某跑步俱樂部檔案分類管理制度第一章總則第一條為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）檔案管理工作，提升檔案資源利用效率，保障會員權(quán)益與俱樂部運營數(shù)據(jù)的完整性、可追溯性，結(jié)合國家檔案管理相關(guān)法規(guī)及俱樂部實際業(yè)務需求，制定本制度。第二條本制度所稱“檔案”，是指俱樂部在運營管理、會員服務、賽事活動、對外合作等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、照片、視頻、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等。第三條本制度適用于俱樂部總部及各分支機構(gòu)（含線下活動站、合作訓練點）產(chǎn)生的所有檔案資料的分類、收集、整理、歸檔、保管及利用等全流程管理。第四條檔案管理遵循“科學分類、集中管理、動態(tài)更新、安全保密、服務發(fā)展”原則，旨在通過系統(tǒng)化分類實現(xiàn)檔案資源的高效檢索與價值挖掘，為會員服務優(yōu)化、賽事活動復盤、品牌形象建設及戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支撐。第二章檔案分類標準與目錄第五條俱樂部檔案按業(yè)務屬性與內(nèi)容特征劃分為五大類：會員檔案、活動與賽事檔案、行政與財務檔案、設備與物資檔案、榮譽與宣傳檔案。每大類下設置二級、三級細分目錄，具體分類如下：第一節(jié)會員檔案（A類）A1基礎信息檔案：會員入會登記表（含姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）、身份證/護照復印件、會員等級（普通會員、VIP會員、榮譽會員）證明文件、入會繳費憑證、會員協(xié)議（含服務條款、免責聲明等）。A2活動參與檔案：會員參加俱樂部日常訓練、主題跑活動、公益跑等的簽到記錄、出勤統(tǒng)計、活動反饋表（含滿意度評分、建議內(nèi)容）、活動積分明細（與會員等級晉升、福利兌換掛鉤）。A3健康與成績檔案：會員提交的體檢報告（含心肺功能、運動風險評估等關(guān)鍵指標）、過往參賽成績證明（馬拉松、越野跑等賽事完賽證書）、俱樂部組織的體能測試記錄（如3公里/5公里計時成績、體脂率等）。A4特殊服務檔案：為高階會員提供的定制訓練計劃（含教練指導記錄）、運動損傷康復跟蹤記錄（附醫(yī)療證明及康復方案）、會員退會/轉(zhuǎn)會手續(xù)文件（含退會申請、費用結(jié)算單、轉(zhuǎn)會確認函）。第二節(jié)活動與賽事檔案（B類）B1活動策劃檔案：年度活動計劃表（含主題、時間、地點、參與對象）、單場活動方案（含預算、流程、人員分工、應急預案）、活動審批文件（需經(jīng)俱樂部管理層或理事會簽字確認）。B2活動執(zhí)行檔案：活動通知（含海報、H5鏈接、短信/郵件記錄）、參與人員名單（含會員編號、簽到時間）、現(xiàn)場影像資料（照片、視頻，需標注時間、地點、關(guān)鍵場景說明）、合作方協(xié)議（與場地提供方、贊助商、醫(yī)療保障機構(gòu)等的合同）。B3活動總結(jié)檔案：活動數(shù)據(jù)統(tǒng)計表（參與人數(shù)、平均配速、互動次數(shù)等）、財務結(jié)算單（含收入、支出明細）、效果評估報告（含會員滿意度、媒體曝光量、社會影響分析）、改進建議清單（經(jīng)活動負責人簽字確認）。B4賽事專項檔案：俱樂部作為主辦方/協(xié)辦方的賽事規(guī)程、報名系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)（含選手信息、繳費狀態(tài)）、賽事執(zhí)行手冊（含路線圖、補給站設置、安保方案）、賽事成績冊（含完賽名單、名次、凈成績）、賽事總結(jié)報告（含亮點、問題、經(jīng)驗沉淀）。第三節(jié)行政與財務檔案（C類）C1制度與章程檔案：俱樂部章程（含宗旨、組織結(jié)構(gòu)、會員權(quán)利義務）、各項管理制度（如考勤制度、考核制度、志愿者管理辦法）、上級主管部門批復文件（如社團登記證、賽事備案回執(zhí)）。C2會議與決策檔案：理事會/管理層會議記錄（含議題、討論要點、表決結(jié)果）、會員代表大會會議材料（含工作報告、財務報告、提案審議記錄）、專題研討會紀要（如訓練技術(shù)研討、品牌推廣研討）。C3人事與培訓檔案：專職工作人員勞動合同、社保繳納記錄、績效考核表；志愿者登記表（含服務時長、技能特長）、培訓課件（如急救知識、賽事組織培訓）、培訓考核記錄（含通過率、優(yōu)秀學員名單）。C4財務與資產(chǎn)檔案：年度預算表、月度/季度財務報表（含收入、支出、現(xiàn)金流）、原始憑證（發(fā)票、收據(jù)、銀行回單）、固定資產(chǎn)登記臺賬（含設備名稱、購置時間、價值、使用部門）、審計報告（含年度審計、專項審計）。第四節(jié)設備與物資檔案（D類）D1采購與驗收檔案：器材/物資采購申請單（含名稱、數(shù)量、用途）、供應商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品檢測報告）、采購合同（含價格、交貨期、質(zhì)量條款）、入庫驗收單（需經(jīng)倉庫管理員與使用部門負責人簽字確認）。D2使用與維護檔案：器材領(lǐng)用登記本（含領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、歸還時間）、設備維護記錄表（含維護日期、故障描述、維修費用、維修方信息）、損耗物資消耗統(tǒng)計表（如運動水壺、號碼布、能量膠等消耗頻次）。D3報廢與處置檔案：設備報廢申請單（需附技術(shù)鑒定報告，說明報廢原因）、物資處置審批表（含處置方式：捐贈、變賣、銷毀）、處置結(jié)果證明（如捐贈接收函、變賣收款憑證、銷毀現(xiàn)場照片）。第五節(jié)榮譽與宣傳檔案（E類）E1榮譽資質(zhì)檔案：俱樂部獲得的獎項證書（如“年度最佳跑步俱樂部”“優(yōu)秀社會組織”）、會員個人榮譽證明（如賽事獲獎證書、破紀錄認證）、行業(yè)認證文件（如中國田徑協(xié)會認證俱樂部、社會體育指導員培訓基地資質(zhì)）。E2媒體與宣傳檔案：新聞報道資料（含報紙、雜志、網(wǎng)絡媒體的文字/視頻報道，需標注發(fā)表時間、媒體名稱、標題鏈接）、自媒體運營數(shù)據(jù)（微信公眾號、抖音號的推文閱讀量、粉絲增長數(shù)、互動率）、宣傳物料樣稿（海報、宣傳單頁、視頻宣傳片的終版文件）。E3品牌合作檔案：與企業(yè)/機構(gòu)的合作協(xié)議（含贊助金額、權(quán)益條款、合作期限）、聯(lián)合推廣活動記錄（如品牌主題跑的策劃方案、執(zhí)行成果）、合作方評價反饋（含年度合作滿意度調(diào)查結(jié)果）。第三章檔案管理流程第六條收集與整理（一）檔案形成部門需在業(yè)務事項完成后10個工作日內(nèi)完成檔案初步整理，確保資料完整、簽字/蓋章齊全、電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）電子檔案需采用通用格式（如PDF、JPG、MP4、Excel）存儲，命名規(guī)則為“分類代碼-年度-流水號”（例：A1-2024-001），并同步上傳至俱樂部檔案管理系統(tǒng)（云盤或?qū)Ｓ梅掌鳎＃ㄈ┘堎|(zhì)檔案需按分類目錄排序，使用統(tǒng)一檔案盒（標注分類代碼、年度、保管期限）存放，重要文件（如會員協(xié)議、賽事合同）需單獨加裝保護封套。第七條歸檔與保管（一）行政部設專職檔案管理員，負責每月25日前接收各部門整理完畢的檔案，核對無誤后登記《檔案歸檔登記表》（含分類代碼、數(shù)量、移交人、接收人、歸檔時間）。（二）檔案保管期限分為永久、30年、10年、5年四檔：-永久保管：俱樂部章程、會員基礎信息、重大賽事成績冊、榮譽證書、審計報告；-30年保管：活動總結(jié)報告、財務憑證、人事合同、設備采購合同；-10年保管：日?；顒訁⑴c記錄、會議紀要、志愿者服務記錄；-5年保管：臨時活動通知、一般性物資領(lǐng)用記錄、短期合作協(xié)議。（三）紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室（需配備防火、防潮、防蟲設施），電子檔案實行“本地服務器+云端”雙備份，重要數(shù)據(jù)每季度異地備份一次。第八條查閱與利用（一）俱樂部內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，在檔案管理員監(jiān)督下現(xiàn)場查閱；復制檔案需額外經(jīng)行政部負責人批準。（二）會員申請查閱本人檔案（如活動參與記錄、健康數(shù)據(jù)），需持有效身份證件到俱樂部前臺登記，由檔案管理員核對信息后提供查閱服務，不得復制他人檔案。（三）外部單位（如合作企業(yè)、監(jiān)管部門）查閱檔案需出具公函，經(jīng)俱樂部理事會批準后，在指定時間、地點由檔案管理員陪同查閱，禁止拍照、復制敏感信息（如會員聯(lián)系方式、財務數(shù)據(jù)）。第九條鑒定與銷毀（一）檔案管理員每年度末對到期檔案進行初步鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管建議，形成《檔案鑒定報告》提交行政部審核。（二）需銷毀的檔案經(jīng)行政部負責人、財務負責人（涉及財務檔案時）簽字確認后，采用粉碎（紙質(zhì)）或徹底格式化（電子）方式處理，銷毀過程需2名以上工作人員監(jiān)督并填寫《檔案銷毀記錄表》。第四章責任分工與監(jiān)督第十條行政部職責（一）統(tǒng)籌制定、修訂檔案管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行；（二）設立專職檔案管理員，負責檔案接收、整理、保管及日常查詢服務；（三）定期組織檔案管理培訓（每年至少2次），提升各部門檔案意識與操作規(guī)范。第十一條各部門職責（一）部門負責人為檔案管理第一責任人，需指定1名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理與移交；（二）確保檔案資料真實、完整，禁止篡改、隱匿或違規(guī)銷毀檔案；（三）配合行政部完成檔案檢查與評估工作。第十二條監(jiān)督與考核（一）行政部每季度對各部門檔案管理情況進行抽查，重點檢查歸檔及時性、資料完整性、分類準確性，結(jié)果納入部門季度