非授信檔案管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司非授信檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的非授信檔案的管理。定義1.非授信檔案：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，與授信業(yè)務(wù)無關(guān)的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司非授信檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。檔案收集收集范圍1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人力資源類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.市場(chǎng)營銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營銷活動(dòng)記錄等。5.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、技術(shù)資料等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類檔案，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交，不得擅自留存。檔案整理整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)：保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：提高檔案管理效率。整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如行政管理類、人力資源類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙張較小、零散的文件進(jìn)行裝訂，保持文件的完整性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。檔案歸檔歸檔范圍經(jīng)整理后的各類檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期接收各部門移交的檔案，并進(jìn)行核對(duì)。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，目錄清晰，裝訂整齊。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔情況。檔案保管保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司重要文件、合同協(xié)議等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體期限根據(jù)檔案性質(zhì)確定。保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案安全。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。檔案查閱查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱非授信檔案。查閱流程1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，安排查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，并進(jìn)行登記。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。檔案借閱借閱范圍公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱非授信檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程1.借閱單位或個(gè)人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門收取一定的押金，并與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》。4.借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。6.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門檢查檔案無損壞后，退還押金。檔案銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因其他原因需要銷毀的檔案。銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理人員的工作情況。檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：對(duì)檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。問題整改1.檔案管理監(jiān)督小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《