企業(yè)日常行政工作規(guī)范化操作手冊前言為規(guī)范企業(yè)日常行政管理工作，提高行政服務(wù)效率，統(tǒng)一工作標準，保證各項行政事務(wù)有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門及全體行政工作人員，涵蓋會議管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、訪客接待管理、文件歸檔管理五大核心模塊，旨在為行政工作提供清晰的操作指引。一、會議管理規(guī)范化操作（一）適用范圍本模塊適用于公司各部門組織的各類會議，包括但不限于部門例會、項目推進會、專題研討會、月度/季度工作總結(jié)會等。（二）操作流程1.會議發(fā)起與申請發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由會議組織者（部門負責(zé)人或項目對接人）發(fā)起會議申請。申請內(nèi)容：需明確會議名稱、目的、時間（具體到上/下午:）、預(yù)計時長、地點（線上會議需注明平臺及）、參會人員（部門/職務(wù)）、會議議程及需準備的資料。提交方式：通過OA系統(tǒng)“會議申請”模塊填寫《會議申請表》，提前2個工作日提交至行政部審批（緊急會議可提前1個工作日并電話說明）。2.會議通知與確認行政部職責(zé)：審批通過后，行政部于會議前1個工作日通過OA系統(tǒng)、郵件或工作群發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、參會人員及需攜帶的資料。參會人員確認：參會人員收到通知后需在OA系統(tǒng)“會議確認”模塊回復(fù)“參會”或“請假”，請假者需提前向會議發(fā)起人說明原因。3.會議準備場地準備：行政部根據(jù)會議規(guī)模提前布置會議室，保證桌椅排列、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、空調(diào)、飲用水等符合需求；線上會議需提前測試平臺穩(wěn)定性，保證音視頻功能正常。資料準備：會議發(fā)起人需提前將會議材料（如PPT、議程表、數(shù)據(jù)報表等）提交至行政部，由行政部打印或至共享平臺（如需紙質(zhì)版，按參會人數(shù)+2份備用準備）。4.會議召開與記錄會議紀律：參會人員需提前5分鐘到達會場，將手機調(diào)至靜音或震動；會議期間保持專注，未經(jīng)允許不得中途離場（特殊情況需向會議發(fā)起人說明）。會議記錄：由會議發(fā)起人指定記錄人（通常為部門助理或行政專員），記錄內(nèi)容包括：會議時間、地點、參會人員、缺席人員及原因、各議題討論要點、形成的決議、責(zé)任部門/責(zé)任人及完成時限。5.會議紀要與歸檔紀要撰寫：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理《會議紀要》，經(jīng)會議發(fā)起人審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門抄送行政部。歸檔要求：《會議紀要》原件（含OA審批記錄）、會議資料（PPT、紙質(zhì)材料等）由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年。（三）相關(guān)表單模板表1-1：會議申請表申請部門申請人*申請日期會議名稱會議類型會議時間年月日（上/下午）時分預(yù)計時長會議地點□會議室A□線上（平臺：______，：______）參會人員會議議程1.2.3.需準備資料□PPT□報表□方案□其他：______審批意見部門負責(zé)人簽字：______日期：______行政部審核：______日期：______表1-2：會議簽到表會議名稱會議時間年月日時分序號部門姓名*職務(wù)12…………（四）執(zhí)行要點會議需提前規(guī)劃，避免臨時召集導(dǎo)致資源浪費；會議通知需明確“需攜帶資料”和“參會要求”，保證參會人員提前準備；會議記錄需客觀準確，重點突出“決議事項”和“責(zé)任分工”，避免模糊表述；線上會議需指定專人負責(zé)技術(shù)保障，保證會議順利進行；歸檔材料需完整，包括申請、通知、簽到表、紀要、會議資料等。二、辦公用品管理規(guī)范化操作（一）適用范圍本模塊適用于公司各部門日常辦公所需的消耗品（如紙張、筆、文件夾等）和耐用品（如計算器、訂書機、U盤等）的采購、領(lǐng)用、庫存管理。（二）操作流程1.需求提報與匯總提報時間：每月25日前，各部門辦公用品管理員（或指定人員）填寫《辦公用品需求表》，提交至行政部。提報要求：根據(jù)部門實際消耗量合理預(yù)估，注明物品名稱、規(guī)格、單位、需求數(shù)量，避免過量提報或遺漏。2.采購審批與執(zhí)行行政部審核：行政部對各部門需求進行匯總、審核，結(jié)合庫存情況制定《月度采購計劃》，報行政經(jīng)理*審批。采購執(zhí)行：審批通過后，行政部通過合格供應(yīng)商采購（單價超500元的需比價2家以上），保證物品質(zhì)量符合辦公需求，采購票據(jù)需注明“辦公用品”及明細。3.入庫登記與分類存放入庫驗收：物品到貨后，行政部指定驗收人（通常為行政專員）核對采購清單與實物，確認數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量無誤后，填寫《辦公用品入庫登記表》。分類存放：驗收后的物品按“消耗品”和“耐用品”分類存放于行政庫房，消耗品按類型（如紙張、筆具）分區(qū)，耐用品單獨登記臺賬并貼“資產(chǎn)標簽”。4.領(lǐng)用申請與發(fā)放領(lǐng)用流程：員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明部門、姓名、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期，部門負責(zé)人簽字后提交至行政部。發(fā)放原則：消耗品按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則發(fā)放（如筆、紙類每月每人限領(lǐng)1次，數(shù)量合理）；耐用品以“舊換新”方式發(fā)放（如U盤、計算器損壞需交舊領(lǐng)新）。5.庫存盤點與補充盤點頻率：每月末行政部對庫房進行一次全面盤點，核對臺賬與實物數(shù)量，編制《月度庫存盤點表》。庫存預(yù)警：對庫存量低于“安全庫存量”（如A4紙剩余5包、簽字筆剩余20支）的物品，及時列入下月采購計劃，保證不斷供。（三）相關(guān)表單模板表2-1：辦公用品需求表需求部門需求人*需求日期序號物品名稱規(guī)格1A4紙70g2簽字筆0.5mm………表2-2：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人*領(lǐng)用日期序號物品名稱規(guī)格1文件袋A42訂書機標準型………（四）執(zhí)行要點辦公用品需統(tǒng)一由行政部采購，嚴禁各部門自行采購；需求提報需結(jié)合實際，避免過度囤積導(dǎo)致資源浪費；入庫驗收需嚴格核對，保證數(shù)量、質(zhì)量與采購一致；領(lǐng)用登記需詳細，明確責(zé)任人，便于追溯；庫存盤點需及時，保證賬實相符，避免積壓或短缺。三、固定資產(chǎn)管理規(guī)范化操作（一）適用范圍本模塊適用于公司單價1000元以上（含1000元）、使用期限1年以上的辦公設(shè)備（如電腦、打印機、投影儀）、家具（如辦公桌、文件柜）等固定資產(chǎn)的采購、登記、使用、維護、報廢管理。（二）操作流程1.采購申請與審批申請發(fā)起：因工作需要新增或更換固定資產(chǎn)時，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及理由，部門負責(zé)人簽字后提交至行政部。審批流程：行政部審核采購必要性→行政經(jīng)理審批→財務(wù)部審核預(yù)算→總經(jīng)理審批（單價超5000元需總經(jīng)理審批）。2.采購驗收與登記到貨驗收：物品到貨后，行政部聯(lián)合使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、功能是否與申請一致，驗收合格后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。資產(chǎn)登記：行政部根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》在《固定資產(chǎn)臺賬》中登記資產(chǎn)編號（唯一編號，格式：ZC-部門-年份-序號）、名稱、規(guī)格、型號、采購日期、原值、使用部門、使用人、折舊年限等信息，并貼“資產(chǎn)標簽”（標簽包含編號、名稱、采購日期）。3.領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用流程：使用部門或領(lǐng)用人憑《固定資產(chǎn)采購申請表》《固定資產(chǎn)驗收單》到行政部領(lǐng)用，簽署《固定資產(chǎn)領(lǐng)用確認書》，明保證管責(zé)任。調(diào)撥管理：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)原使用部門、新使用部門、行政部審批后，行政部更新臺賬信息，新使用人簽署《領(lǐng)用確認書》。4.維修與保養(yǎng)報修流程：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人及時向行政部提交《固定資產(chǎn)維修申請表》，說明故障現(xiàn)象。行政部評估后聯(lián)系維修（保修期內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，保修期外選擇定點維修商），維修費用計入部門成本。定期保養(yǎng)：行政部每半年對大型設(shè)備（如打印機、投影儀）進行一次全面檢查和保養(yǎng)，記錄《固定資產(chǎn)保養(yǎng)臺賬》，保證設(shè)備正常運行。5.報廢與處置報廢條件：資產(chǎn)達到折舊年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰無法使用時，可申請報廢。報廢流程：使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)實物及損壞說明，行政部組織鑒定→行政經(jīng)理*審批→財務(wù)部核銷賬目→報廢處置（如變賣需由行政部、財務(wù)部共同參與，收入上繳公司）。（三）相關(guān)表單模板表3-1：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人*申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)估單價用途說明部門意見負責(zé)人簽字：______日期：______行政部審核：______日期：______財務(wù)部審核：______日期：______總經(jīng)理審批：______日期：______表3-2：固定資產(chǎn)臺賬（示例）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期原值（元）使用部門使用人*折舊年限當(dāng)前狀態(tài)ZC-CW-2023-001電腦聯(lián)想ThinkPad2023-05-106000財務(wù)部*5在用ZC-XS-2023-002打印機惠普P11082023-06-152500銷售部*4維修中（四）執(zhí)行要點固定資產(chǎn)需統(tǒng)一編號、貼標簽管理，保證“賬、物、卡”三相符；采購需嚴格審批流程，超預(yù)算采購需另行申請；調(diào)撥、報廢需及時更新臺賬，避免資產(chǎn)信息遺漏；定期盤點（每季度一次），核對實物與臺賬，保證資產(chǎn)安全；維修需留存記錄（如維修單、費用票據(jù)），便于成本核算。四、訪客接待管理規(guī)范化操作（一）適用范圍本模塊適用于外部單位（如客戶、合作伙伴、部門等）人員來訪的接待流程，包括預(yù)約、接待、送別及信息登記。（二）操作流程1.訪客預(yù)約與信息登記預(yù)約方式：訪客可通過電話、郵件或?qū)尤颂崆?-2個工作日預(yù)約，說明來訪單位、姓名、職務(wù)、事由、到訪時間、預(yù)計停留時長及對接部門/人員。信息登記：對接人（通常為業(yè)務(wù)部門人員）將訪客信息填寫《訪客預(yù)約表》，提交至行政部，行政部根據(jù)訪客級別（如普通客戶、重要客戶）安排接待規(guī)格。2.接待準備場地準備：行政部根據(jù)訪客人數(shù)和需求安排會議室（如小型洽談安排3-5人會議室，重要客戶安排大會議室），提前調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)），準備茶水（礦泉水、茶杯、茶葉）和宣傳資料（如公司簡介、產(chǎn)品手冊）。人員準備：對接人提前確認到訪時間，必要時通知相關(guān)部門負責(zé)人參與接待；重要客戶來訪需提前通知行政經(jīng)理，必要時安排公司領(lǐng)導(dǎo)出面。3.迎接與引導(dǎo)迎接：訪客到訪時，前臺人員主動上前問候（如“您好，歡迎來到公司！”），核對預(yù)約信息（姓名、單位、事由），聯(lián)系對接人前來迎接。引導(dǎo)：對接人或前臺人員引導(dǎo)訪客至?xí)h室，途中可簡要介紹公司環(huán)境（如“這邊是辦公區(qū)，那邊是展廳”），入座時主動詢問“是否需要茶水？”。4.接待服務(wù)會議接待：接待過程中，對接人需全程陪同，主動提供所需資料；行政部人員根據(jù)需求添加茶水（每30分鐘添加一次），保持會議室安靜整潔。參觀接待：如需參觀辦公區(qū)或生產(chǎn)區(qū)域，需提前與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，安排專人引導(dǎo)，遵守保密規(guī)定（如禁止拍照、錄音的區(qū)域需提前告知）。5.送別與信息歸檔送別：接待結(jié)束后，對接人送訪客至公司門口或電梯口，禮貌道別（如“感謝您的到訪，歡迎下次再來！”）。信息歸檔：行政部將《訪客預(yù)約表》《訪客接待記錄表》（含到訪時間、接待人、接待內(nèi)容、反饋意見）整理歸檔，保存期限不少于1年。（三）相關(guān)表單模板表4-1：訪客預(yù)約表預(yù)約日期預(yù)約時間到訪日期到訪時間預(yù)計停留時長訪客單位訪客姓名*職務(wù)事由對接部門對接人*接待需求□會議室□參觀□茶水□其他：______行政部安排□普通接待□重要接待備注表4-2：訪客接待記錄表接待日期接待時間訪客單位訪客姓名*職務(wù)對接部門對接人*接待地點接待內(nèi)容1.2.3.訪客反饋□滿意□一般□不滿意（具體說明：______）歸檔人歸檔日期（四）執(zhí)行要點訪客需提前預(yù)約，避免臨時到訪導(dǎo)致接待混亂；接待準備需充分，特別是重要客戶的場地、資料、人員安排；接待過程中需注意言行舉止，展現(xiàn)公司良好形象；涉密區(qū)域需嚴格控制參觀范圍，遵守保密規(guī)定；接待記錄需詳細，便于后續(xù)跟進和統(tǒng)計。五、文件歸檔管理規(guī)范化操作（一）適用范圍本模塊適用于公司在行政工作中形成的各類文件，包括制度類、通知類、會議類、合同類、資產(chǎn)類等具有保存價值的紙質(zhì)及電子文件。（二）操作流程1.文件分類與編號分類標準：根據(jù)文件內(nèi)容分為“行政管理”“會議管理”“資產(chǎn)管理”“合同管理”“其他”五大類，每類下再細分二級類目（如“行政管理”下分“制度通知”“工作計劃”“總結(jié)報告”）。編號規(guī)則：采用“部門代碼-文件類別代碼-年份-序號”格式（如“XZ-GL-2023-001”代表“行政部-管理類-2023年-第1號”），部門代碼由行政部統(tǒng)一制定（如XZ=行政部，CW=財務(wù)部）。2.文件收集與整理收集責(zé)任：各部門文件由本部門兼職檔案員負責(zé)收集，每月25日前將上月需歸檔文件提交至行政部；行政部文件由行政專員負責(zé)收集。整理要求：收集的文件需去除訂書針、回形針等金屬物，對破損文件進行修補；電子文件需按分類建立文件夾，命名格式為“編號-文件名稱-日期”。3.立卷與歸檔立卷原則：按“一事一卷”或“一類一卷”原則，將內(nèi)容相關(guān)、時間相近的文件組合成案卷，填寫《案卷目錄》（含案卷標題、起止日期、頁數(shù)、保管期限、備注）。歸檔期限：紙質(zhì)文件需在次月5日前完成歸檔，電子文件需在次月10日前至公司文件管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)“檔案管理模塊”）。4.保管與保護保管場所：紙質(zhì)文件存放于行政部檔案室，檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如滅火器、除濕機、檔案柜、防盜門）；電子文件需定期備份（每周一次），防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限：根據(jù)文件價值分為“永久”（如公司章程、年度總結(jié)）、“長期”（10年以上，如制度文件、會議紀要）、“短期”（3-5年，如通知類文件），具體期限參照《檔案保管期限表》。5.借閱與銷毀借閱流程：員工因工作需要借閱文件時，填寫《文件借閱申