紙質(zhì)審計(jì)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)審計(jì)文件的規(guī)范化管理，確保審計(jì)文件的真實(shí)性、完整性和保密性，提高審計(jì)工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部開展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的紙質(zhì)文件資料的管理，包括但不限于審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：紙質(zhì)審計(jì)文件應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過程和結(jié)果，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋審計(jì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到終結(jié)全過程所形成的各類文件資料，確保無遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的紙質(zhì)審計(jì)文件妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：文件的格式、內(nèi)容、簽署等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定。二、管理職責(zé)（一）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)紙質(zhì)審計(jì)文件的收集、整理、立卷、歸檔等工作的組織實(shí)施。2.對紙質(zhì)審計(jì)文件的質(zhì)量進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行妥善保管和處置。（二）檔案管理部門1.提供紙質(zhì)審計(jì)文件存放的場所和設(shè)施，確保文件的安全保管。2.指導(dǎo)審計(jì)部門進(jìn)行紙質(zhì)審計(jì)文件的整理、歸檔工作，對歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收。3.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，提供查閱、借閱等服務(wù)。（三）其他部門1.配合審計(jì)部門做好紙質(zhì)審計(jì)文件的收集工作，及時提供相關(guān)資料。2.不得擅自銷毀、涂改、偽造紙質(zhì)審計(jì)文件。三、文件收集與整理（一）收集要求1.審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，審計(jì)人員應(yīng)及時收集與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的各類紙質(zhì)文件資料，包括但不限于被審計(jì)單位提供的文件、審計(jì)人員編制的工作底稿、與相關(guān)人員的溝通記錄等。2.收集的紙質(zhì)文件應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保文件的有效性。3.對于電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件的，應(yīng)保證轉(zhuǎn)化后的紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容一致。（二）整理方法1.審計(jì)人員應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施流程和文件形成的先后順序，對收集的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類整理。2.同一審計(jì)項(xiàng)目的文件應(yīng)集中在一起，按照審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告等類別進(jìn)行細(xì)分。3.對于每份文件，應(yīng)在首頁右上角加蓋審計(jì)項(xiàng)目標(biāo)識章，注明項(xiàng)目名稱、文件類別、日期等信息。四、立卷與歸檔（一）立卷要求1.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)及時對立卷文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，剔除無關(guān)文件，確保立卷文件的精煉性。2.按照文件的內(nèi)在聯(lián)系和保管期限，對立卷文件進(jìn)行組卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號等。（二）歸檔程序1.審計(jì)人員完成立卷后，應(yīng)填寫《紙質(zhì)審計(jì)文件歸檔清單》，詳細(xì)列出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、數(shù)量等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對歸檔清單進(jìn)行審核，對符合歸檔要求的紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行接收，并在清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號規(guī)則，對紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行分類編號，建立檔案目錄，將歸檔文件存放至指定的檔案庫房。五、保管與存儲（一）保管期限1.紙質(zhì)審計(jì)文件的保管期限分為永久、長期和短期。2.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大違法違紀(jì)問題等的審計(jì)文件應(yīng)永久保管。3.一般性審計(jì)項(xiàng)目的文件保管期限為長期，一般不少于10年。4.對于一些臨時性、階段性的審計(jì)工作形成的文件，保管期限為短期，一般不少于3年。（二）存儲條件1.檔案管理部門應(yīng)提供專門的檔案庫房，確保紙質(zhì)審計(jì)文件存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.對紙質(zhì)審計(jì)文件應(yīng)進(jìn)行分類存放，不同保管期限、不同項(xiàng)目的文件應(yīng)分開存放，便于查找和管理。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)審計(jì)文件的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的安全完整，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.因保管不善導(dǎo)致紙質(zhì)審計(jì)文件損壞、丟失的，應(yīng)追究保管人員的責(zé)任。六、查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱紙質(zhì)審計(jì)文件的，應(yīng)填寫《紙質(zhì)審計(jì)文件查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在指定的查閱場所進(jìn)行查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借紙質(zhì)審計(jì)文件，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將紙質(zhì)審計(jì)文件歸還檔案管理部門，由保管人員進(jìn)行核對和簽收。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱紙質(zhì)審計(jì)文件的，應(yīng)持單位介紹信、工作證等有效證件，填寫《紙質(zhì)審計(jì)文件借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，與借閱單位簽訂《紙質(zhì)審計(jì)文件借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過15個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的紙質(zhì)審計(jì)文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上批注、污損，按時歸還。如因特殊情況不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因。七、保密與安全（一）保密措施1.接觸紙質(zhì)審計(jì)文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。2.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，審計(jì)人員應(yīng)對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的紙質(zhì)文件采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.檔案管理部門應(yīng)定期對保管人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識，防止因保管人員疏忽導(dǎo)致文件泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。3.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換。4.制定紙質(zhì)審計(jì)文件的應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，最大限度地減少損失，并及時向上級報(bào)告。八、銷毀（一）銷毀條件1.紙質(zhì)審計(jì)文件保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因?qū)徲?jì)項(xiàng)目調(diào)整、撤銷等原因，已形成的紙質(zhì)審計(jì)文件不再需要的，可進(jìn)行銷毀。3.紙質(zhì)審計(jì)文件在保管過程中因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《紙質(zhì)審計(jì)文件銷毀申請表》，注明文件名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審計(jì)部門對銷毀申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)文件已無保存價(jià)值后，簽署審核意見。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的紙質(zhì)審計(jì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、登記，確保銷毀文件與申請表一致。4.銷毀紙質(zhì)審計(jì)文件時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由兩人以上在場監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于5年。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對紙質(zhì)審計(jì)文件管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本辦法規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)建立紙質(zhì)審計(jì)文件管理臺賬，記錄文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等情況，接受內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.紙質(zhì)審計(jì)文件的收集是否及時、完整，整理是否規(guī)范。2.立卷歸檔工作是否符合要求，檔案目錄是否準(zhǔn)確、清晰。3.保管期限是否正確，存儲條件是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件是否安全完整。4.查閱與借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱行為。5.保密與安全措施是否落實(shí)到位，銷毀程序是否合規(guī)。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，