餐飲公司合同付款管理辦法一、總則1.為加強(qiáng)餐飲公司合同付款管理，規(guī)范付款流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金安全及合同的順利履行，特制定本辦法。2.本辦法適用于餐飲公司與各類供應(yīng)商、合作方等簽訂的所有涉及款項(xiàng)支付的合同。二、職責(zé)分工1.合同簽訂部門負(fù)責(zé)與合作方進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、擬定合同條款，確保合同中關(guān)于付款的相關(guān)約定（如付款方式、付款周期、付款條件等）清晰、合理且符合公司利益及業(yè)務(wù)實(shí)際情況。在合同執(zhí)行過程中，跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展，及時(shí)收集并核對(duì)付款所需的各類憑證資料，發(fā)起付款申請。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核付款申請的合規(guī)性，包括審查合同條款中付款相關(guān)內(nèi)容、核對(duì)付款金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、相關(guān)憑證是否齊全等。根據(jù)公司資金狀況安排付款計(jì)劃，確保資金的合理調(diào)配和按時(shí)支付，同時(shí)做好付款賬務(wù)處理及相關(guān)財(cái)務(wù)記錄工作。3.審批部門/人員按照公司既定的審批權(quán)限，對(duì)付款申請進(jìn)行審批，確保付款事項(xiàng)符合公司整體預(yù)算、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略及財(cái)務(wù)規(guī)定，對(duì)重大付款事項(xiàng)進(jìn)行審慎決策。三、合同付款流程（一）預(yù)付款流程1.合同簽訂與約定當(dāng)合同中約定需支付預(yù)付款項(xiàng)時(shí)，合同簽訂部門應(yīng)在合同條款中明確預(yù)付款比例、支付時(shí)間、預(yù)付款對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)范圍及退款條件（如有）等關(guān)鍵信息，并確保該條款經(jīng)法務(wù)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過。2.付款申請發(fā)起合同執(zhí)行人員依據(jù)合同約定，填寫《預(yù)付款付款申請單》，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、合作方名稱、預(yù)付款金額、支付事由、預(yù)計(jì)業(yè)務(wù)開展時(shí)間等信息，并附上經(jīng)雙方簽字蓋章的合同原件或復(fù)印件（按公司檔案管理要求）作為申請依據(jù)，提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。3.部門審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)付款申請的合理性、必要性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)并轉(zhuǎn)送至財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到申請后，重點(diǎn)審核預(yù)付款金額是否與合同約定一致、公司當(dāng)前資金狀況是否允許支付、相關(guān)預(yù)算安排是否落實(shí)等，審核無誤后在申請單上簽署意見，如存在疑問可與申請部門溝通核實(shí)或要求補(bǔ)充資料。5.審批環(huán)節(jié)根據(jù)公司設(shè)定的審批權(quán)限，將《預(yù)付款付款申請單》依次提交給相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批人需綜合考慮業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金安排等因素做出同意或駁回的決定，對(duì)于駁回的申請應(yīng)注明原因并返回申請部門重新處理。6.付款執(zhí)行經(jīng)審批通過的預(yù)付款申請，由財(cái)務(wù)部門依據(jù)審批意見安排付款，并及時(shí)將付款憑證（如銀行回單等）傳遞給合同簽訂部門留存歸檔，同時(shí)做好財(cái)務(wù)記賬工作。（二）進(jìn)度款流程1.進(jìn)度確認(rèn)合同執(zhí)行過程中，按照合同約定的業(yè)務(wù)進(jìn)度節(jié)點(diǎn)（如食材供應(yīng)達(dá)到一定數(shù)量、餐飲服務(wù)完成特定階段等），由合同簽訂部門協(xié)同業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人員，與合作方共同核對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，填寫《業(yè)務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》，明確已完成的業(yè)務(wù)量、質(zhì)量驗(yàn)收情況等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。2.付款申請基于《業(yè)務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》，合同簽訂部門填寫《進(jìn)度款付款申請單》，注明合同基本信息、本次申請的進(jìn)度款金額（依據(jù)合同約定的計(jì)價(jià)方式和進(jìn)度比例計(jì)算）、對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)進(jìn)度情況等內(nèi)容，附上《業(yè)務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》及其他必要的支撐文件（如質(zhì)量檢測報(bào)告、服務(wù)評(píng)價(jià)記錄等，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)而定），提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.審核與審批后續(xù)的部門審核、財(cái)務(wù)審核以及審批環(huán)節(jié)參照預(yù)付款流程的相應(yīng)要求執(zhí)行，各環(huán)節(jié)審核人員需重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)進(jìn)度是否真實(shí)符合付款條件、付款金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等事項(xiàng)。4.付款操作審批通過后，財(cái)務(wù)部門安排進(jìn)度款支付，及時(shí)反饋付款情況并做好財(cái)務(wù)記錄，相關(guān)憑證資料由合同簽訂部門按檔案管理要求整理歸檔。（三）尾款流程1.驗(yàn)收結(jié)算在合同約定的業(yè)務(wù)全部完成后，合同簽訂部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員（如質(zhì)量驗(yàn)收人員、業(yè)務(wù)主管等）對(duì)合作方提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行全面驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收報(bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)果是否合格、是否滿足合同要求等情況。同時(shí)，雙方根據(jù)合同約定進(jìn)行最終的款項(xiàng)結(jié)算，核對(duì)是否存在增減項(xiàng)、違約金等情況，確定尾款金額。2.申請與審核合同簽訂部門依據(jù)《驗(yàn)收報(bào)告》和結(jié)算情況填寫《尾款付款申請單》，詳細(xì)說明合同履行情況、尾款金額構(gòu)成及計(jì)算過程、有無遺留問題等，附上《驗(yàn)收報(bào)告》、結(jié)算清單以及其他相關(guān)證明文件，依次提交部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，按審批權(quán)限報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批。3.支付與歸檔經(jīng)審批同意支付的尾款，財(cái)務(wù)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成支付，并將所有與尾款支付相關(guān)的資料（包括申請單、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算文件等）進(jìn)行整理歸檔，標(biāo)志著該合同付款流程全部結(jié)束。四、特殊情況處理1.合同變更導(dǎo)致的付款調(diào)整若在合同執(zhí)行期間發(fā)生合同變更（如業(yè)務(wù)范圍增減、價(jià)格調(diào)整等）影響到付款金額、付款時(shí)間或付款條件等情況，合同簽訂部門應(yīng)及時(shí)與合作方簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容，并按照本辦法規(guī)定的流程重新發(fā)起付款申請（如有需要調(diào)整付款的情況），同時(shí)將《合同變更協(xié)議》作為重要附件一并提交審核審批。2.付款爭議處理當(dāng)與合作方出現(xiàn)付款爭議（如對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)度認(rèn)定不一致、質(zhì)量問題影響付款等）時(shí)，合同簽訂部門應(yīng)作為牽頭部門，積極與合作方溝通協(xié)商，收集相關(guān)證據(jù)資料，分析爭議焦點(diǎn)，嘗試達(dá)成一致解決方案。如協(xié)商無果，應(yīng)及時(shí)將情況上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，可引入法務(wù)部門或第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助解決爭議，在爭議未解決前，暫停相應(yīng)款項(xiàng)的支付，待明確責(zé)任和處理意見后再按規(guī)定流程辦理付款事宜。五、監(jiān)督與檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)合同付款情況進(jìn)行梳理統(tǒng)計(jì)，對(duì)照合同條款檢查付款執(zhí)行情況，包括是否按時(shí)支付、金額是否準(zhǔn)確、流程是否合規(guī)等，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向相關(guān)部門反饋并督促整改。2.內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)合同付款管理工作開展審計(jì)檢查，審查付款流程各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制有效性，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和薄弱環(huán)節(jié)提出審計(jì)意見和建議，督促公司各部門加強(qiáng)合同付款