采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊及審核清單前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門各類采購業(yè)務(wù)（含物料采購、服務(wù)采購、工程采購等），涵蓋從需求提出到付款結(jié)算的全流程操作規(guī)范及審核要點，旨在為采購相關(guān)人員提供清晰的操作指引。一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有具有采購需求的部門，具體包括但不限于：日常運營采購：辦公用品、勞保用品、低值易耗品等常規(guī)物資采購；生產(chǎn)物料采購：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的物資采購；服務(wù)類采購：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)、維修保養(yǎng)等服務(wù)采購；項目采購：新建項目、技改項目所需的設(shè)備、材料等專項采購。無論采購金額大小，均需遵循本手冊規(guī)定的流程，保證采購活動的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與確認(rèn)操作主體：需求部門、采購部門、財務(wù)部門操作內(nèi)容：需求提報：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、用途、交付時間等關(guān)鍵信息，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后提交至采購部門。需求復(fù)核：采購部門收到《采購申請單》后，1個工作日內(nèi)完成需求復(fù)核，重點核對需求描述是否清晰、預(yù)算是否合理、交付時間是否可行，如有疑問及時與需求部門溝通確認(rèn)。預(yù)算初審：財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行合規(guī)性審核，保證采購金額在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購需按權(quán)限報批（如需總經(jīng)理*審批）。輸出成果：經(jīng)確認(rèn)的《采購申請單》（含預(yù)算審批表）。（二）供應(yīng)商選擇與評估操作主體：采購部門、需求部門、審計部門（必要時）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：采購部門根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價或單一來源采購等方式確定供應(yīng)商。其中：單次采購金額≥5萬元的，需采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式；單次采購金額1萬-5萬元的，需采用競爭性談判或詢價方式（至少邀請3家合格供應(yīng)商參與）；單次采購金額＜1萬元或因特殊情況無法公開招標(biāo)的，可采用單一來源采購，需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部門對候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)準(zhǔn)入資質(zhì)等）、財務(wù)狀況、供貨能力、質(zhì)量保證體系等進(jìn)行審核，形成《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》。商務(wù)談判：采購部門與資質(zhì)合格的供應(yīng)商進(jìn)行價格、付款方式、交付周期、售后服務(wù)等條款談判，必要時邀請需求部門參與技術(shù)條款確認(rèn)。供應(yīng)商確定：綜合價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，編制《供應(yīng)商選擇報告》，按權(quán)限報批（如需總經(jīng)理*審批）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》《商務(wù)談判記錄》《供應(yīng)商選擇報告》。（三）合同簽訂與審批操作主體：采購部門、法務(wù)部門（需審核時）、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作內(nèi)容：合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草采購合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。合同審核：法務(wù)部門（或法務(wù)專員）審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，重點檢查是否存在法律風(fēng)險；財務(wù)部門審核付款方式、稅費承擔(dān)等財務(wù)條款的合規(guī)性；需求部門審核技術(shù)規(guī)格、交付要求等業(yè)務(wù)條款的準(zhǔn)確性。合同審批：審核通過后，按合同審批權(quán)限逐級報批（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*簽字）。合同簽訂與分發(fā)：審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商正式簽訂合同，原件至少一式三份（采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），需求部門可根據(jù)需要留存復(fù)印件。輸出成果：經(jīng)審批的采購合同文本、《合同審核意見表》。（四）訂單執(zhí)行與交付跟進(jìn)操作主體：采購部門、需求部門、供應(yīng)商操作內(nèi)容：訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)簽訂的合同，在1個工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨批次、時間、地點及特殊要求，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。交付跟進(jìn)：采購部門定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；如遇可能延遲交貨的情況，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知采購部門，雙方協(xié)商解決方案。到貨確認(rèn)：物料/服務(wù)送達(dá)后，需求部門根據(jù)訂單信息核對到貨數(shù)量、外觀、規(guī)格等，確認(rèn)無誤后在《到貨驗收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)覺數(shù)量不符、外觀損壞等問題，需在24小時內(nèi)反饋至采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理（如補(bǔ)貨、換貨等）。輸出成果：《采購訂單》《到貨驗收單》。（五）驗收與質(zhì)量確認(rèn)操作主體：需求部門、質(zhì)檢部門（需質(zhì)檢時）、采購部門操作內(nèi)容：質(zhì)量檢驗：對無需質(zhì)檢的物料（如辦公用品），需求部門可直接在《到貨驗收單》上簽字驗收；對需質(zhì)檢的物料（如原材料、生產(chǎn)設(shè)備），由質(zhì)檢部門依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，出具《質(zhì)量檢驗報告》，合格后方可驗收；不合格物料由采購部門負(fù)責(zé)退換貨，并記錄供應(yīng)商履約情況。驗收匯總：需求部門、質(zhì)檢部門（參與時）在驗收完成后，將《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》等資料提交至采購部門，采購部門匯總形成《驗收結(jié)果匯總表》。輸出成果：《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》《驗收結(jié)果匯總表》。（六）付款結(jié)算與賬務(wù)處理操作主體：采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商操作內(nèi)容：付款申請：采購部門根據(jù)合同約定的付款條件（如到貨付款、驗收后付款等），收集《采購申請單》《采購合同》《到貨驗收單》《質(zhì)量檢驗報告》《發(fā)票（或合規(guī)票據(jù)）》等資料，填寫《付款申請單》，按財務(wù)審批流程報批。付款審核：財務(wù)部門核對申請資料是否齊全、金額是否準(zhǔn)確、是否符合付款條件，審批通過后安排付款。賬務(wù)處理：財務(wù)部門根據(jù)付款憑證及發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理，保證采購成本準(zhǔn)確入賬；采購部門同步更新供應(yīng)商履約檔案，記錄付款情況。輸出成果：《付款申請單》《付款審批表》。三、配套表單模板模板一：采購申請單申請部門申請日期采購類型（□物料□服務(wù)□工程）物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位預(yù)計單價（元）預(yù)計總金額（元）預(yù)算科目用途說明交付時間交付地點需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部門復(fù)核意見：□同意□需補(bǔ)充說明（請注明：____________________）復(fù)核人：__________日期：__________財務(wù)部門預(yù)算審核意見：□預(yù)算內(nèi)□超預(yù)算（需報批：____________________）審核人：__________日期：__________模板二：供應(yīng)商資質(zhì)評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式采購項目名稱資質(zhì)審核日期審核人資質(zhì)材料清單（□營業(yè)執(zhí)照□生產(chǎn)許可證□行業(yè)資質(zhì)證書□質(zhì)量體系認(rèn)證□其他：__________）是否齊全□是□否資質(zhì)有效期核查□在有效期內(nèi)□已過期（需補(bǔ)充：__________）供貨能力評估□滿足□部分滿足（需說明：__________）質(zhì)量保證體系評估□完善□一般□不完善綜合審核結(jié)論□合格□不合格□待補(bǔ)充材料（補(bǔ)充要求：__________）采購部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：__________日期：__________模板三：到貨驗收單采購訂單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號應(yīng)到數(shù)量實到數(shù)量差異數(shù)量外觀檢查□合格□不合格（問題描述：____________________）規(guī)格型號核對□符合□不符合（問題描述：____________________）數(shù)量確認(rèn)□準(zhǔn)確□不準(zhǔn)確（說明：____________________）質(zhì)檢部門意見（如需）：□合格□不合格（報告編號：__________）需求部門驗收人：__________日期：__________質(zhì)檢部門（如有）：__________日期：__________采購部門：__________日期：__________模板四：付款申請單供應(yīng)商名稱合同編號付款階段（□預(yù)付款□到貨款□驗收款□質(zhì)保金）付款金額（元）付款方式（□銀行轉(zhuǎn)賬□其他：__________）申請日期付款依據(jù)（□采購合同□驗收單□發(fā)票□其他：__________）采購部門意見：□同意付款□暫緩付款（原因：____________________）申請人：__________部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________財務(wù)部門審核意見：□審核通過□資料不齊（需補(bǔ)充：____________________）審核人：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：□同意□不同意（原因：____________________）簽字：__________日期：__________四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性控制采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)（如《_________采購法》《_________招標(biāo)投標(biāo)法》等）及企業(yè)內(nèi)部管理制度，嚴(yán)禁違規(guī)采購、虛假采購。超預(yù)算、超計劃采購需按權(quán)限履行報批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得實施。供應(yīng)商選擇過程需留存完整記錄（如招標(biāo)文件、談判記錄、評估表等），保證可追溯。（二）風(fēng)險防范需求風(fēng)險：需求部門需保證采購需求明確、合理，避免因需求描述不清導(dǎo)致采購錯誤或成本浪費。供應(yīng)商風(fēng)險：嚴(yán)禁與未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商合作，定期對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評估，建立合格供應(yīng)商名錄及淘汰機(jī)制。合同風(fēng)險：合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊表述（如“按市場價格”“優(yōu)良品質(zhì)”等），重大合同需經(jīng)法務(wù)部門審核。驗收風(fēng)險：驗收過程需客觀公正，需求部門、質(zhì)檢部門（需時）需共同參與，嚴(yán)禁未驗收或驗收不合格即付款。付款風(fēng)險：付款前需核對合同、驗收單、發(fā)票等資料是否一致，保證“三單匹配”，杜絕重復(fù)付款、超額付款。（三）職責(zé)分離采購需求提報、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、