行政快遞規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政快遞管理，規(guī)范快遞收發(fā)流程，提高工作效率，確保快遞安全、準確、及時送達，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要收發(fā)的行政快遞，包括文件、資料、物品等。（三）基本原則1.準確高效原則：確?？爝f信息準確無誤，快速處理，及時送達，提高工作效率。2.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確?？爝f內(nèi)容安全，防止信息泄露。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責任，做到責任到人，便于追溯和管理。二、寄件管理（一）寄件申請1.各部門因工作需要寄發(fā)行政快遞時，需填寫《行政快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、寄件原因等信息。2.《行政快遞寄件申請表》由部門負責人審核簽字后，交至行政部門。（二）快遞選擇1.行政部門根據(jù)寄件內(nèi)容、重量、目的地等因素，綜合考慮快遞公司的服務質(zhì)量、價格、時效等，選擇合適的快遞公司。2.優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議的快遞公司，以確保服務質(zhì)量和價格優(yōu)惠。（三）包裝要求1.寄件人應確?？爝f包裝完好、牢固，能夠有效保護快遞內(nèi)容不受損壞。2.對于易碎物品，應采取防震、防撞等措施，并在外包裝上注明“易碎物品，小心輕放”字樣。3.對于重要文件和資料，應進行密封包裝，并在封口處加蓋部門印章或簽字確認。（四）寄件登記1.行政部門收到《行政快遞寄件申請表》后，對寄件信息進行審核，無誤后進行寄件登記。2.寄件登記內(nèi)容包括寄件日期、寄件人、收件人、快遞單號、快遞內(nèi)容、寄件原因等。3.行政部門將寄件登記信息錄入公司快遞管理系統(tǒng)，以便查詢和跟蹤。（五）費用結(jié)算1.行政快遞寄件費用由寄件部門承擔，費用標準按照與快遞公司簽訂的協(xié)議執(zhí)行。2.每月末，行政部門統(tǒng)計當月寄件費用，制作《行政快遞寄件費用明細表》，交至財務部門審核結(jié)算。3.財務部門根據(jù)《行政快遞寄件費用明細表》進行費用核算，并從寄件部門的費用預算中扣除相應款項。三、收件管理（一）收件通知1.快遞公司將行政快遞送達公司后，行政部門收件人員應及時接收，并核對快遞單號、收件人姓名、地址等信息。2.對于收件人明確的快遞，行政部門收件人員應及時通知收件人領取，并做好領取記錄。3.對于收件人不明確的快遞，行政部門收件人員應根據(jù)快遞內(nèi)容和寄件人信息，嘗試聯(lián)系相關部門或人員，確定收件人。（二）收件登記1.行政部門收件人員接收快遞后，應立即進行收件登記。2.收件登記內(nèi)容包括收件日期、快遞單號、收件人、寄件人、快遞內(nèi)容等。3.行政部門收件人員將收件登記信息錄入公司快遞管理系統(tǒng)，以便查詢和跟蹤。（三）收件分發(fā)1.行政部門收件人員根據(jù)收件登記信息，將快遞及時分發(fā)給相應的部門或人員。2.對于重要文件和資料，行政部門收件人員應優(yōu)先分發(fā)，并確保收件人及時簽收。3.收件人收到快遞后，應在《行政快遞收件登記表》上簽字確認。（四）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)快遞有破損、丟失、延誤等異常情況，行政部門收件人員應及時與快遞公司聯(lián)系，了解情況，并要求快遞公司按照相關規(guī)定進行處理。2.行政部門收件人員應將快遞異常情況及時反饋給寄件部門，并協(xié)助寄件部門進行后續(xù)處理。3.對于因快遞異常給公司造成損失的，行政部門應根據(jù)相關規(guī)定，追究快遞公司的責任，并要求快遞公司進行賠償。四、快遞費用管理（一）費用標準1.行政快遞費用標準根據(jù)快遞公司的收費標準和公司與快遞公司簽訂的協(xié)議確定。2.行政部門應定期對快遞費用標準進行評估和調(diào)整，確保費用合理、公平。（二）費用核算1.行政部門每月末對當月快遞費用進行核算，制作《行政快遞費用明細表》。2.《行政快遞費用明細表》應詳細列出每筆快遞的單號、寄件人、收件人、快遞內(nèi)容、費用金額等信息。3.行政部門將《行政快遞費用明細表》交至財務部門審核。（三）費用報銷1.各部門快遞費用報銷時，應填寫《費用報銷單》，并附上《行政快遞寄件申請表》、快遞發(fā)票等相關憑證。2.財務部門對《費用報銷單》進行審核，審核無誤后予以報銷。3.對于不符合報銷規(guī)定的快遞費用，財務部門有權拒絕報銷。五、快遞安全管理（一）人員管理1.行政部門負責快遞收發(fā)工作的人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守公司規(guī)章制度。2.行政部門應定期對快遞收發(fā)人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和安全意識。（二）場所管理1.公司應設立專門的快遞收發(fā)場所，確?？爝f存放安全、有序。2.快遞收發(fā)場所應配備必要的消防、防盜等設施，確保快遞安全。（三）信息安全管理1.行政部門應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確?？爝f信息安全。2.對于涉及公司機密的快遞，行政部門應采取加密、密封等措施，防止信息泄露。3.行政部門應定期對快遞管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責對各部門行政快遞管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對快遞收發(fā)流程、費用管理、安全管理等進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括寄件申請、快遞選擇、包裝要求、寄件登記、收件通知、收件登記、收件分發(fā)、異常處理、費用核算、費用報銷、快遞安全管理等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.公司將行政快遞管理工作納入各部門績效考核體系，對各部門行政快遞管理情況進行考核評價。2.考核評價指標包括快遞收發(fā)及時率、準確率、費用控制情況、安全管理情況等方面。3.