業(yè)務(wù)印章管理辦法停用一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)印章管理，規(guī)范印章使用行為，防范風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。本辦法適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中涉及的各類印章管理。（二）適用范圍本辦法所指業(yè)務(wù)印章包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章等。涵蓋公司對外簽訂合同、開具發(fā)票、辦理各類業(yè)務(wù)手續(xù)等所有涉及印章使用的場景。（三）基本原則1.合法性原則印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保印章使用合法合規(guī)。2.安全性原則建立健全印章安全管理制度，采取有效措施保障印章安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.審慎性原則印章使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審批流程，確保用印事項真實、合法、有效，避免因不當(dāng)用印給公司帶來損失。4.責(zé)任追究原則對違反印章管理規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制業(yè)務(wù)印章的，由使用部門提出書面申請，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司行政管理部門。2.行政管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后，統(tǒng)一提交公司法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，行政管理部門指定具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝槐仨殗?yán)格按照公司提供的樣式和要求進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量。4.印章刻制完成后，由行政管理部門會同使用部門對印章進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括印章規(guī)格、樣式、文字、圖案等是否符合要求，印章材質(zhì)是否合格等。驗收合格后，填寫《印章驗收登記表》，雙方簽字確認(rèn)。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.啟用通知應(yīng)同時抄送公司財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的工作銜接。3.新印章啟用時，應(yīng)由行政管理部門會同使用部門共同在《印章使用登記表》上記錄印章啟用情況，包括啟用日期、啟用印章名稱、印章編號等信息，并簽字確認(rèn)。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司各類業(yè)務(wù)印章實行專人保管制度。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)印章的保管，并將保管人員名單報行政管理部門備案。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管工作時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全移交。（二）保管方式1.業(yè)務(wù)印章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章箱等。保險柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，鑰匙應(yīng)由保管人員和部門負(fù)責(zé)人分別保管，確保保險柜安全。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方，防止印章被盜用或丟失。3.對于重要業(yè)務(wù)印章，如公司公章、合同專用章等，應(yīng)實行雙人保管制度，由兩名保管人員分別持有印章的不同部分，共同使用印章時，雙方應(yīng)同時在場。（三）保管環(huán)境要求1.印章保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止印章受潮、生銹、損壞等情況發(fā)生。2.應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保印章保管場所的安全。3.定期對印章保管場所進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保印章保管環(huán)境安全可靠。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司業(yè)務(wù)印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出規(guī)定范圍使用印章。2.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項；合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同；財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)事項；發(fā)票專用章主要用于公司開具發(fā)票；業(yè)務(wù)專用章主要用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署、業(yè)務(wù)辦理等。（二）使用流程1.用印申請使用部門或個人需要使用業(yè)務(wù)印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司行政管理部門。2.審核審批行政管理部門對《印章使用申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印事項是否符合公司規(guī)定、用印文件是否真實有效、用印流程是否合規(guī)等。審核通過后，報公司法定代表人或其授權(quán)人審批。3.印章使用經(jīng)審批同意后，印章保管人員根據(jù)審批意見，在《印章使用登記表》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印事項、審批人等信息，并按照規(guī)定的使用范圍和要求使用印章。4.用印登記用印完成后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印情況，并將《印章使用申請表》、用印文件等資料存檔保管。（三）使用要求1.印章使用應(yīng)確保用印文件內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行，不得擅自更改用印內(nèi)容、用印范圍等。3.印章使用應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜、重疊等。4.印章使用完畢后，應(yīng)及時將印章歸還原保管處，并妥善保管好相關(guān)用印資料。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用的，應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)。2.印章?lián)p壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用的，應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)。（二）停用流程1.使用部門或個人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司行政管理部門。2.行政管理部門對《印章停用申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，報公司法定代表人或其授權(quán)人審批。3.經(jīng)審批同意后，行政管理部門在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期、停用印章名稱等信息。4.印章停用通知應(yīng)同時抄送公司財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的工作銜接。（三）銷毀程序1.對于停用的印章，應(yīng)由行政管理部門會同使用部門共同進(jìn)行銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章銷毀日期、銷毀印章名稱、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。4.《印章銷毀登記表》應(yīng)存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)定期對業(yè)務(wù)印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用情況、停用與銷毀情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或個人限期整改。（二）責(zé)任追究1.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.因印章被盜用、冒用、丟失等原因給公司造成損失的，由印章保管人員或相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七