規(guī)范電子文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件的管理，包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等全過(guò)程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子文件應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：電子文件應(yīng)包含其形成過(guò)程中所必需的全部信息，確保文件的完整性。3.可用性原則：電子文件應(yīng)便于查找、使用和共享，滿足公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要。4.安全性原則：采取有效措施保障電子文件的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。（四）管理職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)制定和完善公司電子文件管理辦法，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子文件管理工作，對(duì)電子文件管理情況進(jìn)行檢查和考核。負(fù)責(zé)公司電子文件的集中存儲(chǔ)和保管，建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)。負(fù)責(zé)電子文件的備份和恢復(fù)工作，確保電子文件的安全性和可用性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作，確保電子文件的質(zhì)量。按照公司電子文件管理辦法的要求，對(duì)本部門電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管。負(fù)責(zé)本部門電子文件的利用和共享，按照規(guī)定權(quán)限提供電子文件查閱、借閱服務(wù)。配合公司辦公室做好電子文件的備份和恢復(fù)工作，以及電子文件管理情況的檢查和考核工作。二、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)形成電子文件。電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一的辦公軟件或業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行制作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.電子文件的形成過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括文件的起草、審核、簽發(fā)、修改等環(huán)節(jié)，記錄應(yīng)真實(shí)、完整、可追溯。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)收集和完整。收集的電子文件應(yīng)包括正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。2.對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸、電子郵件等方式接收的電子文件，接收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)和收集，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.電子文件收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件格式錯(cuò)誤、內(nèi)容不完整等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與文件形成部門溝通，要求其進(jìn)行修改和補(bǔ)充。三、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理1.收集到的電子文件應(yīng)按照公司制定的分類方案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.電子文件應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和檢索。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、簡(jiǎn)單，易于操作。3.電子文件應(yīng)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、來(lái)源等信息，確保電子文件的可理解性和可追溯性。（二）電子文件的歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的電子文件向公司辦公室進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間應(yīng)符合公司規(guī)定的要求。2.歸檔的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保電子文件的安全性。3.公司辦公室在接收各部門歸檔的電子文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保歸檔文件的質(zhì)量。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。四、電子文件的保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備的選擇與管理1.公司應(yīng)選擇安全可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備用于電子文件的存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換，防止電子文件丟失。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類管理，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)建立存儲(chǔ)設(shè)備的使用記錄，記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用人員、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息。（二）電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境1.電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，防止電子文件因環(huán)境因素而損壞。2.存儲(chǔ)電子文件的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保電子文件的安全。3.應(yīng)定期對(duì)電子文件的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（三）電子文件的備份與恢復(fù)1.公司應(yīng)建立電子文件備份制度，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份。備份周期應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和變化情況確定，重要文件應(yīng)實(shí)時(shí)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原數(shù)據(jù)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.在電子文件發(fā)生丟失、損壞或系統(tǒng)故障等情況時(shí)，應(yīng)能夠及時(shí)恢復(fù)電子文件，保證公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行?；謴?fù)過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括恢復(fù)時(shí)間、恢復(fù)數(shù)據(jù)量、恢復(fù)結(jié)果等信息。五、電子文件的利用（一）利用權(quán)限的設(shè)定1.公司應(yīng)根據(jù)電子文件的密級(jí)和重要程度，設(shè)定不同的利用權(quán)限。利用權(quán)限分為查閱、借閱、下載、修改等。2.查閱電子文件應(yīng)經(jīng)文件保管部門或人員同意，并在指定的場(chǎng)所進(jìn)行。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子文件。3.借閱電子文件應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管電子文件，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。4.下載電子文件應(yīng)經(jīng)文件保管部門或人員同意，并按照規(guī)定的格式和用途進(jìn)行下載。下載后的電子文件應(yīng)妥善保管，不得擅自修改和傳播。5.修改電子文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，修改前應(yīng)備份原文件，并經(jīng)相關(guān)部門和人員審批。修改后的電子文件應(yīng)進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保文件的質(zhì)量。（二）利用記錄的管理1.公司應(yīng)建立電子文件利用記錄制度，對(duì)電子文件的查閱、借閱、下載、修改等利用情況進(jìn)行記錄。2.利用記錄應(yīng)包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等信息，記錄應(yīng)真實(shí)、完整、可追溯。3.利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為電子文件管理的重要依據(jù)。六、電子文件的銷毀（一）銷毀范圍的確定1.對(duì)于已超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀電子文件應(yīng)進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由公司辦公室組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行。鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，作為銷毀電子文件的依據(jù)。（二）銷毀方式與程序1.電子文件的銷毀方式應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方式，如刪除、格式化、物理銷毀等。2.銷毀電子文件應(yīng)填寫(xiě)銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)審批后辦理銷毀手續(xù)。3.銷毀電子文件應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的徹底性和安全性。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.銷毀電子文件后，應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行歸檔，作為電子文件管理的重要資料保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保電子文件管理工作符合本辦法的要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門電子文件管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司辦公室。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是否得到有效保障。3.電子文件管理相關(guān)制度的執(zhí)行情況，包括利用權(quán)限設(shè)定、利用記錄管理、備份與恢復(fù)等制度的執(zhí)行情況。（三）檢查結(jié)果的處理1.公司辦公室在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改