會議策劃與執(zhí)行記錄模板一、適用范圍與目標二、詳細操作流程（一）會議籌備階段明確會議核心要素確定會議主題：需清晰聚焦核心議題（如“Q3產(chǎn)品上線進度協(xié)調(diào)會”）。設定會議目標：預期達成的具體成果（如“明確各模塊開發(fā)截止日期，解決跨部門資源沖突”）。確定會議類型：決策型、溝通型、匯報型或brainstorm型，匹配對應流程與參與人員。擬定參會人員與分工根據(jù)會議目標列出必要參會者（決策層、執(zhí)行層、相關支持部門等），避免無關人員參會。明確角色分工：主持人（把控流程）、記錄人（實時記錄要點）、物料負責人（準備資料/設備）、后勤負責人（場地/茶歇）。制定會議議程按邏輯順序安排議題（如“背景介紹→現(xiàn)狀匯報→問題討論→方案決策→任務分配”），明確每個議題的負責人、預計時長。提前3-5天將議程及會前資料（如項目背景、數(shù)據(jù)報告）發(fā)送給參會者，預留準備時間。準備會議物料與場地物料清單：會議資料（紙質版/電子版）、簽到表、投影設備、麥克風、白板、馬克筆、計時器等。場地確認：提前1天測試設備（投影、音響、網(wǎng)絡），保證座位安排、茶歇供應（如需）符合會議需求。（二）會議現(xiàn)場執(zhí)行階段會前簽到與暖場參會人員簽到時，記錄姓名、部門、聯(lián)系方式，同步發(fā)放會議資料。主持人提前5分鐘到場，播放暖場音樂或展示會議主題PPT，引導參會者就座。開場與議程確認主持人開場：明確會議目標、議程及時長要求，提醒注意事項（如“請將手機調(diào)至靜音，發(fā)言前舉手”）。確認參會人員到齊情況，如有缺席者，簡要說明其已授權的代會人員（如需）。按議程推進會議各議題負責人按計劃匯報，記錄人實時記錄核心觀點、爭議問題及初步結論。主持人把控時間，對偏離議題的發(fā)言及時引導，鼓勵全員參與（尤其是一線執(zhí)行人員）。需決策時，組織討論并明確表決方式（如“舉手表決”“共識決策”），記錄最終決議及反對意見（如需）。突發(fā)情況處理設備故障：立即聯(lián)系后勤負責人啟用備用設備或調(diào)整流程（如“暫時轉為紙質材料討論”）。爭議較大：暫緩表決，安排會后小范圍溝通，避免會議陷入僵局。（三）會議后跟進階段整理會議紀要會后24小時內(nèi)，記錄人根據(jù)現(xiàn)場記錄整理紀要，內(nèi)容包括：會議基本信息（時間、地點、參會人）、議程要點、決議事項、待辦任務（明確任務內(nèi)容、負責人、截止時間）。紀需經(jīng)主持人審核無誤后，于48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會者及相關方。任務跟蹤與反饋建立任務跟蹤表，每周更新任務進度，對逾期未完成的任務及時提醒負責人，同步至項目管理系統(tǒng)（如需）。重要節(jié)點完成后，要求負責人提交成果物（如“需求文檔初稿”“測試報告”），保證任務閉環(huán)。會議復盤與歸檔會議結束后3個工作日內(nèi)，組織核心參會者召開復盤會，總結會議亮點（如“議程緊湊，決策高效”）、不足（如“某議題準備不充分，導致討論超時”）及改進措施。將會議紀要、任務跟蹤表、復盤記錄等資料統(tǒng)一歸檔（電子檔+紙質檔），保存期限不少于1年。三、核心記錄模板（一）會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱會議時間年月日時分至時分會議地點（如：公司3樓第一會議室/線上會議）主持人記錄人參會人員（列出姓名、部門、職位，如：總（總經(jīng)理）、經(jīng)理（市場部）、*專員（產(chǎn)品部））缺席人員及原因（如：主管（研發(fā)部）因出差請假，已授權代參會）會議目標會議議程概要1.2.3.（二）參會人員簽到表序號部門姓名職位聯(lián)系方式簽到時間備注（如代簽）1總經(jīng)辦*總總經(jīng)理08:502市場部*經(jīng)理市場經(jīng)理08:553產(chǎn)品部*專員產(chǎn)品專員09:00代*主管簽到（三）會議議程與記錄表議程項負責人預計時長實際時長內(nèi)容要點決議事項/結論議題1：項目進度匯報*經(jīng)理30分鐘35分鐘1.開發(fā)模塊已完成80%2.測試環(huán)節(jié)發(fā)覺3個bug，需研發(fā)部支持修復決議：研發(fā)部*主管于本周五前提交bug修復方案，同步測試部驗證。議題2：資源協(xié)調(diào)討論*總20分鐘15分鐘市場部提出需增加2名推廣人員支持上線活動，當前人力不足結論：人力資源部*經(jīng)理下周一前反饋可調(diào)配人員名單，若內(nèi)部無法滿足，啟動外部招聘。議題3：下一步行動計劃*專員10分鐘10分鐘匯總各部門任務節(jié)點，明確交付標準決議：產(chǎn)品部*專員于周三前輸出《任務清單及驗收標準》，發(fā)全員確認。（四）任務分配與跟蹤表任務編號任務內(nèi)容負責人截止時間完成狀態(tài)（未開始/進行中/已完成/延期）備注T001提交bug修復方案*主管2023-10-20進行中需同步測試部T002反饋可調(diào)配人員名單*經(jīng)理2023-10-23未開始T003輸出《任務清單及驗收標準》*專員2023-10-18已完成已全員確認（五）會議復盤表復盤維度具體內(nèi)容會議目標達成情況（如：完成3項議題決策，明確5項待辦任務，目標達成率100%）亮點1.議程提前3天發(fā)送，參會者準備充分2.主持人及時引導爭議，避免跑題不足1.議題1實際時長超5分鐘，影響后續(xù)節(jié)奏2.未提前準備投影備用設備，臨時故障改進措施1.下次嚴格控制單議題時長，設置計時提醒2.會前檢查所有設備，準備備用方案四、關鍵注意事項籌備階段：會議主題需聚焦，避免“大而全”導致效率低下；參會人員需“少而精”，保證每個參與者與議題直接相關?，F(xiàn)場執(zhí)行：記錄人需重點記錄“決議事項”“待辦任務”“爭議點”，避免流水賬式記錄；主持人需靈活調(diào)整節(jié)奏，避