社保檔案屬地管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)社保檔案管理，規(guī)范社保檔案屬地管理工作，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在屬地范圍內(nèi)涉及的社保檔案管理工作，包括社保參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇核定、關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)等業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)及檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保社保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則社保檔案應(yīng)如實(shí)反映社保業(yè)務(wù)辦理過程和相關(guān)信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整安全原則全面收集、整理社保檔案資料，確保檔案的完整性；采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損毀、丟失和泄密。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，方便檔案的查閱、使用和服務(wù)，滿足公司/組織內(nèi)部管理及社會(huì)公眾查詢的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社保檔案屬地管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門社保檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)社保檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、整理、編目、存儲(chǔ)、保管和利用等。4.建立社保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)社保檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案管理工作情況。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社保業(yè)務(wù)檔案資料的形成、收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好社保檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。3.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門社保檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)整改存在的問題。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照社保業(yè)務(wù)操作規(guī)程辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，確保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.負(fù)責(zé)將辦理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件、表單、記錄等及時(shí)收集、整理，并移交本部門負(fù)責(zé)人審核。3.協(xié)助檔案管理部門做好社保檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和解釋。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.社保參保登記檔案：包括參保單位登記表、參保人員基本信息表、參保登記變更表等。2.繳費(fèi)申報(bào)檔案：繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)明細(xì)表、繳費(fèi)申報(bào)表、繳費(fèi)憑證等。3.待遇核定檔案：待遇申請(qǐng)審批表、相關(guān)證明材料、待遇核定結(jié)果通知等。4.關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)檔案：轉(zhuǎn)移接續(xù)申請(qǐng)表、參保繳費(fèi)憑證、轉(zhuǎn)移接續(xù)信息表等。5.其他檔案：如社?；藱n案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、政策文件等與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，內(nèi)容清晰、完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類按照社保業(yè)務(wù)類別和檔案形成時(shí)間、來源等因素，將社保檔案分為參保登記類、繳費(fèi)申報(bào)類、待遇核定類、關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)類等若干類別。2.編號(hào)為每一份社保檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制社保檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限、題名、日期、頁數(shù)等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門將整理好的社保檔案資料移交檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案按照分類、編號(hào)、編目等要求進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房或存儲(chǔ)設(shè)備。（二）保管期限1.社保參保登記檔案、繳費(fèi)申報(bào)檔案保管期限為[X]年。2.待遇核定檔案、關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)檔案保管期限為[X]年。3.其他檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱社保檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限，并經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案安全完整。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立社保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故發(fā)生。3.與社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息與業(yè)務(wù)信息的實(shí)時(shí)共享和交互。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入到管理信息系統(tǒng)中，并進(jìn)行審核和校對(duì)。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行規(guī)范管理，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀性和可用性。（三）信息利用1.利用社保檔案管理信息系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部管理提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)社保檔案的遠(yuǎn)程查閱和利用，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，滿足社會(huì)公眾的查詢需求。3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為社保業(yè)務(wù)管理和政策制定提供參考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的社保檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程符合規(guī)定要求。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門社保檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.將社保檔案管理工作納入公司/組織內(nèi)部績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（