專車采購項(xiàng)目管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司專車采購項(xiàng)目的管理，確保采購過程公開、公平、公正，提高采購效率，保證所采購專車符合公司實(shí)際需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有專車采購項(xiàng)目，包括但不限于車輛選型、采購流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本、使用成本等因素，實(shí)現(xiàn)效益最大化。3.透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，保障各相關(guān)方的知情權(quán)。4.質(zhì)量原則：所采購專車必須具備良好的質(zhì)量和性能，滿足公司實(shí)際使用要求。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定專車采購計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排，確定采購車型、數(shù)量等。2.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商、進(jìn)行商務(wù)談判等。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的相關(guān)問題，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)完成采購任務(wù)。（二）使用部門1.提出專車的具體使用需求，包括車型、配置、性能要求等，為采購部門提供參考依據(jù)。2.參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作，對車輛的適用性和質(zhì)量進(jìn)行評估。3.協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通，反饋使用過程中出現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和財(cái)務(wù)核算工作。（四）法務(wù)部門1.對采購合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性。2.為采購過程提供法律咨詢和支持，處理可能出現(xiàn)的法律糾紛。（五）審計(jì)部門1.對專車采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性和效益性。2.對采購項(xiàng)目的資金使用情況進(jìn)行審計(jì)，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。三、采購流程（一）需求調(diào)研與計(jì)劃制定1.使用部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，對專車的使用場景、功能需求、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研。2.結(jié)合調(diào)研結(jié)果，制定專車采購計(jì)劃，明確采購車型、預(yù)算、時(shí)間要求等，并提交給采購部門。（二）供應(yīng)商選擇與邀請1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。2.對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為邀請對象。3.向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購邀請，明確采購項(xiàng)目的要求、規(guī)格、報(bào)價(jià)截止時(shí)間等。（三）報(bào)價(jià)與商務(wù)談判1.供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件，包括車輛配置、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、付款方式、交貨期、售后服務(wù)承諾等，爭取最有利的采購條件。（四）技術(shù)評審1.使用部門和相關(guān)技術(shù)人員對供應(yīng)商提供的車輛技術(shù)方案進(jìn)行評審，評估車輛的性能、配置、安全性等是否符合公司需求。2.技術(shù)評審可采用實(shí)地考察、樣品測試、技術(shù)交流等方式進(jìn)行，確保所采購車輛的技術(shù)指標(biāo)滿足要求。（五）合同簽訂1.根據(jù)商務(wù)談判和技術(shù)評審結(jié)果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保車輛按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.在車輛交付前，采購部門應(yīng)通知使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（七）驗(yàn)收1.成立驗(yàn)收小組，由使用部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.驗(yàn)收小組按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對車輛進(jìn)行驗(yàn)收，包括車輛外觀、內(nèi)飾、配置、性能、質(zhì)量證明文件等方面的檢查。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收報(bào)告，作為支付采購款項(xiàng)的依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)車輛存在質(zhì)量問題或不符合合同要求的情況，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。（八）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保資金安全和支付的準(zhǔn)確性。四、車輛選型與配置標(biāo)準(zhǔn)（一）選型原則1.適用性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和使用場景，選擇合適的車型，確保車輛能夠滿足工作需要。2.可靠性原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的車型，減少車輛故障和維修次數(shù)，降低使用成本。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足需求的前提下，綜合考慮車輛的采購成本、油耗、維修保養(yǎng)費(fèi)用等因素，選擇性價(jià)比高的車型。4.安全性原則：車輛應(yīng)具備良好的安全性能，符合國家相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，保障駕乘人員的生命安全。（二）配置標(biāo)準(zhǔn)1.基本配置：包括但不限于車輛外觀顏色、內(nèi)飾材質(zhì)、座椅配置、空調(diào)系統(tǒng)、音響系統(tǒng)等，應(yīng)滿足公司日常使用需求。2.功能性配置：根據(jù)不同業(yè)務(wù)需求，可配備相應(yīng)的功能性配置，如導(dǎo)航系統(tǒng)、倒車影像、行車記錄儀、車載通訊設(shè)備等。3.安全配置：必須配備必要的安全配置，如安全氣囊、防抱死制動(dòng)系統(tǒng)（ABS）、車身穩(wěn)定控制系統(tǒng)（ESC）等，確保車輛行駛安全。（三）特殊要求配置對于有特殊業(yè)務(wù)需求的部門，可根據(jù)實(shí)際情況提出特殊配置要求，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后納入采購范圍。特殊配置要求應(yīng)在采購計(jì)劃中明確說明，并在采購過程中進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和審核。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和市場價(jià)格行情，編制專車采購預(yù)算草案，明確各項(xiàng)采購費(fèi)用的預(yù)算金額。2.預(yù)算草案應(yīng)包括車輛采購價(jià)格、購置稅、保險(xiǎn)費(fèi)、上牌費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、售后服務(wù)費(fèi)等所有與采購相關(guān)的費(fèi)用。3.財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，提出審核意見，確保預(yù)算的合理性和可行性。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。2.在采購過程中，如因市場價(jià)格波動(dòng)、需求變更等原因?qū)е骂A(yù)算調(diào)整的，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)督與控制1.財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.審計(jì)部門對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算資金的合理使用和合規(guī)支出。六、售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)要求1.供應(yīng)商應(yīng)提供完善的售后服務(wù)承諾，包括車輛保修期限、維修保養(yǎng)服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時(shí)間等。2.售后服務(wù)應(yīng)涵蓋車輛的日常保養(yǎng)、故障維修、零部件更換等方面，確保車輛始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。（二）售后服務(wù)協(xié)議簽訂采購合同中應(yīng)明確售后服務(wù)條款，與供應(yīng)商簽訂售后服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。售后服務(wù)協(xié)議應(yīng)包括售后服務(wù)的具體內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用承擔(dān)方式等。（三）售后服務(wù)監(jiān)督與評估1.使用部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)反饋車輛使用過程中出現(xiàn)的問題和對售后服務(wù)的意見建議。2.采購部門定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)情況進(jìn)行評估，評估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商售后服務(wù)不到位，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對專車采購項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解車輛價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況，通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對采購項(xiàng)目的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。同時(shí)，在合同中約定質(zhì)量違約責(zé)任，確保車輛質(zhì)量符合要求。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同簽訂前，由法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，避免合同糾紛。在合同履行過程中，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購過程合法合規(guī)。加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識。在遇到法律問題時(shí)，及時(shí)咨詢法務(wù)部門，尋求專業(yè)法律支持。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行評估和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)影響。八、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集與專車采購項(xiàng)目相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、市場價(jià)格信息、車輛技術(shù)信息等。2.對收集到的信息進(jìn)行整理和分析，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）采購文檔管理1.采購過程中產(chǎn)生的各類文檔，如采購計(jì)劃、采購邀請文件、報(bào)價(jià)文件、商務(wù)談判記錄、技術(shù)評審報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。2.采購文檔應(yīng)分類存放，便于查詢和使用。同時(shí)，建立電子文檔備份制度，確保文檔的安全性和完整性。（三）信息溝通與共享1.建立采購項(xiàng)目信息溝通機(jī)制，采購部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)溝通采購項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問題及解決方案等信息。2.利用公司