機關(guān)單位檔案管理規(guī)范與實施方案檔案工作是機關(guān)單位工作的重要組成部分，是維護機關(guān)歷史真實面貌、促進各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。隨著時代發(fā)展和治理現(xiàn)代化要求的提升，機關(guān)單位檔案管理的規(guī)范化、科學化、信息化水平亟待加強。為此，結(jié)合工作實際，特制定本規(guī)范與實施方案，旨在為機關(guān)單位檔案管理工作提供清晰指引，確保檔案資源的完整、安全與有效利用。一、機關(guān)單位檔案管理規(guī)范（一）指導思想與基本原則機關(guān)單位檔案管理工作應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為根本遵循，堅持黨管檔案的原則，圍繞中心、服務(wù)大局，以提升檔案治理能力為核心，以滿足機關(guān)履職和社會需求為目標，推動檔案管理與信息技術(shù)深度融合，實現(xiàn)檔案資源的科學管理與高效利用。具體應(yīng)遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導，分級負責：明確檔案工作的領(lǐng)導責任，建立健全檔案管理體系，確保各項管理要求落到實處。2.完整準確，真實可靠：檔案收集應(yīng)全面，整理應(yīng)規(guī)范，確保檔案內(nèi)容真實反映機關(guān)單位各項活動的歷史面貌。3.安全保密，規(guī)范利用：嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，在確保檔案安全的前提下，依法依規(guī)提供利用服務(wù)。4.科學管理，服務(wù)發(fā)展：運用科學的管理方法和先進技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案服務(wù)效能，為機關(guān)決策和各項工作提供支持。（二）檔案管理范圍與要求機關(guān)單位檔案管理范圍應(yīng)涵蓋本單位在各項工作中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。這包括但不限于：1.文書檔案：各類公文、會議記錄、紀要、請示、批復、報告、計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：在履行核心職能過程中形成的專業(yè)材料，如執(zhí)法案卷、審批材料、調(diào)研成果等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、獎懲、任免等材料（按專門規(guī)定管理）。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄。5.實物檔案：獎牌、證書、印章等具有紀念意義和保存價值的物品。6.電子檔案：在計算機等電子設(shè)備上形成、處理、傳輸和存儲的檔案。對上述檔案的管理，應(yīng)符合以下基本要求：*所有檔案材料的形成、積累和歸檔工作應(yīng)納入各部門和相關(guān)人員的職責范圍。*檔案的收集應(yīng)及時、完整，確保不遺漏重要信息。*檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持其有機聯(lián)系，便于保管和利用。*檔案的保管條件應(yīng)符合國家規(guī)定，確保檔案實體和信息的安全。二、機關(guān)單位檔案管理實施方案（一）強化組織領(lǐng)導與責任落實檔案管理工作的有效開展，首先需要強有力的組織保障。應(yīng)成立由單位主要領(lǐng)導負責的檔案工作領(lǐng)導小組，定期研究和解決檔案工作中的重大問題。明確檔案工作的分管領(lǐng)導和檔案管理部門（或?qū)Ｂ?兼職檔案員），確保檔案工作有人抓、有人管。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責本部門文件材料的收集、整理和向檔案部門移交工作，形成“一級抓一級，層層抓落實”的檔案工作責任體系。（二）健全完善檔案管理制度體系制度是規(guī)范管理的基石。應(yīng)依據(jù)國家和地方關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，系統(tǒng)梳理和完善檔案管理制度。重點包括：1.檔案歸檔制度：明確各門類檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求和移交程序。2.檔案整理制度：規(guī)定不同載體檔案的整理原則、方法和質(zhì)量標準。3.檔案保管制度：對檔案庫房的溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫、防光、防磁等提出具體要求。4.檔案利用制度：規(guī)范檔案查閱、借閱、復制、摘錄等利用行為，明確利用權(quán)限和審批程序，確保檔案利用安全和信息保密。5.檔案鑒定銷毀制度：規(guī)定檔案保管期限的劃分標準和鑒定程序，以及到期檔案的銷毀審批和監(jiān)銷流程。6.檔案統(tǒng)計制度：建立健全檔案收進、移出、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計工作。7.電子檔案管理制度：針對電子檔案的形成、采集、歸檔、存儲、保管、利用、遷移等環(huán)節(jié)制定專門管理辦法，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。（三）規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程1.檔案的收集與歸檔：各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照要求整理后向檔案管理部門移交。檔案管理部門應(yīng)對接收的材料進行認真核對、驗收。2.檔案的整理與編目：按照分類方案和整理規(guī)則，對接收的檔案進行系統(tǒng)化整理，包括分類、排列、編號、編目等環(huán)節(jié)。編制規(guī)范的案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具，確保檔案查找便捷。3.檔案的鑒定與保管：定期對已到保管期限的檔案進行價值鑒定，準確劃分銷毀與繼續(xù)保管的范圍。檔案保管應(yīng)符合“九防”要求，定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對重要、珍貴檔案應(yīng)采取特殊保護措施。4.檔案的利用與服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)簡化利用手續(xù)，為單位內(nèi)部工作查考、領(lǐng)導決策、學術(shù)研究以及符合規(guī)定的社會利用提供便捷服務(wù)。利用過程中，應(yīng)注意保護檔案原件，提倡利用復制件。5.檔案的移交與銷毀：按照規(guī)定，定期向同級國家檔案館移交具有永久和長期保存價值的檔案。對已鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)嚴格按照銷毀程序進行，確保有據(jù)可查，杜絕失泄密。（四）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的水平。應(yīng)重視檔案隊伍建設(shè)：1.選配合格人員：選拔政治素質(zhì)高、責任心強、具備一定專業(yè)知識和技能的人員從事檔案工作，并保持隊伍相對穩(wěn)定。2.強化業(yè)務(wù)培訓：定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓和學習交流，學習檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和新技術(shù)應(yīng)用，不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)和履職能力。3.提升信息化技能：針對檔案信息化發(fā)展趨勢，加強對檔案人員計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)操作等方面的培訓。（五）推進檔案信息化與數(shù)字轉(zhuǎn)型檔案信息化是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的必然趨勢。應(yīng)積極穩(wěn)妥推進檔案信息化建設(shè)：1.規(guī)劃先行：結(jié)合單位實際，制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，明確建設(shè)目標、步驟和保障措施。2.系統(tǒng)建設(shè)：根據(jù)需求選擇或開發(fā)適用的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、安全可靠，并能與辦公自動化系統(tǒng)等有效對接。3.資源數(shù)字化：有計劃、分步驟地對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化掃描、著錄、存儲，建立數(shù)字檔案資源庫。同時，加強對原生電子文件的歸檔管理。4.保障電子檔案真實性與安全性：采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，防止信息丟失、篡改和泄露。（六）提升檔案安全保障能力檔案安全是檔案工作的生命線。必須將檔案安全放在突出位置：1.強化安全意識：定期開展檔案安全和保密教育，提高全體人員的檔案安全防范意識。2.完善安全設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、溫濕度調(diào)控、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期檢查維護，確保正常運行。3.加強技術(shù)防護：對電子檔案，應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、容災(zāi)備份等技術(shù)措施，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失風險。4.制定應(yīng)急預(yù)案：針對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、失竊、信息泄露等突發(fā)事件，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。三、結(jié)語機關(guān)單位檔案管理規(guī)范與實施方案的制定和落實，是一項系統(tǒng)工程，需要單位上下共同努力