醫(yī)院物資采購流程管理規(guī)范手冊一、引言醫(yī)院物資采購是保障醫(yī)療服務質量、控制運營成本、防范合規(guī)風險的核心環(huán)節(jié)，涵蓋藥品、醫(yī)療器械、耗材、行政物資等多類物資的全流程管理。本手冊結合國家法律法規(guī)與醫(yī)院實際運營需求，明確采購各環(huán)節(jié)的操作標準與管理要求，旨在提升采購效能、保障醫(yī)療安全、維護廉潔秩序。二、需求申報管理（一）需求發(fā)起各科室需結合臨床診療、設備更新、耗材消耗等實際需求，由指定專人填報《物資采購需求申報表》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、需求時間及使用場景（如特殊設備需說明臨床適配性）。高值耗材、大型設備需同步提交《需求必要性分析報告》，闡述采購對醫(yī)療服務能力的支撐作用。（二）需求審核1.科室初審：需求表經(jīng)科室負責人簽字，結合歷史采購數(shù)據(jù)、庫存臺賬，確保需求真實合理，無重復/超量申報。2.職能部門復審：采購/設備/藥學部門核查需求是否符合“采購目錄”、預算是否匹配年度計劃，超常規(guī)需求需補充說明。3.專家論證（可選）：大型設備、高值耗材等需由醫(yī)療、財務、審計、紀檢專家組成論證小組，從技術、效益等維度評估，形成《需求論證意見書》。三、采購計劃編制（一）計劃整合與分類采購部門匯總需求后，結合實時庫存、年度預算及“采購目錄”分類規(guī)則，將物資分為藥品、耗材、設備、行政物資四類，明確采購優(yōu)先級（如臨床必需物資優(yōu)先）。（二）采購方式選擇根據(jù)物資性質、金額及市場供應，選擇對應方式：公開招標：金額達標、供應商≥3家、技術標準統(tǒng)一（如通用設備、常規(guī)耗材）。競爭性談判：供應商不足3家、技術參數(shù)復雜（如定制化設備）。單一來源：專利產(chǎn)品、獨家代理、不可替代物資（需審批公示）。詢價采購：金額小、規(guī)格統(tǒng)一（如辦公用品、低值耗材）。（三）計劃審批采購計劃經(jīng)采購部門→分管副院長→院長辦公會（大額/特殊物資）分級審批，形成《年度（季度）采購計劃》，確需調整的重新履行流程。四、供應商管理（一）準入管理1.資質審核：供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營/生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品注冊證等合法文件。2.實地考察：高值耗材、大型設備供應商需接受采購、審計、使用科室聯(lián)合考察，核查生產(chǎn)/經(jīng)營場地、售后服務能力。3.準入評審：評審小組（含醫(yī)療、財務、紀檢人員）從資質、質量、服務、價格維度打分，得分達標者納入“供應商庫”。（二）動態(tài)評估日常評估：每月統(tǒng)計供應商“交貨及時率、驗收合格率、服務滿意度”。年度考核：從質量（40%）、價格（30%）、服務（20%）、合規(guī)性（10%）評分，結果分“優(yōu)秀、合格、預警、淘汰”四級，淘汰者3年內(nèi)不得準入。（三）退出機制供應商出現(xiàn)假冒偽劣、連續(xù)驗收不合格、商業(yè)賄賂等行為，立即從庫中移除，啟動索賠或追責程序。五、采購實施流程（一）招標采購（公開招標為例）1.文件編制：聯(lián)合使用科室、法務明確技術參數(shù)（無排他性條款）、商務條款、評標標準。2.公告發(fā)布：在指定平臺/官網(wǎng)發(fā)布公告，期≥XX日。3.開標評標：采購人代表、專家、監(jiān)督人員共同參與，評標委員會推薦中標候選人并公示（≥XX日）。4.合同簽訂：公示無異議后7日內(nèi)簽訂合同，明確質量、售后、違約責任。（二）非招標采購（競爭性談判為例）1.文件準備：明確需求、商務要求、談判規(guī)則（如兩輪報價）。2.邀請談判：從庫中選≥3家供應商發(fā)出邀請。3.談判報價：逐家談判后要求提交最終報價，綜合評分確定成交方。（三）過程監(jiān)督紀檢監(jiān)察全程監(jiān)督，核查資質、評標、流程合規(guī)性。采購文件存檔≥5年，實行“利益回避制度”（關聯(lián)人員主動回避）。六、驗收與入庫管理（一）到貨驗收1.雙人驗收：采購、使用科室（或庫房）對照合同、送貨單、質量證明文件，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量。2.質量檢驗：高值耗材、設備需抽樣/現(xiàn)場檢驗，藥品核查批號、效期、冷鏈記錄。3.結果處理：合格的填寫《驗收單》（雙人簽字）；不合格的出具《不合格通知書》，要求供應商7日內(nèi)退貨/換貨并索賠。（二）入庫與庫存管理1.入庫登記：驗收合格物資錄入庫存系統(tǒng)，生成入庫單，更新臺賬。2.效期管理：藥品、耗材實行“先進先出、近效期預警”（效期≤3個月自動預警）。3.定期盤點：每月末實地盤點，核對賬實一致性，盤盈/盤虧需查明原因并審批處理。七、付款與結算管理（一）付款依據(jù)財務憑《驗收單》《采購合同》《正規(guī)發(fā)票》（信息一致）辦理付款，缺一不可。（二）付款流程1.申請：采購/使用科室填寫《付款申請表》，附相關憑證。2.審核：財務核查憑證完整性、金額準確性、合同符合性。3.審批：按資金權限分級審批（≤XX萬財務審批，＞XX萬分管院領導/院長審批）。4.支付：銀行轉賬支付，同步入賬并登記臺賬。（三）票據(jù)管理發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章，與合同、送貨單信息一致。丟失發(fā)票需供應商提供“記賬聯(lián)復印件+說明”，經(jīng)審批后入賬。八、監(jiān)督與審計管理（一）內(nèi)部審計審計部門每年開展采購專項審計，核查流程合規(guī)性、資金使用、供應商管理，出具《審計報告》并下達《整改通知書》，要求30日內(nèi)整改反饋。（二）紀檢監(jiān)督設立舉報渠道，接受職工、供應商及社會監(jiān)督。抽查高風險環(huán)節(jié)，對商業(yè)賄賂等行為嚴肅處理，涉嫌犯罪的移送司法。（三）信息公開采購計劃、中標結果、供應商考核結果在官網(wǎng)“陽光采購專欄”公示，職工可通過OA系統(tǒng)查詢流程進度。九、風險防控措施（一）需求風險建立“需求評審委員會”，二次論證超預算/超常規(guī)需求。推行“信息化申報系統(tǒng)”，自動預警重復/超量申報。（二）供應商風險動態(tài)管理供應商庫，每季度更新資質，淘汰不合格者。單一來源采購需提交“市場競爭性分析報告”。（三）質量風險高風險物資（如植入耗材、急救藥品）到貨即檢，委托第三方檢測。建立不良事件追溯機制，啟動產(chǎn)品召回+追責程序。（四）廉政風險每半年開展采購人員廉政培訓與案例警示。實行采購崗位3年輪崗制，避免利益固化。十、附則1.本手冊由采購管理部門解釋，未