集團(tuán)檔案組管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案組的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高集團(tuán)整體運營效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案組管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案組對全集團(tuán)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映集團(tuán)各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.方便利用原則：以服務(wù)集團(tuán)發(fā)展為宗旨，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各子公司、分公司檔案組的管理工作。3.集中管理集團(tuán)重要檔案，包括但不限于集團(tuán)規(guī)劃、年度計劃、重大決策、合同協(xié)議、財務(wù)審計等檔案。4.組織開展檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推動檔案數(shù)字化管理。（二）子公司、分公司檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度，結(jié)合本單位實際，制定具體的實施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期向集團(tuán)檔案管理部門報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。4.配合集團(tuán)檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作。做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案安全。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。協(xié)助開展檔案信息化錄入和維護(hù)工作。2.檔案主管負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作安排和人員管理。審核檔案整理質(zhì)量和歸檔范圍，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。組織制定檔案鑒定銷毀計劃，按規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。參與檔案利用工作，提供專業(yè)的檔案信息咨詢和服務(wù)。3.檔案部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理政策和制度。制定檔案工作計劃和目標(biāo)，保障檔案管理工作與集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他部門的關(guān)系，爭取各方支持和配合。對檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策，確保檔案管理工作順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)總部各部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.子公司、分公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、黨群工作等方面形成的具有保存價值的檔案。3.集團(tuán)對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.集團(tuán)重要會議、活動形成的文件、記錄、紀(jì)要等。5.集團(tuán)財務(wù)、審計、統(tǒng)計等方面的報表、賬簿、憑證等檔案。6.集團(tuán)知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)檔案，如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等申請文件及證書。7.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)檔案，如項目成果、調(diào)研報告等（根據(jù)實際情況確定是否納入集團(tuán)統(tǒng)一管理）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、齊全，字跡清晰，載體完整。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、財務(wù)審計、人事檔案等類別。每一大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、機(jī)要保密等二級類目。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式，確保編號的簡潔性和可擴(kuò)展性。3.編目編制檔案目錄，包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用等。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從集團(tuán)歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)需求和社會價值等方面綜合考慮檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考國家檔案局制定的檔案保管期限表，結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)特點，確定各類檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進(jìn)行重點鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由兩名以上檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在相關(guān)目錄和檢索工具中予以注明，并永久保存銷毀記錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.子公司、分公司應(yīng)根據(jù)實際情況，設(shè)立相對獨立的檔案保管場所，確保檔案安全。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲于不同介質(zhì)，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.庫房管理人員應(yīng)熟悉檔案保管知識和技能，做好庫房的日常維護(hù)和管理工作。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期通風(fēng)換氣，調(diào)節(jié)溫濕度，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障集團(tuán)和相關(guān)方的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，確保檔案信息不泄露。3.方便快捷原則，提高檔案利用效率，滿足利用者需求。（二）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.集團(tuán)員工因個人權(quán)益維護(hù)、工作交接等原因查閱本人相關(guān)檔案。3.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、合作業(yè)務(wù)需求等，經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。（五）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程中的信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓檔案信息。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處。3.對涉及集團(tuán)商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制利用范圍和知悉人員。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立集團(tuán)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為集團(tuán)決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.實現(xiàn)檔案信息資源共享，促進(jìn)集團(tuán)內(nèi)部協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限等元數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與對應(yīng)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，存儲于檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)器或存儲設(shè)備中。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案基本信息和全文數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、責(zé)任者、日期等進(jìn)行快速檢索，支持模糊查詢和組合查詢。3.借閱管理：辦理檔案借閱申請、審批、登記、歸還等手續(xù)，實時跟蹤檔案借閱狀態(tài)。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的檔案訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表。6.備份恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全保障1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計劃，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)檔案管理部門定期對各子公司、分公司檔案組的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等。2.監(jiān)督檢查可采取實地檢查、查閱檔案、聽取匯報等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，要求限期整改。