2026年塑料制品公司辦公設(shè)備全生命周期管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司辦公設(shè)備（含計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、辦公家具、電話機(jī)等）的全生命周期管理，實現(xiàn)設(shè)備采購合理、使用高效、維護(hù)及時、報廢合規(guī)，降低企業(yè)運(yùn)營成本，保障公司日常辦公與經(jīng)營活動有序開展，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及本公司章程，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工，涉及辦公設(shè)備的需求申請、采購、驗收、登記、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、調(diào)撥、報廢等全流程管理。第三條辦公設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、按需配置、全程管控、厲行節(jié)約”的原則，確保每臺設(shè)備從采購到報廢的全流程可追溯，避免設(shè)備閑置、浪費(fèi)或違規(guī)處置。第四條公司各部門及員工須嚴(yán)格遵守本制度，積極配合辦公設(shè)備管理工作，對違反制度規(guī)定導(dǎo)致設(shè)備損壞、丟失或造成公司損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第二章管理職責(zé)分工第五條公司行政部是辦公設(shè)備全生命周期管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）制定辦公設(shè)備年度配置計劃與預(yù)算，報總經(jīng)理審批后組織實施；（二）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購招標(biāo)、供應(yīng)商篩選與評估，確保采購過程公開、公平、公正；（三）建立辦公設(shè)備管理臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、采購時間、采購金額、使用部門、使用人、保修期限、報廢時間等信息；（四）組織辦公設(shè)備的驗收、維護(hù)、盤點(diǎn)、調(diào)撥及報廢處置工作，定期核查設(shè)備使用狀態(tài)；（五）制定辦公設(shè)備使用與維護(hù)指南，開展設(shè)備使用培訓(xùn)，提高員工規(guī)范操作意識。第六條各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：（一）根據(jù)本部門工作需求，組織填寫《辦公設(shè)備需求申請表》，明確設(shè)備類型、數(shù)量、配置要求及使用場景，報行政部審核；（二）指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常管理，監(jiān)督員工規(guī)范使用設(shè)備，避免違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞；（三）配合行政部開展設(shè)備盤點(diǎn)、維護(hù)及調(diào)撥工作，及時反饋本部門設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題；（四）審核本部門提出的設(shè)備維修、報廢申請，確認(rèn)申請事由真實合理后報行政部審批。第七條設(shè)備使用人職責(zé)：（一）嚴(yán)格按照設(shè)備使用指南操作設(shè)備，做好設(shè)備日常清潔與保養(yǎng)，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備故障；（二）發(fā)現(xiàn)設(shè)備異?；蚬收蠒r，及時向本部門設(shè)備管理員或行政部報告，不得擅自拆卸或維修；（三）離職或崗位調(diào)整時，按規(guī)定辦理設(shè)備交接手續(xù)，確保設(shè)備完好移交；（四）配合行政部開展設(shè)備盤點(diǎn)、維護(hù)等工作，提供設(shè)備使用相關(guān)信息。第八條公司財務(wù)部職責(zé)：（一）審核辦公設(shè)備采購預(yù)算，確保預(yù)算符合公司財務(wù)管理制度；（二）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購資金的支付，規(guī)范票據(jù)管理；（三）按會計準(zhǔn)則對辦公設(shè)備進(jìn)行固定資產(chǎn)核算，計提折舊；（四）參與辦公設(shè)備報廢處置的價值評估，確保資產(chǎn)處置合規(guī)。第三章設(shè)備采購與驗收管理第九條需求申請與審核各部門因工作需要新增或更換辦公設(shè)備時，須填寫《辦公設(shè)備需求申請表》，注明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、使用用途及必要性，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部。行政部結(jié)合公司年度配置計劃與現(xiàn)有設(shè)備存量，在3個工作日內(nèi)完成審核，對符合需求的申請匯總后報總經(jīng)理審批；對超出合理需求或可通過調(diào)撥解決的申請，反饋部門并說明理由。第十條采購實施（一）單次采購金額≥10萬元的辦公設(shè)備，行政部須通過公開招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，招標(biāo)過程邀請財務(wù)部參與監(jiān)督，確保采購程序合規(guī)；（二）單次采購金額5萬元-10萬元的辦公設(shè)備，行政部至少篩選3家合格供應(yīng)商進(jìn)行比價，對比產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等，形成《比價報告》報總經(jīng)理審批后確定供應(yīng)商；（三）單次采購金額＜5萬元的辦公設(shè)備，行政部從公司合格供應(yīng)商名錄中選擇1-2家供應(yīng)商議價，確定采購價格后報部門負(fù)責(zé)人審批實施。第十一條設(shè)備驗收（一）辦公設(shè)備到貨后，行政部在2個工作日內(nèi)組織使用部門、財務(wù)部共同進(jìn)行驗收，核對設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量是否與采購合同一致，檢查設(shè)備外觀是否完好、配件是否齊全；（二）對需要調(diào)試的設(shè)備（如計算機(jī)、打印機(jī)），須現(xiàn)場測試設(shè)備功能是否正常，確保滿足使用需求；（三）驗收合格的，三方在《辦公設(shè)備驗收單》上簽字確認(rèn)，行政部據(jù)此更新設(shè)備管理臺賬；驗收不合格的，行政部立即聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗收合格。第四章設(shè)備使用與維護(hù)管理第十二條設(shè)備登記與領(lǐng)用行政部在設(shè)備驗收合格后1個工作日內(nèi)，為每臺設(shè)備分配唯一資產(chǎn)編號，錄入管理臺賬，明確使用部門、使用人及保修期限。使用部門指定人員憑《設(shè)備領(lǐng)用單》到行政部領(lǐng)取設(shè)備，領(lǐng)用單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后留存行政部備案，作為設(shè)備歸屬與責(zé)任劃分的依據(jù)。第十三條日常使用管理（一）設(shè)備使用人須按操作指南使用設(shè)備，禁止在計算機(jī)上安裝非工作所需軟件，禁止違規(guī)改裝打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，禁止將辦公設(shè)備挪作私用或轉(zhuǎn)借他人；（二）辦公家具、投影儀等固定設(shè)備，未經(jīng)行政部同意不得擅自移動位置；計算機(jī)、電話機(jī)等便攜設(shè)備，使用人須妥善保管，避免丟失或損壞。第十四條維護(hù)與維修（一）行政部建立設(shè)備維護(hù)計劃，對打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等易損耗設(shè)備，每季度安排一次定期維護(hù)，檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，更換老化配件，確保設(shè)備正常使用；（二）設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人及時向行政部提交《設(shè)備維修申請單》，說明故障現(xiàn)象與發(fā)生時間。行政部在1個工作日內(nèi)安排維修，屬于保修期內(nèi)的故障，聯(lián)系供應(yīng)商免費(fèi)維修；超出保修期的，選擇專業(yè)維修機(jī)構(gòu)維修，維修費(fèi)用經(jīng)財務(wù)部審核后報銷；（三）維修完成后，行政部組織使用人驗收設(shè)備功能，驗收合格后在《設(shè)備維修記錄單》上簽字，更新設(shè)備管理臺賬中的維修信息。第五章設(shè)備盤點(diǎn)與調(diào)撥管理第十五條設(shè)備盤點(diǎn)行政部每半年組織一次全面設(shè)備盤點(diǎn)，聯(lián)合各部門對所有辦公設(shè)備進(jìn)行清查，核對設(shè)備編號、名稱、使用部門、使用人、狀態(tài)是否與管理臺賬一致。對盤盈的設(shè)備，查明來源后補(bǔ)充登記臺賬；對盤虧的設(shè)備，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人說明原因，屬于人為丟失或損壞的，按設(shè)備殘值追究賠償責(zé)任；盤點(diǎn)結(jié)果形成《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報告》，報總經(jīng)理審批后存檔。第十六條設(shè)備調(diào)撥（一）因部門人員調(diào)整或工作需求變化，需調(diào)撥設(shè)備時，調(diào)出部門填寫《設(shè)備調(diào)撥申請表》，注明設(shè)備編號、名稱、調(diào)撥原因、調(diào)出部門、調(diào)入部門，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部；（二）行政部審核調(diào)撥合理性，在2個工作日內(nèi)完成審批，組織雙方部門辦理設(shè)備交接，核對設(shè)備狀態(tài)與配件，交接雙方在調(diào)撥申請表上簽字確認(rèn)；（三）行政部根據(jù)調(diào)撥結(jié)果更新設(shè)備管理臺賬，明確新的使用部門與使用人。第六章設(shè)備報廢管理第十七條報廢條件符合下列條件之一的辦公設(shè)備，可申請報廢：（一）使用年限超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（計算機(jī)5年、打印機(jī)3年、辦公家具8年，其他設(shè)備按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)），性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需求，且維修成本超過設(shè)備殘值的；（二）設(shè)備損壞嚴(yán)重，經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)鑒定無法維修或維修后仍無法正常使用的；（三）因技術(shù)更新?lián)Q代，設(shè)備已淘汰，無法適配公司現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的；（四）存在安全隱患，繼續(xù)使用可能引發(fā)安全事故的。第十八條報廢流程（一）使用部門填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，注明設(shè)備編號、名稱、型號、購置時間、報廢原因及殘值預(yù)估，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部；（二）行政部組織技術(shù)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件，形成《報廢鑒定報告》；（三）單次報廢設(shè)備總價值≥5萬元的，經(jīng)行政部、財務(wù)部審核后報總經(jīng)理審批；單次報廢設(shè)備總價值＜5萬元的，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批；（四）審批通過后，行政部在3個工作日內(nèi)將報廢設(shè)備從管理臺賬中注銷，組織合規(guī)處置（如出售給專業(yè)回收機(jī)構(gòu)、交由環(huán)保部門處理），處置收入上繳財務(wù)部。第七章監(jiān)督與追責(zé)第十九條行政部每月對設(shè)備使用、維護(hù)情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查設(shè)備是否按規(guī)定使用、維修是否及時、臺賬記錄是否完整，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改；每年度對設(shè)備管理工作進(jìn)行總結(jié)，提出優(yōu)化建議。第二十條財務(wù)部定期核查設(shè)備固定資產(chǎn)核算情況，確保折舊計提準(zhǔn)確，報廢處置收入管理合規(guī)，對發(fā)現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險及時預(yù)警。第二十一條出現(xiàn)下列情形之一的，公司將對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理：（一）未按審批流程擅自采購辦公設(shè)備，或虛報需求導(dǎo)致設(shè)備閑置的；（二）違規(guī)使用設(shè)備導(dǎo)致設(shè)備損壞、丟失，或擅自將設(shè)備轉(zhuǎn)借、挪用的；（三）設(shè)備出現(xiàn)故障未及時報告，導(dǎo)致故障擴(kuò)大或影響工作的；（四）在設(shè)備盤點(diǎn)、調(diào)撥、報廢過程中弄虛作假，隱瞞真實情況的；（五）未按規(guī)定處置報廢設(shè)備，造成公司資產(chǎn)流失或環(huán)境污染的。第二十二條責(zé)任追究方式根據(jù)情節(jié)輕重分為：口頭警告、書面通報批評、扣減當(dāng)月績效獎金（扣減比例3%-15%）、賠償