通用行政管理制度與規(guī)范手冊第一章總則一、適用范圍本手冊適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工及勞務(wù)派遣人員），旨在規(guī)范日常行政管理行為，提升工作效率，保障公司運(yùn)營秩序。各部門可結(jié)合實(shí)際情況，在本手冊框架下制定具體實(shí)施細(xì)則。二、管理流程與操作步驟制度制定與審批（1）行政部根據(jù)公司發(fā)展需求及國家法律法規(guī)，牽頭擬定制度初稿；（2）初稿提交至各相關(guān)部門征求意見，修訂完善后形成送審稿；（3）送審稿報請總經(jīng)理辦公會審議，通過后由總經(jīng)理簽發(fā)；（4）制度正式發(fā)布后，行政部組織全員培訓(xùn)并留存培訓(xùn)記錄。制度執(zhí)行與監(jiān)督（1）各部門負(fù)責(zé)人為本部門制度執(zhí)行第一責(zé)任人，需帶頭遵守并監(jiān)督員工落實(shí)；（2）行政部定期（每季度）對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門績效考核；（3）員工對制度執(zhí)行有異議的，可向行政部書面反饋，行政部在5個工作日內(nèi)予以答復(fù)。三、相關(guān)表單模板表1-1：制度審批表制度名稱擬稿部門擬稿人日期部門會簽意見會簽部門1：簽字：日期：會簽部門2：簽字：日期：審核意見行政部負(fù)責(zé)人：簽字：日期：審批意見總經(jīng)理：簽字：日期：四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)制度內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，不得與上位法沖突；制度修訂需保持相對穩(wěn)定性，避免頻繁調(diào)整影響執(zhí)行；培訓(xùn)需覆蓋全體員工，保證員工明確自身權(quán)利與義務(wù)；檢查過程需客觀公正，檢查結(jié)果需與部門績效掛鉤，保證制度落地。第二章員工辦公行為規(guī)范一、適用范圍規(guī)范員工在工作時間內(nèi)的辦公行為，包括儀容儀表、考勤管理、辦公環(huán)境維護(hù)、通訊使用等方面，營造專業(yè)、高效的工作氛圍。二、管理流程與操作步驟儀容儀表規(guī)范（1）員工穿著應(yīng)整潔得體，禁止穿著拖鞋、背心、短褲等過于休閑的服飾；（2）商務(wù)接待或重要會議時，需根據(jù)場合著正裝或商務(wù)休閑裝?？记诠芾砹鞒蹋?）員工每日上下班通過指紋/人臉識別系統(tǒng)打卡，因公外出需提前在OA系統(tǒng)填寫《外出申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報行政部備案；（2）遲到、早退、曠工的認(rèn)定及處理參照《員工考勤管理辦法》執(zhí)行；（3）請假需提前3個工作日提交《請假申請單》，緊急情況可先口頭請假，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。辦公環(huán)境維護(hù)（1）員工需保持個人工位整潔，文件、文具擺放有序，每日下班前清理垃圾；（2）禁止在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩、聚餐，共同維護(hù)安靜環(huán)境；（3）行政部每周五下午組織辦公環(huán)境檢查，檢查結(jié)果公示。三、相關(guān)表單模板表2-1：外出申請單申請人部門日期外出時間返崗時間外出事由部門審批負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部備案經(jīng)辦人簽字：日期：表2-2：辦公環(huán)境檢查表檢查區(qū)域檢查項(xiàng)目（整潔度、物品擺放、衛(wèi)生等）檢查結(jié)果（優(yōu)/良/差）整改要求責(zé)任人四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)考勤記錄作為員工薪酬核算、績效考核的重要依據(jù)，需保證數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確；外出申請需明確事由、時間及地點(diǎn)，避免脫崗影響工作；辦公環(huán)境檢查需公平公開，對多次不合格的部門及個人進(jìn)行通報批評。第三章會議組織與管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范公司各類會議（包括例會、專題會、評審會等）的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，保證會議高效、有序，提升決策與溝通效率。二、管理流程與操作步驟會議申請與審批（1）發(fā)起部門需提前2個工作日填寫《會議申請單》，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程及所需物料；（2）《會議申請單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部統(tǒng)籌安排；（3）重要會議（如總經(jīng)理辦公會、年度戰(zhàn)略會）需報請總經(jīng)理審批。會議準(zhǔn)備（1）行政部根據(jù)審批結(jié)果預(yù)訂會議室，準(zhǔn)備投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，調(diào)試保證正常運(yùn)行；（2）發(fā)起部門需提前1個工作日將會議材料發(fā)送至參會人員郵箱，或打印后放置于會議室。會議召開（1）參會人員需提前5分鐘到場，簽到就座；（2）會議由主持人按議程推進(jìn)，控制會議時間，避免偏離主題；（3）行政部安排專人記錄會議內(nèi)容，形成《會議紀(jì)要初稿》。會議紀(jì)要與跟進(jìn)（1）會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政部將《會議紀(jì)要初稿》發(fā)送至主持人及參會人員審核，確認(rèn)無誤后正式印發(fā)；（2）紀(jì)要中明確各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人、完成時限及要求，行政部定期（每周）跟蹤任務(wù)進(jìn)展，并在下次會議上通報。三、相關(guān)表單模板表3-1：會議申請單會議名稱會議主題發(fā)起部門發(fā)起人日期會議時間會議地點(diǎn)參會人員會議議程1.2.所需物料投影儀、白板筆、簽到表等部門審批負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部統(tǒng)籌意見經(jīng)辦人簽字：日期：總經(jīng)理審批（如需）簽字：日期：表3-2：會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間會議地點(diǎn)主持人記錄人參會人員缺席人員及原因會議議題及討論內(nèi)容1.議題一：會議決議及任務(wù)安排任務(wù)1：負(fù)責(zé)人：，完成時限：年月日任務(wù)2：負(fù)責(zé)人：，完成時限：年月日四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)會議需嚴(yán)格控制時長，避免議而不決；會議紀(jì)要需準(zhǔn)確反映決議內(nèi)容及任務(wù)分工，避免模糊表述；任務(wù)跟進(jìn)需責(zé)任到人，保證各項(xiàng)工作閉環(huán)落實(shí)。第四章檔案資料管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范公司各類檔案資料（包括公文、合同、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證、項(xiàng)目資料等）的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀管理，保證檔案完整、安全、可追溯。二、管理流程與操作步驟檔案分類與編號（1）行政部會同各業(yè)務(wù)部門制定《檔案分類目錄》，將檔案分為公文類、合同類、人事類、財(cái)務(wù)類、項(xiàng)目類等一級類別，并設(shè)置二級、三級子類；（2）檔案采用“年度-類別-流水號”方式編號，如“2024-公文-001”。檔案收集與整理（1）各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將需歸檔的文件整理完畢（去除訂書針、回形針等金屬物，檢查完整性），移交至行政部；（2）行政部對移交檔案進(jìn)行核對，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。檔案歸檔與保管（1）檔案入庫前需編制目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)，做到賬物相符；（2）檔案存放需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，涉密檔案需單獨(dú)存放并加鎖；（3）行政部每半年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，保證檔案無丟失、損壞。檔案借閱與歸還（1）員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報行政部備案；（2）涉密檔案借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱期限不超過3個工作日；（3）借閱檔案需妥善保管，不得涂改、抽取、損毀，歸還時由行政部檢查無誤后歸位。檔案銷毀（1）超過保管期限的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，會同相關(guān)部門共同鑒定；（2）銷毀清單報總經(jīng)理審批后，由2名以上監(jiān)督人員現(xiàn)場監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)。三、相關(guān)表單模板表4-1：檔案移交清單移交部門移交人接收人日期序號檔案名稱歸檔日期數(shù)量移交部門確認(rèn)簽字：日期：行政部確認(rèn)簽字：日期：表4-2：檔案借閱申請單借閱人部門日期借閱期限檔案名稱檔案編號借閱事由部門審批負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部備案經(jīng)辦人簽字：日期：四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)檔案分類需科學(xué)合理，便于檢索和利用；涉密檔案的管理需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸；檔案銷毀需履行完整審批流程，避免重要信息泄露。第五章辦公資產(chǎn)管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等）和低值易耗品（如筆、紙、文件夾等）的采購、領(lǐng)用、維護(hù)、盤點(diǎn)及報廢管理，保證資產(chǎn)安全完整，提高使用效率。二、管理流程與操作步驟資產(chǎn)采購（1）各部門根據(jù)工作需要提出采購申請，填寫《資產(chǎn)采購申請單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途；（2）申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部匯總；（3）行政部根據(jù)預(yù)算及庫存情況，編制采購計(jì)劃，報總經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。資產(chǎn)驗(yàn)收入庫（1）資產(chǎn)到貨后，行政部會同使用部門共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與采購申請一致；（2）驗(yàn)收合格后，填寫《資產(chǎn)入庫登記表》，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（包含編號、名稱、使用部門、責(zé)任人等信息），錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。資產(chǎn)領(lǐng)用與登記（1）員工領(lǐng)用資產(chǎn)需填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)；（2）資產(chǎn)實(shí)行“誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則，領(lǐng)用人在《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，明保證管責(zé)任。資產(chǎn)維護(hù)與盤點(diǎn)（1）資產(chǎn)使用人需日常維護(hù)，保持清潔完好，發(fā)覺故障及時報行政部維修；（2）行政部每半年組織一次全面盤點(diǎn)，核對資產(chǎn)實(shí)物與系統(tǒng)記錄，編制《資產(chǎn)盤點(diǎn)報告》，對盤盈、盤虧情況查明原因并處理。資產(chǎn)報廢（1）資產(chǎn)達(dá)到使用年限或損壞無法修復(fù)時，由使用部門填寫《資產(chǎn)報廢申請單》，說明報廢原因及數(shù)量；（2）申請單經(jīng)行政部鑒定、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置，處置收入上繳財(cái)務(wù)部。三、相關(guān)表單模板表5-1：資產(chǎn)采購申請單申請部門申請人日期預(yù)算金額資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量部門審批負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部審核經(jīng)辦人簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：表5-2：資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)人監(jiān)盤人部門資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)資產(chǎn)采購需嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，避免超預(yù)算采購；資產(chǎn)標(biāo)簽需清晰粘貼，不得隨意拆除或更換；盤點(diǎn)工作需全面細(xì)致，保證賬實(shí)相符，對盤虧資產(chǎn)需追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第六章公司印章使用管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章等印章的保管、使用、登記及回收管理，保證印章使用合法、合規(guī)、安全。二、管理流程與操作步驟印章保管（1）公章、合同專用章由行政部指定專人保管（如*專員），財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章由財(cái)務(wù)部指定專人保管；（2）印章存放需配備專用保險柜，鑰匙由保管人隨身攜帶或存放于安全地點(diǎn)，嚴(yán)禁隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。印章使用申請與審批（1）使用印章需填寫《印章使用申請單》，注明用印單位、用印事由、文件名稱、份數(shù)及用印人；（2）一般文件用印由部門負(fù)責(zé)人審批，合同文件用印需經(jīng)法務(wù)部審核及總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)文件用印需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。用印登記與歸還（1）用印前，保管人需核對審批手續(xù)是否齊全，文件內(nèi)容是否與申請事由一致；（2）用印時，需在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、用印人等信息；（3）用印后，文件需及時歸還，保管人檢查印章是否清晰、有無污損，確認(rèn)無誤后歸位。印章停用與銷毀（1）因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因停用印章時，由行政部編制《印章停用/銷毀申請單》，報總經(jīng)理審批；（2）停用印章需交回行政部封存，銷毀時需由2名以上監(jiān)銷人員在場，保證印章無法再次使用。三、相關(guān)表單模板表6-1：印章使用申請單用印部門用印人日期用印時間文件名稱文件編號份數(shù)用印類型用印事由部門審批負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批意見（如需）簽字：日期：表6-2：印章使用登記表用印日期用印時間文件名稱文件編號份數(shù)審批人用印人歸還時間四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上用印；印章保管人需堅(jiān)守崗位，嚴(yán)禁擅自委托他人代管或違規(guī)使用印章；發(fā)覺印章丟失或被盜時，需立即報告行政部及總經(jīng)理，并采取應(yīng)急措施。第七章信息保密管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范公司商業(yè)秘密、敏感信息（如客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、未公開決策等）的保密管理，保護(hù)公司合法權(quán)益，防范信息泄露風(fēng)險。二、管理流程與操作步驟密級劃分與標(biāo)識（1）行政部會同各業(yè)務(wù)部門對信息進(jìn)行密級劃分，分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級；（2）涉密信息需在文件、載體上標(biāo)注密級標(biāo)識（如“絕密★”），并注明保密期限。保密協(xié)議簽訂（1）新員工入職時，需與公司簽訂《保密協(xié)議》，明保證密義務(wù)及違約責(zé)任；（2）涉密崗位員工（如技術(shù)研發(fā)、市場策劃）需另行簽訂《專項(xiàng)保密承諾書》。涉密信息管理（1）涉密文件需存放在帶鎖的文件柜中，限制知悉范圍，傳遞時需專人遞送或加密傳輸；（2）嚴(yán)禁通過個人郵箱、社交軟件等非公司指定渠道傳輸涉密信息；（3）涉密電腦需安裝加密軟件，禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，禁止使用非公司授權(quán)的外部存儲設(shè)備。泄密處理（1）發(fā)覺或懷疑發(fā)生泄密事件時，員工需立即向部門負(fù)責(zé)人及行政部報告；（2）行政部組織調(diào)查核實(shí)，明確泄密原因、范圍及責(zé)任人，根據(jù)情節(jié)輕重提出處理建議，報總經(jīng)理審批后執(zhí)行；（3）泄密事件處理結(jié)果需存檔備案，并采取補(bǔ)救措施降低損失。三、相關(guān)表單模板表7-1：保密協(xié)議模板（節(jié)選）甲方：A公司乙方：*員工協(xié)議內(nèi)容：乙方在職期間及離職后2年內(nèi)，需對知悉的甲方商業(yè)秘密承擔(dān)保密義務(wù)；乙方不得向任何第三方泄露甲方秘密，不得為個人利益使用甲方秘密；若乙方違反保密義務(wù)，需賠償甲方因此遭受的全部損失，并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。表7-2：泄密事件報告表報告人部門日期報告時間泄密事件概述涉密信息內(nèi)容初步原因分析已采取措施四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)密級劃分需根據(jù)信息重要性動態(tài)調(diào)整，定期復(fù)核；涉密人員需定期接受保密培訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識；對離職員工需辦理保密資料交接手續(xù)，保證涉密信息收回或銷毀。第八章員工獎懲管理規(guī)范一、適用范圍規(guī)范員工獎勵與處罰的條件、標(biāo)準(zhǔn)、流程及執(zhí)行，樹立正向激勵導(dǎo)向，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，促進(jìn)員工與公司共同發(fā)展。二、管理流程與操作步驟獎勵管理（1）獎勵條件：包括工作表現(xiàn)突出（如超額完成任務(wù)、提出合理化建議并產(chǎn)生效益）、見義勇為、維護(hù)公司利益等；（2）獎勵流程：員工所在部門或他人可向行政部提交《獎勵申請單》，附相關(guān)證明材料；行政部對申請材料進(jìn)行核實(shí)，提出獎勵建議（如通報表揚(yáng)、獎金、晉升等）；獎勵建議報總經(jīng)理審批后，在全公司公示，公示期不少于3個工作日；公示無異議后，執(zhí)行獎勵決定，并記入員工檔案。處罰管理（1）處罰情形：包括違反工作紀(jì)律（如遲到早退、脫崗）、損壞公司財(cái)物、泄露公司秘密、工作失誤造成損失等；（2）處罰流程：違規(guī)行為發(fā)生后，部門負(fù)責(zé)人或行政部調(diào)查取證，形成《違規(guī)事實(shí)確認(rèn)書》；將確認(rèn)書送達(dá)員工本人，聽取其陳述和申辯；行政部根據(jù)情節(jié)輕重提出處罰建議（如口頭警告、書面警告、降薪、解除勞動合同等）；處罰建議報總經(jīng)理審批后，向