企業(yè)行政公文管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的規(guī)范化管理，涵蓋公司級正式發(fā)文、部門間工作函件、規(guī)章制度、請示報(bào)告、會議紀(jì)要、對外聯(lián)絡(luò)函等類型。典型應(yīng)用場景包括：公司層面發(fā)布重要決策、管理制度或工作部署（如《公司2024年年度工作計(jì)劃》《公司考勤管理制度修訂通知》）；部門間就跨部門工作發(fā)起協(xié)調(diào)、申請資源或反饋問題（如《市場部關(guān)于申請舉辦產(chǎn)品推廣會的函》《人力資源部關(guān)于員工培訓(xùn)需求調(diào)研的請示》）；對外合作單位就業(yè)務(wù)往來事宜發(fā)出正式函件（如《公司關(guān)于項(xiàng)目合作意向的復(fù)函》）；記錄重要會議決議并要求各部門執(zhí)行（如《公司2024年第1次總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要》）。二、公文處理全流程操作指引（一）公文起草明確發(fā)文目的與內(nèi)容發(fā)文人（一般為部門負(fù)責(zé)人或指定經(jīng)辦人*）需根據(jù)實(shí)際工作需求，確定公文的核心目標(biāo)（如通知事項(xiàng)、請求批準(zhǔn)、匯報(bào)情況等），梳理關(guān)鍵信息（背景、具體要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任部門等）。內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)、公司現(xiàn)行制度，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言簡練，避免歧義。選擇公文類型與格式根據(jù)發(fā)文目的選擇合適類型：法規(guī)類：采用“規(guī)定”“辦法”“制度”等名稱，結(jié)構(gòu)一般為“總則-具體條款-附則”；決策類：采用“通知”“決定”“意見”等名稱，需明確執(zhí)行要求和責(zé)任主體；請示匯報(bào)類：采用“請示”“報(bào)告”等名稱，請示需一事一請，報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)；會議類：采用“會議紀(jì)要”，需記錄時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議題及決議。格式規(guī)范：一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”），簡潔明確，不超過30字；主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格書寫，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號分隔；每段首行縮進(jìn)2字符，層次序號依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；附件：如有附件，在下空一行注明“附件：1.X”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合發(fā)文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年3月15日”），會議紀(jì)要需注明會議通過日期。（二）公文審核部門內(nèi)部審核起草人完成初稿后，提交至部門負(fù)責(zé)人*進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：內(nèi)容是否符合部門職責(zé)及實(shí)際工作需求；數(shù)據(jù)、事實(shí)是否準(zhǔn)確；格式是否規(guī)范，有無錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在“審核意見”欄簽字確認(rèn)?？绮块T會簽（如需）公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)時(shí)，需發(fā)送至相關(guān)部門會簽（如涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)需財(cái)務(wù)部會簽，涉及人事事項(xiàng)需人力資源部會簽）。會簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，無異議則簽字；有異議的，需與起草部門溝通修改，達(dá)成一致后方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)。綜合管理部門審核部門審核通過后，提交至公司綜合管理部*（或行政部）進(jìn)行終審，重點(diǎn)審核：是否符合公司整體戰(zhàn)略及管理制度；是否存在政策合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；格式、文種、主送機(jī)關(guān)等是否符合規(guī)范；涉及公司重大事項(xiàng)的，需同步提交法務(wù)部*進(jìn)行合規(guī)性審查。綜合管理部審核通過后，在“審核意見”欄簽字并標(biāo)注“同意印發(fā)”；需修改的，注明修改意見并退回起草部門。（三）公文簽發(fā)確定簽發(fā)權(quán)限根據(jù)公文類型及重要性，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：公司級正式發(fā)文（如年度計(jì)劃、管理制度、重大決策）：由總經(jīng)理*簽發(fā)；部門發(fā)文或一般事項(xiàng)通知：由分管副總經(jīng)理*簽發(fā)；會議紀(jì)要：由會議主持人（一般為總經(jīng)理或分管副總）簽發(fā)；對外函件：根據(jù)內(nèi)容重要性，由分管副總或總經(jīng)理簽發(fā)。完成簽發(fā)流程簽發(fā)人需仔細(xì)審核公文內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在“簽發(fā)意見”欄簽字，注明簽發(fā)日期。簽發(fā)后的公文稿作為正式依據(jù)，進(jìn)入后續(xù)排版、編號環(huán)節(jié)。（四）公文編號與排版公文編號綜合管理部對簽發(fā)后的公文進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：“公司簡稱-年份-發(fā)文部門序號-文種序號”（如“公司〔2024〕綜字第001號”）。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)編號在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)可標(biāo)注“會簽”字樣。規(guī)范排版排版要求：頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；行距：固定值28磅，頁碼位于頁腳居中，格式為“-X-”。排版完成后，由起草人核對內(nèi)容與格式，保證與簽發(fā)稿一致。（五）公文用印用印申請起草人持簽發(fā)后的公文稿及編號，到綜合管理部填寫《公文用印申請表》，注明公文標(biāo)題、編號、用印份數(shù)、申請人等信息。審核與用印綜合管理部核對公文稿與編號是否一致，確認(rèn)無誤后，由用印管理人員在公文落款處加蓋公司公章（或合同專用章、部門章，根據(jù)公文類型確定）。公章需清晰、端正，騎年蓋月（成文日期中間），嚴(yán)禁重疊、模糊。（六）公文分發(fā)與歸檔公文分發(fā)對內(nèi)分發(fā)：根據(jù)主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)清單，由綜合管理部通過OA系統(tǒng)、紙質(zhì)文件或內(nèi)部郵件分發(fā)，并填寫《公文分發(fā)登記表》，記錄分發(fā)日期、接收部門、接收人、份數(shù)等信息。對外分發(fā)：需通過快遞、掛號信或當(dāng)面遞交方式，留存寄送憑證（如快遞單號），并做好登記。公文歸檔公文辦理完畢后，由綜合管理部在1個(gè)工作日內(nèi)收集正本、原稿、審核意見、附件等材料，按“一事一檔”原則整理歸檔。歸檔材料需齊全、字跡清晰，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔，歸檔期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般為10年，重要文件永久保存）。三、公文管理常用模板表格表1：公文處理單公文標(biāo)題擬稿部門主送機(jī)關(guān)公文類型□通知□請示□報(bào)告□函□會議紀(jì)要□其他密級發(fā)文事由部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字：會簽部門意見（如有）部門簽字：綜合管理部審核意見負(fù)責(zé)人簽字：簽發(fā)意見簽發(fā)人簽字：公文編號備注表2：發(fā)文稿紙編號：主送：抄送：擬稿部門：擬稿人：審核：會簽：簽發(fā)：印發(fā)日期：（內(nèi)容略，根據(jù)公文類型填寫，需層次清晰、語言規(guī)范）附件：XX校對人：|印制：|

分發(fā)范圍：|份數(shù)：|表3：公文登記表發(fā)文日期公文編號標(biāo)題主送機(jī)關(guān)發(fā)文部門簽發(fā)人份數(shù)分發(fā)記錄歸檔情況2024-03-15公司〔2024〕綜字第001號關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知各部門、子公司綜合管理部張*50OA系統(tǒng)分發(fā)+紙質(zhì)10份已歸檔2024-03-16公司〔2024〕人字第005號關(guān)于2024年員工體檢安排的請示總經(jīng)理人力資源部李*1面交總經(jīng)理辦公室待歸檔四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）流程規(guī)范性嚴(yán)禁跳過審核、簽發(fā)環(huán)節(jié)直接發(fā)文，緊急事項(xiàng)需提前與綜合管理部溝通，可簡化內(nèi)部流程但需保證核心環(huán)節(jié)（如簽發(fā)、用?。┩暾Ｂ?lián)合發(fā)文時(shí)，需主辦部門牽頭協(xié)調(diào)各部門意見，避免內(nèi)容沖突或遺漏。（二）內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性公文內(nèi)容不得與國家法律法規(guī)、公司制度相抵觸，涉及數(shù)據(jù)、政策引用時(shí)需注明來源（如“根據(jù)《公司管理制度》第X條規(guī)定”）。請示類公文需一事一請，不得將多個(gè)事項(xiàng)合并請示；報(bào)告類公文不得夾帶請示事項(xiàng)。（三）格式標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)禁使用非規(guī)范簡稱（如“公司”不得簡寫為“司”，“人力資源部”不得簡寫為“人資部”，除非公司已明確規(guī)范）。段落、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字用法（如“2024年”不寫作“二零二四年”）需嚴(yán)格遵循《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）。（四）保密與安全涉密公文（如商業(yè)秘密、未公開決策）需標(biāo)注密級，嚴(yán)格控制分發(fā)范圍，通過涉密渠道傳遞，嚴(yán)禁使用普通郵箱或社交軟件發(fā)送。公文原稿、審核稿需妥善保管，嚴(yán)禁隨意丟棄或外傳，歸檔后按檔案管理規(guī)定查閱。（五）歸檔及時(shí)性公文辦理完畢后，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，避免材料遺失；電子版公文需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。歸檔材料需包