物質(zhì)采購(gòu)結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物質(zhì)采購(gòu)結(jié)算管理，規(guī)范采購(gòu)結(jié)算流程，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位的物質(zhì)采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購(gòu)項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)結(jié)算活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：采購(gòu)結(jié)算依據(jù)的采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證必須真實(shí)有效，反映實(shí)際發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)。3.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算金額計(jì)算準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)記錄清晰，確保采購(gòu)成本核算的準(zhǔn)確性。4.及時(shí)性原則：按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，不得拖延。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)結(jié)算內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)結(jié)算各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)結(jié)算流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性和預(yù)算進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體規(guī)劃和資源配置情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，超過(guò)一定金額的采購(gòu)申請(qǐng)需報(bào)總經(jīng)理審批。（二）采購(gòu)合同簽訂1.經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、結(jié)算期限等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草本提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。法務(wù)部門審查通過(guò)后，采購(gòu)部門方可與供應(yīng)商正式簽訂合同。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（三）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于不合格物資，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（四）發(fā)票開(kāi)具與傳遞1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間和要求，及時(shí)開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同一致，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。審核無(wú)誤后，在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已收”章，并及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)再次對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，確保發(fā)票符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系解決。（五）結(jié)算申請(qǐng)與審核1.采購(gòu)部門在物資驗(yàn)收合格且收到供應(yīng)商發(fā)票后，根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和結(jié)算期限，填寫(xiě)《采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼、付款方式、申請(qǐng)結(jié)算金額等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收單的完整性等。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求采購(gòu)部門補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門簽署審核意見(jiàn)。（六）付款審批與支付1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)，按照公司資金審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批金額在一定額度以下的，由分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批；超過(guò)一定額度的，需報(bào)總經(jīng)理審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見(jiàn)辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，如支票支付、銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付等。3.財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄采購(gòu)結(jié)算的相關(guān)信息，包括采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼、付款日期、付款方式等，以便進(jìn)行后續(xù)的跟蹤和管理。三、采購(gòu)結(jié)算相關(guān)憑證管理（一）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂、履行和保管工作。采購(gòu)合同應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況等。2.采購(gòu)合同的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。在保管期限內(nèi)，采購(gòu)合同應(yīng)妥善保管，不得丟失、損毀。3.如需查閱采購(gòu)合同，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、抽取合同內(nèi)容。（二）發(fā)票管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的審核、保管和認(rèn)證工作。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行歸檔，建立發(fā)票臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的基本信息、取得時(shí)間、認(rèn)證情況等。2.發(fā)票的保管期限應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，一般為發(fā)票開(kāi)具之日起[X]年。在保管期限內(nèi)，發(fā)票應(yīng)妥善保管，不得丟失、損毀。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保發(fā)票的真實(shí)性和完整性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門和供應(yīng)商聯(lián)系解決，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）驗(yàn)收單管理1.驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收單的填寫(xiě)、審核和保管工作。驗(yàn)收單應(yīng)按照驗(yàn)收時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，建立驗(yàn)收單臺(tái)賬，詳細(xì)記錄驗(yàn)收單的基本信息、驗(yàn)收情況、驗(yàn)收人員等。2.驗(yàn)收單的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為物資驗(yàn)收合格后[X]年。在保管期限內(nèi)，驗(yàn)收單應(yīng)妥善保管，不得丟失、損毀。3.如需查閱驗(yàn)收單，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、抽取驗(yàn)收單內(nèi)容。（四）采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表的填寫(xiě)、提交和保管工作。采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表應(yīng)按照結(jié)算時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，建立采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表的基本信息、申請(qǐng)結(jié)算金額、審核情況、付款情況等。2.采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)完成后[X]年。在保管期限內(nèi)，采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表應(yīng)妥善保管，不得丟失、損毀。3.如需查閱采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、抽取采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表內(nèi)容。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)結(jié)算流程的執(zhí)行情況、相關(guān)憑證的真實(shí)性和合法性、內(nèi)部控制制度的有效性等。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。對(duì)于違反公司規(guī)定和法律法規(guī)的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行日常財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，確保采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)，并要求采購(gòu)部門采取措施進(jìn)行整改。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定的支出，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。（三）采購(gòu)部門自查1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)本部門的采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)合同的簽訂、履行情況，發(fā)票的取得和傳遞情況，驗(yàn)收單的填寫(xiě)和審核情況，采購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)表的提交和審核情況等。2.采購(gòu)部門在自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況和整改結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在采購(gòu)結(jié)算過(guò)程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照公司規(guī)定的采購(gòu)結(jié)算流程辦理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致結(jié)算延誤或錯(cuò)誤的；提供虛假采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，騙取公司資金的；擅自更改采購(gòu)合同條款，增加采購(gòu)成本或損害公司利益的；與供應(yīng)商勾結(jié)，謀取私利，損害公司利益的；其他違反公司規(guī)定和法律法規(guī)的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予以下責(zé)任追究方式：