）請(qǐng)假申請(qǐng)流程1.員工提交請(qǐng)假申請(qǐng)：?jiǎn)T工根據(jù)自身情況，在系統(tǒng)中填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單，注明請(qǐng)假類型、請(qǐng)假起止日期、請(qǐng)假事由等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的請(qǐng)假申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)工作安排和部門實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)請(qǐng)假。如同意請(qǐng)假，則簽字提交至人力資源部門備案；如不同意請(qǐng)假，則注明原因，退回員工。3.人力資源部門備案：人力資源部門對(duì)員工的請(qǐng)假申請(qǐng)進(jìn)行備案，記錄員工的請(qǐng)假情況，作為考勤管理和薪酬核算的依據(jù)。四、審批人員職責(zé)（一）審批原則1.審批人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)制度和規(guī)定進(jìn)行審批，確保審批結(jié)果的公正性和客觀性。2.對(duì)于不符合規(guī)定或存在疑問的單據(jù)，審批人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，要求補(bǔ)充資料或作出解釋。（二）審批要求1.及時(shí)審批：審批人員應(yīng)在收到單據(jù)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，不得無(wú)故拖延。如因特殊情況無(wú)法及時(shí)審批，應(yīng)提前向相關(guān)人員說明原因。2.認(rèn)真審核：審批人員應(yīng)仔細(xì)審核單據(jù)內(nèi)容，對(duì)單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)明確提出審批意見，并要求相關(guān)人員進(jìn)行整改。3.簽署意見：審批人員應(yīng)在系統(tǒng)中明確簽署審批意見，如同意、駁回、修改意見等，并注明審批日期。（三）責(zé)任追究1.如審批人員因故意或重大過失導(dǎo)致審批失誤，給公司造成損失的，公司將追究其相應(yīng)的責(zé)任。2.對(duì)于違反審批流程或?qū)徟瓌t的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。五、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)填寫應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，字跡清晰、工整，不得涂改。2.單據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。（二）具體規(guī)范1.費(fèi)用報(bào)銷單：費(fèi)用項(xiàng)目應(yīng)填寫具體、明確，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。金額填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，大小寫一致，如有小數(shù)，保留兩位小數(shù)。附件應(yīng)齊全、真實(shí)，發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)規(guī)定，注明開票日期、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)單：采購(gòu)物品或服務(wù)應(yīng)填寫詳細(xì)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，如有特殊要求應(yīng)注明。預(yù)算金額應(yīng)合理、準(zhǔn)確，不得超出公司預(yù)算范圍。采購(gòu)需求說明應(yīng)清晰、明確，能夠充分說明采購(gòu)的必要性和用途。3.合同審批單：合同雙方信息應(yīng)填寫準(zhǔn)確、完整，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。合同條款應(yīng)明確、具體，權(quán)利義務(wù)應(yīng)對(duì)等，不得存在模糊不清或歧義的表述。合同金額應(yīng)大寫和小寫同時(shí)注明，付款方式應(yīng)明確、合理。4.請(qǐng)假申請(qǐng)單：請(qǐng)假類型應(yīng)選擇準(zhǔn)確，如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假等。請(qǐng)假起止日期應(yīng)填寫清楚，不得跨月或跨年。請(qǐng)假事由應(yīng)真實(shí)、合理，如有需要應(yīng)提供相關(guān)證明材料。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)線上單據(jù)審批流程進(jìn)行審計(jì)，檢查審批流程的執(zhí)行情況、審批人員的履職情況、單據(jù)填寫的規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷單據(jù)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工線上單據(jù)填寫和審批情況的日常監(jiān)督，確保本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)性。（三）