會(huì)議及會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定總則為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，確保會(huì)議決策能夠有效落實(shí)，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)等。會(huì)議分類(lèi)與組織權(quán)限1.董事會(huì)會(huì)議董事會(huì)會(huì)議是公司最高決策會(huì)議，由董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)召集和主持。會(huì)議主要討論公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、高級(jí)管理人員任免等重大事項(xiàng)。董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括確定會(huì)議議題、通知參會(huì)人員、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。2.經(jīng)理辦公會(huì)經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理召集和主持，主要討論公司日常經(jīng)營(yíng)管理中的重要問(wèn)題，如生產(chǎn)計(jì)劃、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略、財(cái)務(wù)預(yù)算等。行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作，提前收集各部門(mén)的議題，并進(jìn)行整理和篩選。3.部門(mén)例會(huì)部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人召集和主持，每周或每月定期召開(kāi)。會(huì)議主要總結(jié)本部門(mén)的工作進(jìn)展，解決工作中遇到的問(wèn)題，安排下一步的工作任務(wù)。部門(mén)秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和紀(jì)要整理工作。4.專(zhuān)題研討會(huì)專(zhuān)題研討會(huì)根據(jù)實(shí)際工作需要臨時(shí)召開(kāi)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人召集和主持。會(huì)議主要針對(duì)特定的業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行深入探討和研究，提出解決方案。會(huì)議組織者負(fù)責(zé)邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家和人員參加會(huì)議，并準(zhǔn)備好相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)。會(huì)議計(jì)劃與安排1.年度會(huì)議計(jì)劃每年年初，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的年度工作計(jì)劃和本部門(mén)的工作重點(diǎn)，制定本部門(mén)的年度會(huì)議計(jì)劃。年度會(huì)議計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等內(nèi)容，并報(bào)行政部門(mén)備案。2.周/月會(huì)議計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度會(huì)議計(jì)劃和實(shí)際工作需要，制定每周或每月的會(huì)議計(jì)劃。周/月會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)上公布。3.臨時(shí)會(huì)議安排如因工作需要臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說(shuō)明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。對(duì)于緊急會(huì)議，可通過(guò)電話、短信等方式通知參會(huì)人員。會(huì)議通知1.通知內(nèi)容會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議資料等內(nèi)容。對(duì)于重要會(huì)議，還應(yīng)附上會(huì)議議程和相關(guān)的背景資料。2.通知方式會(huì)議通知可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、電話、短信等方式發(fā)送。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種方式進(jìn)行通知，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。3.通知時(shí)間會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，具體時(shí)間根據(jù)會(huì)議的重要程度和參會(huì)人員的情況而定。一般來(lái)說(shuō)，董事會(huì)會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議應(yīng)提前35天通知，部門(mén)例會(huì)應(yīng)提前12天通知，臨時(shí)會(huì)議應(yīng)提前12小時(shí)通知。會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議資料準(zhǔn)備會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備好相關(guān)的會(huì)議資料。會(huì)議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)可靠、條理清晰，并提前分發(fā)給參會(huì)人員。對(duì)于重要會(huì)議，還應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行審核和把關(guān)。2.會(huì)議場(chǎng)地準(zhǔn)備行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和要求，安排合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)干凈整潔、通風(fēng)良好、設(shè)備齊全，并提前調(diào)試好音響、投影、燈光等設(shè)備。3.參會(huì)人員準(zhǔn)備參會(huì)人員應(yīng)提前閱讀會(huì)議資料，了解會(huì)議議題和相關(guān)背景信息，并準(zhǔn)備好自己的發(fā)言?xún)?nèi)容。對(duì)于需要在會(huì)議上匯報(bào)工作的人員，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，確保匯報(bào)內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔。會(huì)議組織與主持1.會(huì)議簽到會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前安排專(zhuān)人進(jìn)行簽到，記錄參會(huì)人員的到達(dá)時(shí)間和缺席情況。對(duì)于缺席人員，應(yīng)及時(shí)了解原因，并向會(huì)議主持人報(bào)告。2.會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。會(huì)議期間，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。3.會(huì)議主持會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程主持會(huì)議，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議高效有序進(jìn)行。會(huì)議主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議，但同時(shí)也要注意引導(dǎo)會(huì)議討論方向，避免跑題和爭(zhēng)論不休。4.會(huì)議記錄會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、發(fā)言?xún)?nèi)容、會(huì)議決議等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要內(nèi)容會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議的基本信息、會(huì)議議題、會(huì)議決議、責(zé)任人和完成時(shí)間等內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的主要內(nèi)容和決策結(jié)果，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行編寫(xiě)，包括標(biāo)題、正文、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)明確會(huì)議的名稱(chēng)和時(shí)間，正文應(yīng)按照會(huì)議議題的順序進(jìn)行編寫(xiě)，落款應(yīng)注明會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)人、審核人、日期等信息。3.紀(jì)要審核與簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)完成后，應(yīng)先由會(huì)議記錄人員進(jìn)行自審，然后提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審核。會(huì)議組織者審核通過(guò)后，報(bào)會(huì)議主持人簽發(fā)。對(duì)于重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，還應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.紀(jì)要分發(fā)與存檔會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用紙質(zhì)版和電子版兩種形式進(jìn)行分發(fā)，紙質(zhì)版應(yīng)加蓋公司公章，電子版應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行存檔，以備后續(xù)查閱和參考。會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤1.決議分解與落實(shí)會(huì)議決議應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，由會(huì)議組織者將決議分解到相關(guān)部門(mén)和人員，并要求其制定具體的執(zhí)行計(jì)劃。相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決議，確保決議能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.執(zhí)行情況跟蹤會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)了解決議的執(zhí)行進(jìn)度和存在的問(wèn)題。對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保決議能夠順利執(zhí)行。3.執(zhí)行情況反饋相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)定期向會(huì)議組織者反饋會(huì)議決議的執(zhí)行情況，包括執(zhí)行進(jìn)度、遇到的問(wèn)題、解決措施等。會(huì)議組織者應(yīng)將執(zhí)行情況反饋給會(huì)議主持人和公司領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)掌握決議的執(zhí)行情況。4.執(zhí)行結(jié)果評(píng)估會(huì)議決議執(zhí)行完成后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括決議的完成情況、執(zhí)行效果、存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為對(duì)相關(guān)部門(mén)和人員績(jī)效考核的重要依據(jù)。會(huì)議費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和要求，制定會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用、會(huì)議資料印刷費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、住宿費(fèi)用、交通費(fèi)用等內(nèi)容，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審批。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，并按照公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，并與會(huì)議費(fèi)用預(yù)算相符。對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用，應(yīng)說(shuō)明原因，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費(fèi)用控制行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的控制和管理，嚴(yán)格審核會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，避免出現(xiàn)浪費(fèi)和不合理支出的情況。同時(shí)，應(yīng)鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等方式召開(kāi)會(huì)議，降低會(huì)議成本。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的會(huì)議管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行情況、會(huì)議通知情況、會(huì)議準(zhǔn)備情況、會(huì)議組織情況、會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)情況、會(huì)議決議執(zhí)行情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并要求相關(guān)部門(mén)限期整改。2.考核評(píng)價(jià)公司應(yīng)將會(huì)議管理工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)會(huì)議管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)會(huì)議管理工作存在問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。附則1.本規(guī)定由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。