行政外包管理暫行辦法總則目的為規(guī)范本公司/組織行政外包活動(dòng)，提高行政工作效率，降低行政運(yùn)營(yíng)成本，確保行政服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織行政外包業(yè)務(wù)的全過程管理，包括但不限于辦公場(chǎng)地租賃、物業(yè)管理、餐飲服務(wù)、車輛租賃、文件印刷等行政外包項(xiàng)目。基本原則1.合法合規(guī)原則：行政外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：以滿足公司/組織行政工作需求為核心，優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量行政服務(wù)的外包供應(yīng)商。3.成本效益原則：在保證行政服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過合理選擇外包項(xiàng)目、優(yōu)化外包流程等方式，實(shí)現(xiàn)成本效益的最大化。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)外包業(yè)務(wù)進(jìn)行全面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。外包項(xiàng)目管理外包項(xiàng)目需求分析1.明確行政工作需求：各部門應(yīng)根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，梳理行政工作內(nèi)容，明確需要外包的項(xiàng)目及服務(wù)要求。2.需求評(píng)估與論證：行政管理部門對(duì)各部門提出的外包需求進(jìn)行評(píng)估和論證，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、成本效益、風(fēng)險(xiǎn)等因素，確定最終的外包項(xiàng)目清單。外包項(xiàng)目供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良記錄。服務(wù)能力：擁有專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)和完善的服務(wù)體系，能夠滿足公司/組織行政工作需求。價(jià)格合理：報(bào)價(jià)具有競(jìng)爭(zhēng)力，且價(jià)格構(gòu)成清晰合理。經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)：具有類似行政外包項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和良好業(yè)績(jī)。2.供應(yīng)商選擇流程發(fā)布招標(biāo)信息：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、招標(biāo)平臺(tái)等渠道發(fā)布外包項(xiàng)目招標(biāo)信息，明確項(xiàng)目要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)方式等內(nèi)容。供應(yīng)商報(bào)名：符合條件的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)名，并提交相關(guān)資質(zhì)證明文件、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)等資料。初步篩選：行政管理部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。實(shí)地考察：對(duì)通過初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況、服務(wù)能力、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)等。綜合評(píng)審：成立評(píng)審小組，對(duì)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，按照評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，確定中標(biāo)候選人。合同簽訂：根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂行政外包合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用支付等條款。外包項(xiàng)目合同管理1.合同簽訂：合同簽訂前，行政管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。2.合同執(zhí)行：合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自義務(wù)。行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督供應(yīng)商的服務(wù)執(zhí)行情況，定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.合同變更：如因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因需要變更合同內(nèi)容，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。4.合同終止：合同期滿或因其他原因需要終止合同的，雙方應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。行政管理部門應(yīng)組織對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行全面驗(yàn)收，確保無遺留問題。外包服務(wù)質(zhì)量管理服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.明確服務(wù)質(zhì)量要求：根據(jù)外包項(xiàng)目特點(diǎn)和公司/組織需求，制定詳細(xì)的服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量考核指標(biāo)等。2.標(biāo)準(zhǔn)公示與培訓(xùn)：將服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)向供應(yīng)商進(jìn)行公示，并組織供應(yīng)商相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉并理解服務(wù)質(zhì)量要求。服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核1.日常監(jiān)督：行政管理部門安排專人負(fù)責(zé)對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。2.定期考核：建立服務(wù)質(zhì)量考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)估?？己朔绞娇刹捎矛F(xiàn)場(chǎng)檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋等多種形式。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行警告、扣罰費(fèi)用、限期整改等處理。如供應(yīng)商連續(xù)多次考核不達(dá)標(biāo)，公司/組織有權(quán)終止與其簽訂的外包合同。服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)1.問題分析與整改：針對(duì)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和考核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，組織供應(yīng)商進(jìn)行分析，查找原因，制定整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享：定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)情況進(jìn)行總結(jié)，分享成功經(jīng)驗(yàn)和案例，不斷完善服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理流程。外包費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算編制1.費(fèi)用估算：根據(jù)外包項(xiàng)目需求和市場(chǎng)行情，對(duì)行政外包費(fèi)用進(jìn)行初步估算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的大致范圍。2.預(yù)算編制：行政管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門，結(jié)合公司/組織年度預(yù)算安排，編制行政外包費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。費(fèi)用支付管理1.支付申請(qǐng)：供應(yīng)商按照合同約定提交費(fèi)用支付申請(qǐng)，經(jīng)行政管理部門審核確認(rèn)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理支付手續(xù)。2.支付審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用金額是否準(zhǔn)確、支付依據(jù)是否充分、合同執(zhí)行情況是否符合要求等。3.支付執(zhí)行：審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行費(fèi)用支付，并做好賬務(wù)處理。費(fèi)用核算與分析1.費(fèi)用核算：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)行政外包費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出準(zhǔn)確無誤。2.費(fèi)用分析：對(duì)行政外包費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，分析費(fèi)用變動(dòng)原因，為費(fèi)用控制和決策提供依據(jù)。外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對(duì)外包業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略制定：針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.具體措施實(shí)施：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，采取具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，要求供應(yīng)商提供履約保證金、購(gòu)買商業(yè)保險(xiǎn)等方式轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量檢查和評(píng)估，減輕服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)涉及信息的保護(hù)，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.預(yù)警發(fā)布：當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。信息管理信息收集與整理1.供應(yīng)商信息收集：建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)、業(yè)績(jī)等資料，并進(jìn)行整理歸檔。2.外包業(yè)務(wù)信息收集：收集行政外包業(yè)務(wù)過程中的各類信息，包括合同簽訂、服務(wù)執(zhí)行、質(zhì)量考核、費(fèi)用支付等信息，并進(jìn)行分類整理。信息共享與利用1.信息共享平臺(tái)建設(shè)：搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)行政管理部