采購申請審批流程表物資采購成本控制模板一、適用范圍與典型應用場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造、貿易、服務等行業(yè)）的物資采購管理，旨在通過標準化審批流程與成本控制節(jié)點，規(guī)范采購行為、降低采購成本、防范采購風險。典型應用場景包括：生產型企業(yè)原材料、零部件采購；企業(yè)辦公用品、設備等非生產物資采購；項目制專項物資采購（如研發(fā)項目、工程建設項目所需物資）；預算內常規(guī)采購及預算外緊急采購（需額外說明緊急原因）。二、采購申請審批全流程操作指引（一）第一步：采購申請發(fā)起操作主體：需求部門申請人（如采購專員、部門助理等）操作要點：明確采購需求：根據部門工作計劃或項目需求，確定需采購的物資名稱、規(guī)格型號、技術參數、數量、用途等核心信息，保證需求描述清晰、無歧義。成本預估與比價：申請人需通過市場調研、歷史采購數據或供應商詢價（至少2家供應商報價），填寫物資的預估單價、總價，并注明成本構成（如采購單價、運費、稅費等）。若為高價值或特殊物資，需附供應商報價單、技術參數對比表等附件。填寫《采購申請審批流程表》：登錄企業(yè)采購管理系統或紙質模板，完整填寫“基本信息”“物資詳情”“成本信息”等模塊（詳見模板表格），并相關附件（如需求說明、報價單等）。提交申請：確認信息無誤后，通過系統提交至需求部門負責人審批，或紙質版流程表經申請人簽字后送交需求部門負責人。（二）第二步：需求部門負責人審核操作主體：需求部門負責人（如生產經理、行政主管等）操作要點：審核需求合理性：確認采購需求是否符合部門年度/季度工作計劃、項目進度安排，是否存在重復采購、超量采購等情況。審核成本預估準確性：對比歷史采購價格、市場價格波動情況，評估預估單價、總價的合理性，對異常成本（如價格遠高于/低于歷史均價）要求申請人補充說明。審核附件完整性：檢查報價單、技術參數表等附件是否齊全，保證采購依據充分。審批意見：通過系統或在流程表“部門負責人審核”欄簽署意見（“同意”“不同意”或“需補充說明”），并簽字確認。若“不同意”，需注明理由并退回申請人；若“需補充說明”，要求申請人完善后重新提交。（三）第三步：采購部門審核操作主體：采購部門負責人/采購專員操作要點：審核采購合規(guī)性：確認采購流程是否符合企業(yè)《采購管理制度》（如是否屬于集中采購目錄、是否需要招標等），避免違規(guī)采購（如化整為零規(guī)避招標、指定供應商等）。審核供應商資質與價格：供應商資質：審核報價供應商是否為合格供應商（需在《合格供應商名錄》內），若為新供應商，需查驗其營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO認證、行業(yè)生產許可證等）；價格比對：對比至少2家合格供應商報價，分析價格差異原因（如品牌、質量、服務差異），優(yōu)先選擇性價比高的供應商。若預估單價高于市場均價10%及以上，要求申請人重新詢價或說明原因。審核成本控制措施：評估采購成本是否在預算范圍內，是否有優(yōu)化空間（如批量采購折扣、替代物資降本等），提出成本控制建議。審批意見：在“采購部門審核”欄簽署意見，明確“同意采購”“建議調整供應商”或“不同意采購”及理由，并簽字確認。（四）第四步：財務部門審核操作主體：財務部門負責人/成本會計操作要點：審核預算匹配性：核對采購申請是否在部門年度/月度預算額度內，超預算采購需附《超預算申請說明》并經分管領導審批。審核成本構成合理性：檢查預估單價、總價、運費、稅費等成本計算是否準確，是否存在重復計費、虛高報價等情況。審核付款方式與資金計劃：確認付款方式是否符合企業(yè)財務制度（如預付款比例、賬期等），是否與當前資金流匹配，避免因付款問題影響采購進度。審批意見：在“財務部門審核”欄簽署“同意”“建議調整付款方式”或“超預算不同意”等意見，并簽字確認。（五）第五步：領導審批操作主體：根據采購金額分級審批（示例，企業(yè)可根據自身規(guī)模調整權限）：金額≤5000元：需求部門負責人+采購部門負責人審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門負責人+采購部門負責人+財務部門負責人審批；金額＞50000元：需求部門負責人+采購部門負責人+財務部門負責人+總經理/分管副總審批。操作要點：審批核心：重點審核采購的必要性、成本合理性、預算合規(guī)性及戰(zhàn)略匹配性（如是否符合企業(yè)長期發(fā)展目標）。意見簽署：在“領導審批”欄簽署“同意”或“不同意”意見，并注明審批日期。若“不同意”，需明確原因并退回至上一環(huán)節(jié)或申請人。（六）第六步：審批結果反饋與采購執(zhí)行操作主體：采購專員、需求部門申請人操作要點：結果反饋：采購專員跟蹤審批流程，審批通過后，及時將《采購申請審批流程表》反饋給需求部門申請人；審批未通過時，說明原因并協助申請人整改后重新提交。采購執(zhí)行：采購專員根據審批結果，向選定供應商下達采購訂單（明確物資名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款）；需求部門協助跟進供應商生產/備貨進度，保證按時到貨；物資到貨后，需求部門與采購部門共同驗收（核對數量、質量、技術參數等），填寫《物資驗收單》并簽字確認。資料歸檔：采購專員將《采購申請審批流程表》《供應商報價單》《采購訂單》《物資驗收單》等資料整理歸檔，保證采購過程可追溯。三、采購申請審批流程表（模板）采購申請審批流程表基本信息申請單號（系統自動/手動填寫）申請部門申請人*聯系方式申請日期年月日預計到貨日期年月日物資詳情物資名稱規(guī)格型號/技術參數單位（如：件/臺/套/千克）數量用途說明（如：生產項目/日常辦公/設備維修等）供應商信息（可選）供應商名稱聯系人/電話報價單（附件）□是□否成本信息預估單價（元）預估總價（元）成本構成明細□采購費□運費□稅費□其他（請注明：）歷史采購價格（如有）單價：元，日期：年月日成本控制說明（如：批量采購折扣、替代物資降本等）審批流程環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字/日期需求部門負責人審核□同意□不同意□需補充說明（理由：）采購部門審核□同意□建議調整供應商（說明：）□不同意（理由：）財務部門審核□同意□建議調整付款方式（說明：）□超預算不同意（理由：）領導審批（金額＞50000元）□同意□不同意（理由：）備注||||

（如：緊急采購原因、特殊要求等）||||附件清單：□需求說明□供應商報價單（至少2家）□技術參數對比表□其他：四、使用過程中的關鍵注意事項（一）預算控制前置化采購申請前，需求部門需確認采購事項已納入部門預算，超預算采購必須提前提交《超預算申請說明》，詳細說明超預算原因（如市場價格波動、緊急新增需求等）及資金來源，經分管領導審批后方可發(fā)起申請。（二）成本預估精細化預估單價需基于真實市場調研，不得隨意估算；高價值物資（如單價＞10000元）或首次采購的物資，需附供應商書面報價單及技術參數表，保證成本數據可追溯、可驗證。若實際采購價格與預估價格差異超過5%（或企業(yè)設定閾值），需提交《價格差異說明》至財務部門備案。（三）審批權限清晰化企業(yè)需明確不同金額、不同類型采購的審批權限，嚴禁越權審批或化整為零規(guī)避審批；審批人需對審批意見負責，對“同意”的采購事項承擔管理責任，對“不同意”的事項需說明具體理由。（四）供應商管理規(guī)范化優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選擇供應商，新供應商引入需經過資質審核、樣品測試、小批量試用等環(huán)節(jié)；采購過程中需留存供應商報價記錄、合同、驗收單等資料，保證供應商選擇的公平性、合規(guī)性。（五）資料歸檔完整化采購完成后，采購專員需在3個工作日內將《采購申請審批流程表》《采購訂單》《供應商報價單》《物資驗收單》《發(fā)票》等資料整理成冊，電子版歸檔