P-18船舶物資供應(yīng)程序1.目的本程序旨在規(guī)范船舶物資供應(yīng)的全流程管理，確保供應(yīng)的物資符合船舶運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及安全要求，保障船舶航行安全與運(yùn)營(yíng)效率，控制供應(yīng)成本，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性。2.適用范圍本程序適用于公司所屬各類(lèi)船舶的物資計(jì)劃編制、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、物資采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、儲(chǔ)存管理、發(fā)放使用及供應(yīng)過(guò)程中的記錄與追溯等相關(guān)活動(dòng)，涵蓋船舶運(yùn)營(yíng)所需的燃油、淡水、食品、備件、工具、勞保用品等各類(lèi)物資。3.職責(zé)分工船舶甲板部/輪機(jī)部：負(fù)責(zé)根據(jù)船舶運(yùn)營(yíng)需求、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃及物資庫(kù)存情況，編制物資需求計(jì)劃，提交采購(gòu)申請(qǐng)；負(fù)責(zé)物資到船后的驗(yàn)收、入庫(kù)、儲(chǔ)存管理及發(fā)放使用；配合公司完成供應(yīng)商評(píng)價(jià)及供應(yīng)質(zhì)量反饋。公司物資供應(yīng)部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理船舶物資供應(yīng)工作，審核船舶提交的物資需求計(jì)劃及采購(gòu)申請(qǐng)；組織供應(yīng)商的篩選、評(píng)價(jià)與管理；開(kāi)展物資采購(gòu)談判、合同簽訂與履行；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物資按時(shí)到船；負(fù)責(zé)供應(yīng)過(guò)程中的成本控制、記錄歸檔及質(zhì)量追溯。公司質(zhì)量安全部：負(fù)責(zé)對(duì)船舶物資供應(yīng)過(guò)程的合規(guī)性、物資質(zhì)量的符合性進(jìn)行監(jiān)督檢查；參與供應(yīng)商質(zhì)量審核及重大質(zhì)量問(wèn)題的處理。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)物資采購(gòu)資金的審核與支付；對(duì)物資供應(yīng)成本進(jìn)行核算與管控。4.供應(yīng)程序4.1物資需求計(jì)劃編制與提交船舶各部門(mén)（甲板部、輪機(jī)部等）每月/每航次結(jié)束后，結(jié)合船舶下一階段運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)需求、現(xiàn)有物資庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果（參照庫(kù)存定額標(biāo)準(zhǔn)），編制《船舶物資需求計(jì)劃表》，明確物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時(shí)間、用途等關(guān)鍵信息。《船舶物資需求計(jì)劃表》經(jīng)船長(zhǎng)審核簽字后，通過(guò)公司指定信息系統(tǒng)或書(shū)面形式提交至公司物資供應(yīng)部，緊急物資需求需注明“緊急”標(biāo)識(shí)，并簡(jiǎn)要說(shuō)明緊急原因。4.2需求計(jì)劃審核與采購(gòu)申請(qǐng)審批公司物資供應(yīng)部收到船舶需求計(jì)劃后，在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括：物資需求的合理性、規(guī)格型號(hào)的準(zhǔn)確性、數(shù)量與庫(kù)存的匹配度、需求時(shí)間的可行性等。對(duì)審核通過(guò)的需求計(jì)劃，由物資供應(yīng)部專(zhuān)員編制《采購(gòu)申請(qǐng)表》，附《船舶物資需求計(jì)劃表》，按公司審批流程提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及大額采購(gòu)（超出規(guī)定限額）的，需提交公司總經(jīng)理審批。審核未通過(guò)的需求計(jì)劃，由物資供應(yīng)部及時(shí)反饋船舶，說(shuō)明審核意見(jiàn)，指導(dǎo)船舶修正后重新提交。4.3供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：物資供應(yīng)部依據(jù)物資類(lèi)別、質(zhì)量要求、供應(yīng)能力、價(jià)格水平、信譽(yù)度、售后服務(wù)等指標(biāo)，從公司《合格供應(yīng)商名錄》中篩選候選供應(yīng)商；對(duì)于《合格供應(yīng)商名錄》外的新增供應(yīng)商，需組織開(kāi)展供應(yīng)商資質(zhì)審核（審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、質(zhì)量體系認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等），經(jīng)審核合格后納入《合格供應(yīng)商名錄》方可合作。采購(gòu)談判與合同簽訂：針對(duì)批量較大、金額較高或關(guān)鍵物資，物資供應(yīng)部組織與候選供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)（港口/船舶）、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等條款；談判達(dá)成一致后，簽訂正式采購(gòu)合同，合同經(jīng)法務(wù)審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。供應(yīng)商評(píng)價(jià)：物資供應(yīng)部每半年對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，結(jié)合物資質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、價(jià)格合理性等指標(biāo)，形成《供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告》；對(duì)評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，暫停合作并要求限期整改，整改不合格的從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除。4.4物資采購(gòu)與運(yùn)輸跟蹤采購(gòu)合同簽訂后，物資供應(yīng)部安排專(zhuān)人跟蹤合同履行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)物資生產(chǎn)/備貨情況，確保物資按時(shí)發(fā)貨。根據(jù)船舶航行計(jì)劃及?？扛劭谇闆r，協(xié)調(diào)供應(yīng)商選擇合適的運(yùn)輸方式（海運(yùn)、陸運(yùn)、港口配送等），明確物資到船時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保物資在船舶?？恐付ǜ劭谄陂g順利交付。對(duì)于緊急物資采購(gòu)，開(kāi)通綠色通道，簡(jiǎn)化審批流程，優(yōu)先選擇具備緊急供應(yīng)能力的供應(yīng)商，確保物資快速到船。4.5物資到船驗(yàn)收與入庫(kù)物資到船后，船長(zhǎng)組織甲板部、輪機(jī)部相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，依據(jù)采購(gòu)合同、《船舶物資需求計(jì)劃表》及物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到船物資進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量與合同是否一致；物資外觀是否完好，有無(wú)破損、變質(zhì)；物資質(zhì)量證明文件（合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等）是否齊全有效；特殊物資（如燃油、化學(xué)品）需按規(guī)定進(jìn)行抽樣檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員填寫(xiě)《船舶物資驗(yàn)收單》，經(jīng)船長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按物資類(lèi)別、特性分類(lèi)存放于指定倉(cāng)庫(kù)/貨艙，做好標(biāo)識(shí)（注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期），建立庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格的物資，由驗(yàn)收小組及時(shí)向物資供應(yīng)部反饋，說(shuō)明不合格情況并附相關(guān)證明材料；物資供應(yīng)部協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行退換貨、補(bǔ)貨或索賠處理，確保船舶需求不受影響。4.6物資儲(chǔ)存與發(fā)放管理庫(kù)存物資實(shí)行分類(lèi)管理，遵循“先進(jìn)先出”原則，對(duì)有儲(chǔ)存條件要求的物資（如食品、化學(xué)品、精密備件），嚴(yán)格控制儲(chǔ)存溫度、濕度、通風(fēng)等條件，定期檢查物資狀態(tài)，防止變質(zhì)、損壞或失效。船舶各部門(mén)領(lǐng)用物資時(shí)，需填寫(xiě)《物資領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用部門(mén)、物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)；倉(cāng)庫(kù)管理人員核對(duì)領(lǐng)用單信息無(wú)誤后，發(fā)放物資并及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬。船長(zhǎng)定期組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，每月至少開(kāi)展一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，形成《船舶物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況進(jìn)行分析說(shuō)明，及時(shí)上報(bào)公司物資供應(yīng)部備案。4.7記錄歸檔與追溯船舶需妥善保管物資供應(yīng)過(guò)程中的相關(guān)記錄，包括《船舶物資需求計(jì)劃表》《物資驗(yàn)收單》《物資領(lǐng)用單》《庫(kù)存臺(tái)賬》《船舶物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》等，保存期限不少于2年。公司物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)歸檔采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、《采購(gòu)申請(qǐng)表》《供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告》等記錄，建立物資供應(yīng)檔案，確保供應(yīng)過(guò)程可追溯。5.應(yīng)急處置船舶航行過(guò)程中出現(xiàn)緊急物資短缺（如關(guān)鍵設(shè)備備件故障、燃油不足等），船長(zhǎng)可直接聯(lián)系公司物資供應(yīng)部提出緊急供應(yīng)申請(qǐng)，同時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況聯(lián)系就近港口的合格供應(yīng)商臨時(shí)采購(gòu)，事后及時(shí)補(bǔ)辦采購(gòu)審批手續(xù)，向公司提交緊急采購(gòu)情況說(shuō)明。6.監(jiān)督檢查公司質(zhì)量安全部定期對(duì)船舶物資供