非工程采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司非工程采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有非工程類物資及服務的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料、咨詢服務、廣告宣傳等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭的權(quán)利。4.誠信原則：采購雙方應誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購預算。3.審定重大采購項目的采購方式、采購文件和評標標準。4.決策其他與采購相關(guān)的重大事項。（二）采購執(zhí)行部門公司采購部門為采購執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行采購決策機構(gòu)的決議。2.制定和完善采購管理制度、流程和標準。3.編制采購計劃，組織采購活動，簽訂采購合同。4.負責供應商管理，包括供應商開發(fā)、評估、選擇、考核等。5.協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，處理采購糾紛。6.收集、整理采購信息，建立采購檔案。（三）需求部門需求部門是采購需求的提出者和采購結(jié)果的使用者，其主要職責包括：1.根據(jù)公司業(yè)務需求，準確提出采購申請。2.參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、評標等工作。3.對采購物資和服務進行驗收，反饋使用過程中的問題。（四）財務部門財務部門負責采購資金的預算管理、支付審核和成本核算等工作，其主要職責包括：1.審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交相關(guān)技術(shù)文件和預算說明。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，包括采購需求的合理性、預算的準確性等。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大或重大采購項目，采購部門審核后提交采購決策委員會審批。3.審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請返回需求部門并說明原因。（三）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合市場供應情況和公司庫存狀況，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報采購部門負責人審核。（四）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行調(diào)查和評估，包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。選擇符合要求的供應商進行開發(fā)，邀請其參與公司采購項目的投標或報價。2.供應商評估與選擇采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、價格等方面。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應商評估檔案，對供應商進行分類管理。在采購項目中，采購部門根據(jù)采購需求和供應商評估情況，選擇合適的供應商參與采購活動。選擇供應商時應遵循公平、公正、公開的原則，采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商。3.供應商考核采購部門定期對供應商的表現(xiàn)進行考核，考核結(jié)果作為供應商續(xù)用、淘汰的依據(jù)。對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應淘汰該供應商。（五）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于達到國家規(guī)定招標限額標準的采購項目，應按照相關(guān)法律法規(guī)進行招標采購。2.采購文件編制采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、詢價文件、談判文件、采購合同等。采購文件應明確采購物資或服務的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、價格要求、交貨期、售后服務等內(nèi)容，確保采購文件的準確性和完整性。3.采購談判與簽約采購部門組織與選定的供應商進行采購談判，就采購文件中的各項條款進行協(xié)商，達成一致意見。采購談判結(jié)束后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法律部門審核后，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。（六）采購驗收1.采購物資或服務到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和人員等。2.采購物資或服務到貨后，需求部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。3.對于驗收合格的采購物資或服務，需求部門應在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的采購物資或服務，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，提交財務部門審核。2.財務部門對《付款申請表》進行審核，包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項，采購部門應在合同中明確預付款的比例和支付條件，并在預付款支付前對供應商的履約能力進行評估。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.針對不同類型的風險，分析其可能產(chǎn)生的原因和影響程度。（二）風險評估1.采購部門采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對策略。（三）風險應對1.市場風險應對關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量。與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方協(xié)商調(diào)整采購價格。2.供應商風險應對加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商。與供應商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務，約定違約責任，降低供應商違約風險。3.質(zhì)量風險應對在采購文件中明確質(zhì)量標準和驗收要求，加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理。要求供應商提供質(zhì)量保證文件，對采購物資進行抽檢或送檢，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。4.合同風險應對采購合同簽訂前，由法律部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.付款風險應對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，避免提前付款或逾期付款。加強對供應商發(fā)票的審核，確保發(fā)票的真實性和合規(guī)性。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守相關(guān)法律法規(guī)和政策要求。2.對于涉及公共利益、社會關(guān)注度較高的采購項