項(xiàng)目招投標(biāo)全過程文檔記錄與檔案管理系統(tǒng)一、系統(tǒng)概述與適用場(chǎng)景本系統(tǒng)旨在規(guī)范項(xiàng)目招投標(biāo)全生命周期的文檔管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)策劃、文件編制、開評(píng)標(biāo)到合同簽訂及歸檔的全流程可追溯、可查詢。適用于企業(yè)招投標(biāo)管理部門、采購(gòu)機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目招標(biāo)代理單位等主體，適用于工程服務(wù)、貨物采購(gòu)、咨詢服務(wù)等各類招投標(biāo)項(xiàng)目，保證文檔完整性、合規(guī)性，提升管理效率，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、招投標(biāo)全流程操作指引（一）項(xiàng)目立項(xiàng)與信息登記操作主體：項(xiàng)目發(fā)起部門（如工程部、采購(gòu)部）、招投標(biāo)管理部門操作步驟：項(xiàng)目發(fā)起部門填寫《項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確項(xiàng)目名稱、預(yù)算金額、招標(biāo)方式（公開招標(biāo)/邀請(qǐng)招標(biāo)等）、時(shí)間計(jì)劃等核心信息，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至招投標(biāo)管理部門。招投標(biāo)管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)項(xiàng)目合規(guī)性（如是否符合招標(biāo)范圍、資金是否到位）進(jìn)行審核，審核通過后在系統(tǒng)中創(chuàng)建項(xiàng)目檔案，唯一項(xiàng)目編號(hào)（如“GCZB-2024-001”），并登記項(xiàng)目基本信息表。系統(tǒng)自動(dòng)同步項(xiàng)目狀態(tài)為“立項(xiàng)中”，同步通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及招標(biāo)專員啟動(dòng)后續(xù)流程。輸出成果：《項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表》、項(xiàng)目基本信息表（系統(tǒng)）。（二）招標(biāo)文件編制與審批操作主體：招標(biāo)專員、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作步驟：招標(biāo)專員根據(jù)項(xiàng)目需求，在系統(tǒng)中調(diào)用《招標(biāo)文件模板》（含招標(biāo)公告、投標(biāo)人資格要求、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款等），補(bǔ)充項(xiàng)目具體技術(shù)參數(shù)、商務(wù)要求等內(nèi)容，形成初稿。招標(biāo)專員將招標(biāo)文件初稿提交至法務(wù)部門進(jìn)行合規(guī)性審核，法務(wù)部門重點(diǎn)審核條款是否違反《招標(biāo)投標(biāo)法》及內(nèi)部管理制度，審核通過后簽字確認(rèn)；如需修改，注明修改意見并退回招標(biāo)專員調(diào)整。招標(biāo)專員根據(jù)法務(wù)意見修改后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)*進(jìn)行最終審批，審批通過后系統(tǒng)鎖定招標(biāo)文件版本，《招標(biāo)文件審批表》。招標(biāo)專員通過系統(tǒng)發(fā)布招標(biāo)公告（如指定媒介或電子招投標(biāo)平臺(tái)），同步將招標(biāo)文件至系統(tǒng)“招標(biāo)文件”模塊。輸出成果：《招標(biāo)文件審批表》、招標(biāo)文件最終版（系統(tǒng)存檔）。（三）投標(biāo)文件接收與登記操作主體：招標(biāo)專員、投標(biāo)單位聯(lián)系人操作步驟：投標(biāo)單位在投標(biāo)截止時(shí)間前，通過系統(tǒng)或指定渠道提交投標(biāo)文件（紙質(zhì)/電子版），系統(tǒng)自動(dòng)記錄提交時(shí)間（以電子簽收時(shí)間為準(zhǔn)）。招標(biāo)專員在投標(biāo)截止時(shí)間后，登錄系統(tǒng)“投標(biāo)文件接收”模塊，核對(duì)投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)保證金到賬情況（系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），確認(rèn)無誤后進(jìn)行簽收登記。系統(tǒng)自動(dòng)《投標(biāo)文件接收登記表》，記錄投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)文件份數(shù)、提交時(shí)間、保證金狀態(tài)等信息，并同步更新項(xiàng)目狀態(tài)為“開評(píng)標(biāo)前準(zhǔn)備”。如發(fā)覺投標(biāo)文件逾期或未按要求繳納保證金，系統(tǒng)標(biāo)記為“無效投標(biāo)”，并通知投標(biāo)單位聯(lián)系人*。輸出成果：《投標(biāo)文件接收登記表》（系統(tǒng)自動(dòng)）。（四）開評(píng)標(biāo)過程記錄操作主體：招標(biāo)專員、評(píng)標(biāo)專家、監(jiān)督人員*操作步驟：開標(biāo)前，招標(biāo)專員在系統(tǒng)中創(chuàng)建開評(píng)標(biāo)記錄表，錄入開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、評(píng)標(biāo)專家名單（從專家?guī)祀S機(jī)抽取，專家信息由系統(tǒng)自動(dòng)脫敏處理）、監(jiān)督人員等信息。開標(biāo)過程中，招標(biāo)專員現(xiàn)場(chǎng)宣讀投標(biāo)文件開啟順序、投標(biāo)單位報(bào)價(jià)、保證金繳納情況等關(guān)鍵信息，監(jiān)督人員*全程見證，系統(tǒng)同步記錄開標(biāo)過程（文字記錄+照片/視頻存檔）。評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)，評(píng)標(biāo)專家*通過系統(tǒng)查閱投標(biāo)文件，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)獨(dú)立打分，系統(tǒng)自動(dòng)匯總專家評(píng)分，《評(píng)標(biāo)報(bào)告初稿》。評(píng)標(biāo)結(jié)束后，評(píng)標(biāo)專家、監(jiān)督人員共同在《評(píng)標(biāo)報(bào)告》上簽字確認(rèn)，系統(tǒng)簽字版報(bào)告并鎖定評(píng)標(biāo)數(shù)據(jù)，更新項(xiàng)目狀態(tài)為“評(píng)標(biāo)完成”。輸出成果：《開標(biāo)記錄表》、《評(píng)標(biāo)報(bào)告》（含專家評(píng)分匯總表）。（五）中標(biāo)結(jié)果公示與合同簽訂操作主體：招標(biāo)專員、中標(biāo)單位聯(lián)系人、法務(wù)部門操作步驟：招標(biāo)專員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，在系統(tǒng)中《中標(biāo)通知書》，明確中標(biāo)單位名稱、中標(biāo)金額、合同簽訂期限等信息，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布中標(biāo)結(jié)果公示（公示期不少于3日），公示期內(nèi)無異議或異議處理后，向中標(biāo)單位聯(lián)系人*發(fā)出《中標(biāo)通知書》。中標(biāo)單位在規(guī)定期限內(nèi)提交合同草案，法務(wù)部門審核合同條款，招標(biāo)專員在系統(tǒng)中錄入合同關(guān)鍵信息（如合同編號(hào)、金額、簽訂日期等），《合同簽訂登記表》。雙方簽字蓋章后，合同掃描件至系統(tǒng)“合同檔案”模塊，項(xiàng)目狀態(tài)更新為“合同簽訂完成”。輸出成果：《中標(biāo)通知書》、《合同簽訂登記表》、合同掃描件（系統(tǒng)存檔）。（六）檔案整理與歸檔操作主體：招標(biāo)專員、檔案管理員操作步驟：項(xiàng)目完成后，招標(biāo)專員在系統(tǒng)中發(fā)起“歸檔申請(qǐng)”，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)本項(xiàng)目全流程文檔（立項(xiàng)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同等）。檔案管理員*對(duì)文檔完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查簽字蓋章、版本一致性等，審核通過后《檔案歸檔清單》。系統(tǒng)自動(dòng)分配檔案編號(hào)（如“GCZB-2024-001-01”），將文檔分類存儲(chǔ)至“電子檔案庫”，支持按項(xiàng)目編號(hào)、名稱、日期等條件檢索。檔案管理員*定期將電子檔案?jìng)浞葜练?wù)器，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)檔案按公司檔案管理規(guī)定移交至檔案室存放。輸出成果：《檔案歸檔清單》（系統(tǒng)）、電子檔案庫（系統(tǒng)存儲(chǔ)）。三、核心表格（一）項(xiàng)目基本信息登記表項(xiàng)目編號(hào)項(xiàng)目名稱招標(biāo)方式預(yù)算金額（萬元）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*招標(biāo)專員*立項(xiàng)日期GCZB-2024-001辦公樓裝修工程公開招標(biāo)150.00張*李*2024-03-01招標(biāo)范圍計(jì)劃工期質(zhì)量要求資金來源備注施工圖全部?jī)?nèi)容120日歷天合格自有資金無（二）投標(biāo)文件接收登記表項(xiàng)目編號(hào)投標(biāo)單位名稱投標(biāo)文件份數(shù)提交時(shí)間保證金金額（萬元）保證金狀態(tài)簽收人*備注GCZB-2024-001A建筑工程公司正本1份、副本3份2024-04-1009:303.00已到賬李*GCZB-2024-001B裝飾工程有限公司正本1份、副本3份2024-04-1010:153.00已到賬李*（三）評(píng)標(biāo)報(bào)告（摘要）項(xiàng)目編號(hào)項(xiàng)目名稱評(píng)標(biāo)時(shí)間評(píng)標(biāo)地點(diǎn)評(píng)標(biāo)專家（姓名）GCZB-2024-001辦公樓裝修工程2024-04-1509:00-12:00三樓會(huì)議室王、劉、陳*投標(biāo)單位技術(shù)得分（40%）商務(wù)得分（30%）價(jià)格得分（30%）總分A建筑工程公司85809085.0B裝飾工程有限公司78758880.1（四）檔案歸檔清單項(xiàng)目編號(hào)文檔名稱文檔類型版本歸檔日期存儲(chǔ)位置（電子/紙質(zhì)）責(zé)任人*GCZB-2024-001項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表立項(xiàng)文件V1.02024-04-20電子/紙質(zhì)張*GCZB-2024-001招標(biāo)文件招標(biāo)文件V3.02024-04-20電子/紙質(zhì)李*GCZB-2024-001評(píng)標(biāo)報(bào)告評(píng)標(biāo)文件V1.02024-04-20電子/紙質(zhì)王*四、系統(tǒng)使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)權(quán)限管理，招標(biāo)專員負(fù)責(zé)文檔錄入與更新，檔案管理員負(fù)責(zé)審核與歸檔，分管領(lǐng)導(dǎo)*負(fù)責(zé)審批，嚴(yán)禁越權(quán)操作。涉及商業(yè)秘密的文檔（如投標(biāo)單位報(bào)價(jià)、技術(shù)方案）需設(shè)置“加密”權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱，查閱記錄系統(tǒng)自動(dòng)留存。電子檔案需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）文檔規(guī)范性要求所有文檔需填寫完整信息（如項(xiàng)目編號(hào)、責(zé)任人*、日期），簽字部分需為手簽掃描件或電子簽章，保證簽字真實(shí)性。文檔版本需清晰標(biāo)注（如V1.0、V2.0），修改后需重新提交審批，避免版本混亂。投標(biāo)文件接收登記表、評(píng)標(biāo)報(bào)告等關(guān)鍵文檔需經(jīng)多方（如監(jiān)督人員、評(píng)標(biāo)專家）簽字確認(rèn)，保證流程合規(guī)。（三）檔案保存期限招投標(biāo)項(xiàng)目檔案保存期限自項(xiàng)目結(jié)束之日起不少于15年（根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行）。期滿后如需銷毀，需由檔案管理員提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部門審核同意后，在系統(tǒng)中記錄銷毀信息，銷毀過程需雙人監(jiān)督。（四）常見問題處理若發(fā)覺文檔信息錯(cuò)誤（如項(xiàng)目編號(hào)錯(cuò)誤、金額錄入錯(cuò)誤），需由