采購申請(qǐng)審批單填寫示例及流程說明一、適用場景說明在各類組織日常運(yùn)營中，當(dāng)需要采購非日常消耗性物資、服務(wù)或固定資產(chǎn)時(shí)，均需通過采購申請(qǐng)審批單流程進(jìn)行規(guī)范管理。具體場景包括：辦公設(shè)備補(bǔ)充：如新增電腦、打印機(jī)、辦公家具等；項(xiàng)目物資采購：如研發(fā)項(xiàng)目所需的原材料、實(shí)驗(yàn)設(shè)備，或市場活動(dòng)所需的宣傳物料；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等；其他必要采購：如應(yīng)急物資采購、部門專項(xiàng)活動(dòng)物資等。通過規(guī)范的審批流程，可保證采購需求合理、預(yù)算可控、流程合規(guī)，避免資源浪費(fèi)和管理風(fēng)險(xiǎn)。二、操作流程詳解采購申請(qǐng)審批單流程需按以下步驟依次執(zhí)行，保證各環(huán)節(jié)職責(zé)明確、銜接順暢：步驟1：采購需求發(fā)起與填寫發(fā)起人：采購需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）。操作說明：登錄采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)版《采購申請(qǐng)審批單》，根據(jù)采購需求準(zhǔn)確填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、期望到貨日期；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（需注明貨幣單位，如人民幣元）、主要用途（需注明具體使用場景或項(xiàng)目名稱，如“市場部2024年Q3展會(huì)物料采購”）；預(yù)算信息：對(duì)應(yīng)預(yù)算科目名稱、預(yù)算編號(hào)（如有）；附件清單：如需提供報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表、合同草案等，需列明附件名稱及數(shù)量。保證填寫內(nèi)容真實(shí)、完整，無漏填或錯(cuò)填項(xiàng)，尤其是規(guī)格型號(hào)、用途等關(guān)鍵信息需清晰明確，避免審批歧義。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核審核人：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、研發(fā)部總監(jiān)）。審核要點(diǎn)：核查采購需求的必要性：確認(rèn)申請(qǐng)的物品/服務(wù)是否符合部門工作計(jì)劃，是否為必需采購；審核預(yù)算合理性：檢查預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；確認(rèn)需求準(zhǔn)確性：核對(duì)規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等明細(xì)是否與實(shí)際需求匹配。操作結(jié)果：審核通過后，在審批單“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)；若不通過，需注明退回理由并反饋給申請(qǐng)人修改。步驟3：采購部門復(fù)核復(fù)核人：采購部門專員/經(jīng)理（如采購部經(jīng)理）。復(fù)核要點(diǎn)：審核采購合規(guī)性：確認(rèn)采購物品/服務(wù)是否屬于集中采購目錄（如有），是否需要履行招標(biāo)、詢比價(jià)等采購程序；核查市場行情：對(duì)比歷史采購價(jià)格或市場均價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，必要時(shí)要求申請(qǐng)人提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單；檢查流程完整性：確認(rèn)審批單填寫規(guī)范、附件齊全，前置審核環(huán)節(jié)已完成。操作結(jié)果：復(fù)核通過后，在“采購部門復(fù)核”欄簽字；若需進(jìn)一步詢價(jià)或調(diào)整需求，將審批單退回申請(qǐng)人或與部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)。步驟4：分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批人：根據(jù)采購金額或物品類型，由對(duì)應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如分管行政副總、分管運(yùn)營副總）。審批權(quán)限：金額≤5000元：由部門負(fù)責(zé)人及采購部門復(fù)核即可，無需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元＜金額≤20000元：需分管副總審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理審批。審批要點(diǎn)：重點(diǎn)審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性、預(yù)算金額的合理性及對(duì)公司整體運(yùn)營的影響。操作結(jié)果：審批通過后，在“分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批”欄簽字；審批不通過，注明理由并終止流程（如需重新申請(qǐng)，需調(diào)整需求后重新發(fā)起）。步驟5：審批結(jié)果通知與采購執(zhí)行執(zhí)行人：采購部門專員。操作說明：審批完成后，采購部門通過系統(tǒng)或郵件將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人及相關(guān)部門；根據(jù)審批結(jié)果啟動(dòng)采購程序：小額采購（如辦公用品）：可直接從合格供應(yīng)商庫中選擇下單；大額或?qū)ｍ?xiàng)采購：需組織詢比價(jià)、招標(biāo)等流程，確定供應(yīng)商后簽訂采購合同；采購過程中需及時(shí)與申請(qǐng)人溝通進(jìn)度，保證物品/服務(wù)按期望到貨日期交付。步驟6：驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收人：申請(qǐng)人所在部門指定人員（如部門助理）及采購部門專員。操作說明：物品/服務(wù)送達(dá)后，申請(qǐng)人根據(jù)采購明細(xì)核對(duì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確認(rèn)無誤后在《驗(yàn)收單》上簽字；采購部門收集審批單、驗(yàn)收單、發(fā)票（如有）等資料，按月度整理歸檔，保證采購記錄完整可追溯。三、采購申請(qǐng)審批單模板采購申請(qǐng)審批單編號(hào)：CG-2024-X申請(qǐng)部門聯(lián)系方式期望到貨日期年月日預(yù)算編號(hào)（如有）序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）總價(jià)（元）主要用途12…合計(jì)金額（大寫）合計(jì)金額（小寫）附件清單（如：報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表、合同草案等，請(qǐng)注明名稱及數(shù)量）審批流程審核意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核年月日采購部門復(fù)核年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批年月日總經(jīng)理審批（如需）年月日備注（如：供應(yīng)商要求、特殊交付條件等）四、使用注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性：申請(qǐng)人需保證采購明細(xì)、預(yù)算金額、聯(lián)系方式等信息真實(shí)無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致審批延誤或采購偏差。預(yù)算合規(guī)性：嚴(yán)禁超預(yù)算采購，若因特殊情況需調(diào)整預(yù)算，需提前提交預(yù)算變更申請(qǐng)并附說明材料。附件完整性：涉及大額采購或?qū)ｍ?xiàng)服務(wù)的，必須提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表等附件，保證采購依據(jù)充分。審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)審批人需在收到審批單后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核/審批，緊急采購需標(biāo)注“加急”并同步溝通處理。變更與撤銷：若采購