疫情文件管理辦法細則一、總則（一）目的為加強公司在疫情期間文件管理，確保文件的規(guī)范生成、流轉(zhuǎn)、存儲與使用，提高公司應(yīng)對疫情工作的效率和質(zhì)量，保障公司各項業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，特制定本辦法細則。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)在疫情防控期間涉及的各類文件管理工作，包括但不限于疫情防控方案、通知、報告、統(tǒng)計報表、工作記錄等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家及地方政府關(guān)于疫情防控的法律法規(guī)、政策要求，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司疫情防控工作實際情況，數(shù)據(jù)真實、信息完整，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。3.及時性原則文件的起草、審核、發(fā)布、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)及時高效，確保疫情防控工作指令能夠迅速傳達，工作進展能夠及時反饋。4.保密性原則涉及公司疫情防控工作的敏感信息、商業(yè)秘密等文件應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.疫情防控方案類包括公司整體疫情防控工作方案、各專項疫情防控工作方案（如人員防控方案、場所防控方案、物資保障方案等）。2.通知通告類傳達公司關(guān)于疫情防控工作的各項要求、措施、指令等的通知、通告、公告等。3.報告報表類向上級主管部門、政府相關(guān)部門報送的疫情防控工作情況報告、統(tǒng)計報表等，如每日疫情防控情況報告、員工健康狀況統(tǒng)計報表等。4.工作記錄類記錄公司疫情防控工作開展過程中的各類工作記錄，如會議記錄、培訓(xùn)記錄、消毒記錄、人員出入登記記錄等。5.其他類不屬于上述分類的其他與疫情防控工作相關(guān)的文件，如疫情防控宣傳資料、應(yīng)急預(yù)案等。（二）文件編號1.為便于文件管理和查詢，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號格式為：[年份][月份][文件類別代碼][序號]。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2022”。3.月份：用兩位數(shù)字表示，如“03”。4.文件類別代碼：根據(jù)文件分類，分別用一位字母表示，具體如下：“F”表示疫情防控方案類；“T”表示通知通告類；“R”表示報告報表類；“J”表示工作記錄類；“O”表示其他類。5.序號：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如：2022年3月發(fā)布的第5個疫情防控方案類文件編號為“202203F005”。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)公司疫情防控工作實際需求，明確文件主題、內(nèi)容框架和主要條款。2.起草人員應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔，語言表達規(guī)范，符合公司公文格式要求。3.涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保文件內(nèi)容全面、可行。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進行審核，提出修改意見。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)由公司疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織相關(guān)部門進行會審。會審?fù)ㄟ^后，文件方可進入下一環(huán)節(jié)。3.審核通過的文件，審核人應(yīng)在文件審核欄簽字確認，并注明審核日期。四、文件發(fā)布與傳遞（一）發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由起草部門按照公司公文發(fā)布流程進行發(fā)布。發(fā)布方式包括但不限于公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布、電子郵件發(fā)送、張貼公告等。2.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的文件，應(yīng)確保發(fā)布范圍準(zhǔn)確無誤，相關(guān)人員能夠及時查閱。3.通過電子郵件發(fā)送的文件，應(yīng)在郵件主題中注明文件編號和標(biāo)題，并確保收件人能夠清晰了解郵件內(nèi)容。4.張貼公告的文件，應(yīng)選擇在公司顯著位置張貼，確保員工能夠及時看到。（二）傳遞1.對于需要傳遞給公司外部相關(guān)部門或單位的文件，應(yīng)按照公司對外公文傳遞流程進行操作。傳遞方式包括但不限于專人送達、郵寄、電子公文傳輸?shù)取?.專人送達的文件，應(yīng)填寫文件傳遞登記表，注明文件名稱、編號、送達部門或單位、送達時間、送達人等信息，并由收件人簽字確認。3.郵寄文件的，應(yīng)選擇正規(guī)快遞公司，并妥善保管快遞單號，以便查詢文件傳遞狀態(tài)。4.通過電子公文傳輸?shù)奈募?，?yīng)確保傳輸渠道安全可靠，文件格式符合接收方要求。五、文件存儲與保管（一）存儲方式1.公司疫情防控文件應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式進行保管。2.電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照文件分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，進行分類存儲。3.紙質(zhì)文件應(yīng)按照文件編號順序進行裝訂成冊，存放在公司專門的文件柜中。（二）保管期限1.疫情防控方案類文件、通知通告類文件、報告報表類文件的保管期限為自疫情結(jié)束后至少保存三年。2.工作記錄類文件的保管期限為自記錄日期起至少保存兩年。3.其他類文件的保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和公司相關(guān)規(guī)定確定。（三）保管要求1.定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)妥善保管，防止文件損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。文件柜應(yīng)保持清潔、干燥，并有防蟲、防潮、防火等措施。3.建立文件借閱登記制度，嚴(yán)格控制文件的借閱范圍和借閱期限。借閱文件應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱人、借閱文件名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息，并由借閱人簽字確認。4.對于超過保管期限的文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。銷毀文件時，應(yīng)填寫文件銷毀登記表，注明文件名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。六、文件查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱疫情防控文件的，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或到文件保管部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱公司疫情防控文件的，應(yīng)按照公司對外文件查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室批準(zhǔn)后方可查閱。（二）使用要求1.查閱文件時，應(yīng)愛護文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。2.如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)文件保管部門負責(zé)人同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行操作。3.查閱和使用文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。七、文件清理與歸檔（一）清理1.定期對公司疫情防控文件進行清理，確保文件的有效性和準(zhǔn)確性。清理工作由公司疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織實施。2.清理內(nèi)容包括檢查文件的時效性、準(zhǔn)確性、完整性等，對于已失效、錯誤或重復(fù)的文件進行標(biāo)識和清理。3.清理過程中發(fā)現(xiàn)的問題文件，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，并進行相應(yīng)處理。（二）歸檔1.每年年底，公司疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)組織對本年度的疫情防控文件進行歸檔整理。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號順序進