珠海外賓接待管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范珠海外賓接待工作，展現(xiàn)珠海良好形象，促進對外交流與合作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于珠海市內(nèi)各級行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等接待來訪外賓的活動。（三）基本原則1.熱情友好：以熱情、真誠的態(tài)度接待外賓，展現(xiàn)珠海的開放與包容。2.禮賓規(guī)范：嚴(yán)格遵循國際通行的禮賓禮儀和外交慣例，確保接待工作得體、規(guī)范。3.務(wù)實節(jié)儉：注重實效，合理安排接待活動，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費。4.安全有序：確保外賓在珠期間的人身安全和活動順利進行，維護社會穩(wěn)定。二、接待職責(zé)分工（一）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市外賓接待工作，研究解決接待工作中的重大問題。（二）接待部門職責(zé)1.外事部門負責(zé)制定外賓接待計劃和禮賓安排。審核接待方案，確保符合外事政策和禮賓規(guī)范。協(xié)調(diào)解決接待過程中的外事問題。2.對口業(yè)務(wù)部門根據(jù)外賓來訪目的和業(yè)務(wù)需求，負責(zé)安排專業(yè)對口的交流活動。提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和背景介紹，協(xié)助接待部門做好接待工作。3.后勤保障部門負責(zé)安排外賓的食宿、交通、醫(yī)療等后勤保障工作。確保接待場所的安全、衛(wèi)生和設(shè)施設(shè)備正常運行。4.安全保衛(wèi)部門制定外賓接待安全保衛(wèi)方案，落實安全保衛(wèi)措施。維護接待場所及周邊的治安秩序，確保外賓人身和財產(chǎn)安全。三、接待準(zhǔn)備工作（一）信息收集1.提前了解外賓的基本情況，包括姓名、職務(wù)、國籍、來訪目的、行程安排等。2.收集外賓所在國家或地區(qū)的政治、經(jīng)濟、文化、風(fēng)俗習(xí)慣等信息，以便有針對性地做好接待工作。（二）接待方案制定1.根據(jù)外賓來訪信息，制定詳細的接待方案，包括接待規(guī)格、日程安排、活動內(nèi)容、陪同人員、禮賓禮儀等。2.接待方案應(yīng)報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并根據(jù)審批意見進行修改完善。（三）場地安排1.根據(jù)接待活動的規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的接待場所，如酒店、會議室、參觀考察地點等。2.對接待場所進行布置，確保環(huán)境整潔、舒適，符合禮賓要求。（四）人員安排1.確定陪同人員名單，明確各人員的職責(zé)分工。2.對陪同人員進行外事禮儀培訓(xùn)，使其熟悉外賓所在國家或地區(qū)的風(fēng)俗習(xí)慣和禮賓規(guī)范。（五）物資準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備好外賓所需的辦公用品、禮品、宣傳資料等物資。2.對物資進行檢查和驗收，確保質(zhì)量和數(shù)量符合要求。四、接待活動實施（一）迎送安排1.根據(jù)外賓的身份和來訪性質(zhì)，安排相應(yīng)規(guī)格的迎送儀式。2.迎送人員應(yīng)提前到達指定地點，做好迎接和送行的準(zhǔn)備工作。（二）會見會談1.安排合適的會見會談場所，提前做好座位安排、資料準(zhǔn)備等工作。2.會見會談過程中，應(yīng)注意語言表達、禮儀規(guī)范和時間控制，確保交流順暢、高效。（三）參觀考察1.根據(jù)外賓的興趣和需求，安排有針對性的參觀考察活動。2.提前與參觀考察單位溝通協(xié)調(diào)，做好講解介紹、安全保障等工作。（四）宴請活動1.根據(jù)接待規(guī)格和外賓飲食習(xí)慣，安排合適的宴請活動。2.嚴(yán)格控制宴請標(biāo)準(zhǔn)，避免鋪張浪費。宴請過程中，應(yīng)注意飲食衛(wèi)生和禮儀規(guī)范。（五）文化交流活動1.結(jié)合珠海的文化特色，安排豐富多彩的文化交流活動，如文藝演出、民俗展示、文化講座等。2.通過文化交流活動，增進外賓對珠海的了解和認識，促進中外文化交流與合作。（六）安全保障1.安全保衛(wèi)部門要加強對接待活動現(xiàn)場及周邊的安全保衛(wèi)工作，確保外賓人身和財產(chǎn)安全。2.制定應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)對突發(fā)事件的準(zhǔn)備工作，確保接待活動順利進行。五、禮賓禮儀規(guī)范（一）見面禮儀1.迎接外賓時，應(yīng)主動上前握手，握手時要注意力度適中、時間適度。2.介紹雙方人員時，應(yīng)遵循先主后賓、先長后幼、先女后男的順序。3.稱呼外賓時，應(yīng)使用恰當(dāng)?shù)淖鸱Q，如先生、女士、閣下等。（二）交談禮儀1.與外賓交談時，要保持禮貌、熱情、專注，注意傾聽對方講話。2.語言表達要清晰、準(zhǔn)確、簡潔，避免使用生僻詞匯和方言。3.尊重外賓的觀點和意見，不要輕易打斷對方講話，如有不同意見，應(yīng)委婉表達。（三）宴請禮儀1.宴請外賓時，要提前確定菜單，注意飲食禁忌和口味搭配。2.用餐過程中，要注意禮儀規(guī)范，如使用餐具、保持餐桌衛(wèi)生等。3.祝酒時，要根據(jù)外賓的習(xí)慣和場合選擇合適的方式，注意不要強行勸酒。（四）參觀禮儀1.參觀過程中，要遵守參觀單位的規(guī)定，聽從講解人員的安排。2.注意保持參觀場所的環(huán)境衛(wèi)生，不要隨意觸摸展品和設(shè)施。3.如有問題需要詢問，應(yīng)禮貌地向講解人員或相關(guān)工作人員提出。六、接待經(jīng)費管理（一）預(yù)算編制1.接待部門應(yīng)根據(jù)接待方案和實際需求，編制接待經(jīng)費預(yù)算，明確各項費用的開支標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.接待經(jīng)費預(yù)算應(yīng)報財務(wù)部門審核，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）經(jīng)費報銷1.接待活動結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，按照財務(wù)制度進行報銷。2.報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，符合財務(wù)規(guī)定的審批流程。（三）經(jīng)費監(jiān)督1.財務(wù)部門要加強對接待經(jīng)費的管理和監(jiān)督，定期對經(jīng)費使用情況進行檢查。2.發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保接待經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。七、后續(xù)工作（一）總結(jié)評估1.接待活動結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時對活動進行總結(jié)評估，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。2.總結(jié)評估報告應(yīng)報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組和相關(guān)部門備案。（二）資料歸檔1.對接待活動中形成的各類文件、資料、照片、視頻等進行整理歸檔，建立完善的接待檔案。2.接待檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和參考。（三）外事回訪1.根據(jù)外事交流的對等原則，適