紙質(zhì)檔案規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位形成的紙質(zhì)檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司紙質(zhì)檔案管理辦法，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司紙質(zhì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。7.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案的利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。8.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)紙質(zhì)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照公司檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、編目，并編制檔案目錄清單。3.負(fù)責(zé)將整理好的檔案及時(shí)移交綜合管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。5.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、報(bào)表、合同、協(xié)議、信函、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等紙質(zhì)材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對(duì)外報(bào)送的文件、報(bào)表、資料等。4.其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的檔案材料進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。2.對(duì)于不同保管期限、不同密級(jí)的檔案，應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案存放應(yīng)便于查找和利用，同時(shí)要考慮到檔案的安全和保護(hù)。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部檢查。2.清點(diǎn)和檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檔案的清點(diǎn)和檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司的發(fā)展變化和實(shí)際需求，確定檔案的保管期限。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.服務(wù)公司發(fā)展原則：檔案利用應(yīng)緊密?chē)@公司的中心工作，為公司的決策、管理、生產(chǎn)等提供有力支持。3.確保安全原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案編號(hào)、題名、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司紙質(zhì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢(xún)和利用。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案的目錄信息和重要內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)具有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。3.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。（三）信息化利用1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)查詢(xún)、借閱和復(fù)制檔案信息，提高工作效率。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)檔案管理