物資定點(diǎn)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門所需各類物資的定點(diǎn)采購管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，保證所采購物資符合公司生產(chǎn)、經(jīng)營及使用要求。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。二、定點(diǎn)采購的定義與范圍（一）定義定點(diǎn)采購是指公司通過對供應(yīng)商進(jìn)行評估、篩選，確定若干家符合條件的供應(yīng)商作為定點(diǎn)采購對象，與之簽訂定點(diǎn)采購協(xié)議，在一定時期內(nèi)按照約定的價格、質(zhì)量、服務(wù)等條款采購物資的一種采購方式。（二）范圍本辦法所涉及的定點(diǎn)采購物資包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、勞保用品、維修材料等各類物資。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇與評估1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。生產(chǎn)能力和技術(shù)水平能夠滿足公司物資需求，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。具有良好的售后服務(wù)體系，能夠及時響應(yīng)公司的需求，解決物資使用過程中出現(xiàn)的問題。價格合理，具有一定的價格優(yōu)勢，能夠提供優(yōu)質(zhì)的性價比。具備較強(qiáng)的環(huán)保意識，符合國家環(huán)保要求。2.供應(yīng)商評估流程信息收集：采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、價格水平、售后服務(wù)等方面。初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：對初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等情況，評估其實(shí)際能力與所提供信息的一致性。樣品測試：要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測試，檢驗(yàn)其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。綜合評估：采購部門會同相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對供應(yīng)商的實(shí)地考察、樣品測試等情況進(jìn)行綜合評估，確定供應(yīng)商的評估得分。供應(yīng)商確定：根據(jù)綜合評估得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為定點(diǎn)采購對象，并與其簽訂定點(diǎn)采購協(xié)議。（二）供應(yīng)商的日常管理1.定期考核：采購部門定期對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面?？己酥芷诳筛鶕?jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。2.動態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其定點(diǎn)供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商培訓(xùn)：采購部門應(yīng)定期組織對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解公司的物資需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購政策等要求，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量。四、定點(diǎn)采購流程（一）采購申請1.公司內(nèi)部各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫物資采購申請表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購申請的合理性和必要性。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)物資需求的真實(shí)性和合理性。2.根據(jù)公司采購審批權(quán)限規(guī)定，對采購金額較大或重要物資的采購申請，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過的采購申請，進(jìn)入定點(diǎn)采購流程；審批未通過的采購申請，采購部門應(yīng)及時反饋給申請部門，并說明原因。（三）供應(yīng)商選擇與詢價1.根據(jù)采購申請的物資類別和要求，從定點(diǎn)供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。2.采購人員向供應(yīng)商發(fā)送詢價單，明確物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.供應(yīng)商應(yīng)按照詢價單要求，以書面形式或電子文檔形式回復(fù)報價。采購人員收到報價后，對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和比較。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門選擇報價合理、綜合條件最優(yōu)的供應(yīng)商，與其協(xié)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并報公司相關(guān)部門備案。（五）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時，采購部門、質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員共同對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否與采購合同一致。3.對于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y不合格，給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（六）付款結(jié)算1.物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門審核付款。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和審批流程，對付款申請進(jìn)行審核。審核通過后，辦理付款手續(xù)，支付供應(yīng)商貨款。五、采購價格管理（一）價格確定原則1.定點(diǎn)采購價格應(yīng)根據(jù)市場行情、供應(yīng)商成本、質(zhì)量水平等因素綜合確定，確保價格合理、公平。2.采購價格應(yīng)在定點(diǎn)采購協(xié)議中明確約定，原則上在協(xié)議有效期內(nèi)保持相對穩(wěn)定。如遇市場價格波動較大或其他特殊情況，需要調(diào)整采購價格的，應(yīng)按照協(xié)議約定的程序進(jìn)行協(xié)商和調(diào)整。（二）價格調(diào)整機(jī)制1.定期價格調(diào)整：采購部門可根據(jù)市場價格變化情況，定期（如每季度或每半年）對定點(diǎn)采購價格進(jìn)行評估和調(diào)整。在價格調(diào)整前，采購部門應(yīng)收集市場價格信息，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，確定合理的價格調(diào)整幅度。2.臨時價格調(diào)整：如遇市場價格突發(fā)大幅波動或其他不可抗力因素，導(dǎo)致原采購價格無法繼續(xù)執(zhí)行的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，提出臨時價格調(diào)整申請。臨時價格調(diào)整申請應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.價格談判：在價格調(diào)整過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價格談判，爭取有利的采購價格。談判過程中，采購部門應(yīng)提供市場價格信息、公司采購成本分析等資料，作為談判的依據(jù)。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對物資定點(diǎn)采購管理活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購價格是否合理等情況。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報物資定點(diǎn)采購管理工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商監(jiān)督機(jī)制，定期對定點(diǎn)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對于供應(yīng)商違反定點(diǎn)采購協(xié)議約定的行為，采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商提出整改要求，并按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任。（三）考核評價1.公司應(yīng)建立物資定點(diǎn)采購考核評價制度，對采購部門和相關(guān)人員的采購工作進(jìn)行考核評價。考核評價內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行總結(jié)和自我評價，針對存在的問題及時采取改進(jìn)措施，不斷提高采購管理水平。3.公司根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和相關(guān)人員給予表彰和獎勵；對存在問題的部門和人員進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集與物資采購相關(guān)的市場信息、供應(yīng)商信息、價格信息等，為采購決策提供依據(jù)。2.信息收集渠道包括但不限于市場調(diào)研、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會等。（二）采購信息整理與分析1.采購部門應(yīng)定期對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，形成采購信息報告。采購信息報告應(yīng)包括市場動態(tài)、供應(yīng)商情況、價格走勢等內(nèi)容。2.通過對采購信息的分析，采購部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題和潛在風(fēng)險，并提出相應(yīng)的對策和建議。（三）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請表、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票