學(xué)校綜合辦公室例會(huì)議程規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室例會(huì)工作，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本規(guī)定。

二、會(huì)議基本安排

（一）會(huì)議時(shí)間

1.每周召開一次例會(huì)，原則上定于每周五下午2:00-4:00舉行。

2.如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整時(shí)間，由辦公室負(fù)責(zé)人提前通知參會(huì)人員。

（二）會(huì)議地點(diǎn)

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議室。

（三）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體人員。

2.特殊事項(xiàng)可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。

三、會(huì)議內(nèi)容與流程

（一）會(huì)議內(nèi)容

1.工作匯報(bào)：各崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)展情況匯報(bào)。

2.問題討論：針對(duì)工作中遇到的難點(diǎn)、重點(diǎn)問題進(jìn)行討論。

3.事務(wù)安排：明確下周重點(diǎn)工作任務(wù)及責(zé)任人。

4.信息傳達(dá)：發(fā)布學(xué)?；蜣k公室的重要通知、要求。

（二）會(huì)議流程

1.會(huì)前準(zhǔn)備（StepbyStep）：

(1)確定會(huì)議主題及議程，提前3天發(fā)布會(huì)議通知。

(2)參會(huì)人員提前10分鐘簽到。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，如工作匯報(bào)PPT、討論議題清單等。

2.會(huì)議進(jìn)行（StepbyStep）：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

(2)按照議程順序逐項(xiàng)討論，每位匯報(bào)人控制時(shí)間在5分鐘以內(nèi)。

(3)對(duì)于爭(zhēng)議問題，記錄待后續(xù)跟進(jìn)。

3.會(huì)議總結(jié)：

(1)主持人進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確決議事項(xiàng)。

(2)指定專人負(fù)責(zé)落實(shí)決議，并記錄在案。

四、會(huì)議要求

（一）參會(huì)紀(jì)律

1.按時(shí)參會(huì)，不得無故缺席。如確有特殊情況，需提前向辦公室負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)。

3.認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，做好后續(xù)工作跟進(jìn)。

（二）工作落實(shí)

1.會(huì)議決議需在2個(gè)工作日內(nèi)完成初步落實(shí)，并反饋落實(shí)情況。

2.對(duì)于需跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，明確牽頭部門及配合部門，確保責(zé)任到人。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整完善。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室例會(huì)工作，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確例會(huì)的組織、內(nèi)容、流程及要求，使例會(huì)成為信息溝通、問題解決、工作部署的有效平臺(tái)，促進(jìn)綜合辦公室整體工作效能的提升。

二、會(huì)議基本安排

（一）會(huì)議時(shí)間

1.每周召開一次例會(huì)，原則上定于每周五下午2:00-4:00舉行，時(shí)長為120分鐘。選擇周五下午旨在確保會(huì)議內(nèi)容能覆蓋一周的工作總結(jié)與下周規(guī)劃，并與學(xué)校其他常規(guī)工作安排相協(xié)調(diào)。

2.如遇特殊情況（例如：緊急突發(fā)事件處理、重要活動(dòng)籌備進(jìn)入關(guān)鍵階段、或需要跨部門協(xié)調(diào)解決的重大問題等）確需臨時(shí)調(diào)整時(shí)間或增加會(huì)議次數(shù)，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人（辦公室主任或其授權(quán)的副主任）根據(jù)實(shí)際情況評(píng)估后提前至少24小時(shí)，通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）或郵件等正式渠道通知所有參會(huì)人員，并說明調(diào)整原因及新的會(huì)議時(shí)間。緊急情況除外，可在會(huì)議開始前口頭通知。

（二）會(huì)議地點(diǎn)

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議室。會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)備，包括投影儀（確保燈泡亮度或更換及時(shí)）、幕布、麥克風(fēng)（若參會(huì)人數(shù)較多或發(fā)言者距離較遠(yuǎn)）、白板及書寫工具（白板筆需準(zhǔn)備多種顏色以區(qū)分不同內(nèi)容）、會(huì)議記錄本及筆等。會(huì)議室環(huán)境應(yīng)保持整潔、安靜，便于參會(huì)人員集中注意力。如會(huì)議室資源緊張或因維修、其他重要活動(dòng)使用，應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)人提前預(yù)定替代場(chǎng)地，并確保新場(chǎng)地滿足基本會(huì)議需求。

（三）參會(huì)人員

1.**核心參會(huì)人員：**綜合辦公室全體在崗人員必須準(zhǔn)時(shí)參加例會(huì)。這是確保辦公室內(nèi)部信息同步、職責(zé)明確、協(xié)同工作的基本要求。

2.**列席人員：**根據(jù)會(huì)議議題的具體需要，可邀請(qǐng)相關(guān)職能部門的負(fù)責(zé)人或關(guān)鍵崗位人員列席會(huì)議。例如，若會(huì)議討論與教學(xué)服務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)，可邀請(qǐng)教務(wù)服務(wù)崗人員列席；若討論與后勤保障相關(guān)，可邀請(qǐng)資產(chǎn)管理或部分行政支持崗人員列席。邀請(qǐng)應(yīng)提前由提議題的部門或個(gè)人向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)備，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)出邀請(qǐng)函或通知，明確列席原因及會(huì)議重點(diǎn)。列席人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，原則上僅作聽取和記錄，發(fā)言需經(jīng)主持人允許。

三、會(huì)議內(nèi)容與流程

（一）會(huì)議內(nèi)容

1.**工作匯報(bào)：**

*各崗位人員依次簡(jiǎn)要匯報(bào)上周工作完成情況，包括：主要完成事項(xiàng)、取得的成果、遇到的問題與挑戰(zhàn)、下階段工作初步計(jì)劃。

*匯報(bào)應(yīng)聚焦核心內(nèi)容，突出重點(diǎn)，數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)效果更佳（如：完成文件數(shù)量、處理咨詢次數(shù)、活動(dòng)支持情況等）。控制匯報(bào)時(shí)間，個(gè)人匯報(bào)一般不超過3分鐘。

*匯報(bào)順序可按部門職責(zé)或固定名單排列，確保覆蓋所有崗位。

2.**問題討論與解決：**

*針對(duì)上周工作中出現(xiàn)的普遍性、共性問題進(jìn)行集中討論，分析原因，提出改進(jìn)措施。

*針對(duì)需要跨部門協(xié)調(diào)解決的問題，明確牽頭部門和配合部門，細(xì)化分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

*鼓勵(lì)大家積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見，主持人需引導(dǎo)討論方向，確保圍繞議題進(jìn)行，避免跑題。

3.**事務(wù)安排與任務(wù)部署：**

*由辦公室負(fù)責(zé)人或授權(quán)人根據(jù)學(xué)校整體工作部署和辦公室職能，明確下周重點(diǎn)工作任務(wù)。

*清晰界定各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人（Owner）、協(xié)作者（Contributors，若有）、預(yù)期完成時(shí)間（Deadline）、所需資源（Resources，如需特別協(xié)調(diào)）及交付標(biāo)準(zhǔn)（SuccessCriteria）。

*例如：下周需完成“XX活動(dòng)”的后勤保障方案（負(fù)責(zé)人：A，協(xié)作者：B、C，截止日期：下周五下午5點(diǎn)，需協(xié)調(diào)資源：教室布置、飲用水等，交付標(biāo)準(zhǔn)：方案需經(jīng)審批通過）。

4.**信息傳達(dá)與通知：**

*傳達(dá)學(xué)校層面或上級(jí)單位發(fā)布的重要通知、政策變動(dòng)、工作要求等，確保信息在辦公室內(nèi)部準(zhǔn)確、及時(shí)流轉(zhuǎn)。

*傳達(dá)辦公室內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作流程優(yōu)化、人員變動(dòng)等重要信息。

*傳達(dá)需明確信息要點(diǎn)，并解答參會(huì)人員的疑問。

（二）會(huì)議流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備（StepbyStep）：**

(1)**議題收集與確定（提前3-5個(gè)工作日）：**各崗位人員或部門負(fù)責(zé)人梳理需要會(huì)議討論或通報(bào)的事項(xiàng)，提前提交至辦公室負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)人匯總、篩選，形成最終會(huì)議議程。議程應(yīng)包含議題名稱、匯報(bào)人/發(fā)言人、預(yù)計(jì)時(shí)長等。

(2)**會(huì)議通知發(fā)布（提前3天）：**辦公室負(fù)責(zé)人或指定人員在預(yù)定會(huì)議開始前3天，通過內(nèi)部郵件、公告欄、即時(shí)通訊群組等渠道發(fā)布正式會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需提前準(zhǔn)備的事項(xiàng)（如：請(qǐng)攜帶個(gè)人電腦匯報(bào)、請(qǐng)?zhí)崆伴喿x附件材料等）。

(3)**資料準(zhǔn)備與分發(fā)（如需要，提前1-2天）：**對(duì)于需要提前閱讀或討論的文件、數(shù)據(jù)報(bào)告等，應(yīng)提前準(zhǔn)備好電子版或紙質(zhì)版，并通過合適方式分發(fā)給參會(huì)人員。確保資料清晰、完整。

(4)**會(huì)場(chǎng)布置與設(shè)備檢查（提前1天或會(huì)前）：**確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂無誤，檢查投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備是否正常工作，確保所需文具齊全。如需演示，提前進(jìn)行測(cè)試。

(5)**參會(huì)人員提醒（會(huì)前1天及會(huì)前）：**通過即時(shí)通訊工具或郵件再次提醒參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及議程，特別提醒列席人員。

2.**會(huì)議進(jìn)行（StepbyStep）：**

(1)**準(zhǔn)時(shí)開始與簽到（會(huì)議開始前10分鐘）：**主持人（通常為辦公室主任或指定會(huì)議主持者）宣布會(huì)議開始，核對(duì)參會(huì)人員簽到情況。如有缺席，記錄并了解原因。

(2)**主持人介紹議程與紀(jì)律（開始時(shí)）：**簡(jiǎn)要說明本次會(huì)議的主要議題和目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，如：發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要、手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉、積極傾聽、圍繞議題等。

(3)**按議程逐項(xiàng)進(jìn)行：**

***工作匯報(bào)環(huán)節(jié)：**按照預(yù)定順序，由各匯報(bào)人進(jìn)行工作匯報(bào)。主持人或指定記錄員需注意控制每位匯報(bào)人時(shí)間，適時(shí)提醒。

***問題討論環(huán)節(jié)：**針對(duì)匯報(bào)中提出的問題或預(yù)設(shè)的討論議題，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言。鼓勵(lì)先由提出問題或主要負(fù)責(zé)人員闡述看法，再開放給其他人補(bǔ)充或討論。主持人需適時(shí)引導(dǎo)，確保討論聚焦，避免冗長。

***事務(wù)安排環(huán)節(jié)：**由主持人或指定負(fù)責(zé)人清晰、具體地布置下周任務(wù)，明確負(fù)責(zé)人、協(xié)作者、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素?？梢筘?fù)責(zé)人簡(jiǎn)單說明計(jì)劃。

***信息傳達(dá)環(huán)節(jié)：**由信息發(fā)布人清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)相關(guān)通知或信息，并解答疑問。

(4)**記錄與整理：**指定專人（會(huì)議記錄員）詳細(xì)記錄會(huì)議過程中的關(guān)鍵發(fā)言、決策事項(xiàng)、任務(wù)分配、待辦事項(xiàng)（ActionItems）及其負(fù)責(zé)人和截止日期。記錄應(yīng)條理清晰、重點(diǎn)突出。

(5)**臨時(shí)動(dòng)議處理：**若有會(huì)前未預(yù)料到但需要立即討論的事項(xiàng)，可在議程完成后，由主持人決定是否進(jìn)行臨時(shí)討論，一般建議控制時(shí)間。

3.**會(huì)議總結(jié)與結(jié)束：**

(1)**主持人總結(jié)（會(huì)議結(jié)束前5-10分鐘）：**主持人對(duì)本次會(huì)議的主要討論結(jié)果、形成的決議、任務(wù)分配進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，確保所有參會(huì)人員對(duì)后續(xù)行動(dòng)有清晰共識(shí)。重申關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。

(2)**確認(rèn)與提問：**開放briefQ&A環(huán)節(jié)，讓參會(huì)人員對(duì)總結(jié)內(nèi)容或任務(wù)分配提出疑問，進(jìn)行最后確認(rèn)。

(3)**宣布散會(huì)：**主持人宣布會(huì)議結(jié)束，提醒大家整理個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

(4)**會(huì)后清理：**會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄，并在會(huì)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如1個(gè)工作日內(nèi)）將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員（如任務(wù)協(xié)作者、未參會(huì)但需知曉的人員）。

四、會(huì)議要求

（一）參會(huì)紀(jì)律

1.**準(zhǔn)時(shí)要求：**參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)簽到。因故不能參會(huì)者，必須履行請(qǐng)假手續(xù)（向直接上級(jí)或辦公室負(fù)責(zé)人請(qǐng)假），并委托他人代為參會(huì)或會(huì)后了解會(huì)議內(nèi)容。無故遲到、早退或未經(jīng)允許缺席，將影響個(gè)人考勤或績(jī)效評(píng)估（依據(jù)辦公室相關(guān)管理規(guī)定）。

2.**專注投入：**會(huì)議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，避免接打電話、發(fā)送信息或進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的操作。如確需接聽電話，應(yīng)離開會(huì)場(chǎng)或到安靜角落。

3.**積極參與：**鼓勵(lì)參會(huì)人員積極思考，圍繞議題發(fā)言，提出建設(shè)性意見。發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，抓住重點(diǎn)，先整理好思路再發(fā)言。傾聽他人發(fā)言時(shí)，應(yīng)保持專注，不隨意打斷。

4.**遵守秩序：**發(fā)言需經(jīng)主持人或指定人員引導(dǎo)，按順序進(jìn)行。討論時(shí)避免爭(zhēng)論不休或離題萬里，主持人有權(quán)制止無關(guān)或冗長的發(fā)言。

5.**記錄完整：**建議參會(huì)人員自行攜帶筆記本和筆，輔助記錄關(guān)鍵信息或個(gè)人待辦事項(xiàng)。會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)形成正式會(huì)議紀(jì)要。

（二）工作落實(shí)

1.**紀(jì)要跟進(jìn)：**會(huì)議記錄員應(yīng)在會(huì)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)（建議2個(gè)工作日內(nèi)）完成會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員、主持人、議程、各議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、任務(wù)分配（明確負(fù)責(zé)人、協(xié)作者、截止日期）、需跟進(jìn)事項(xiàng)等。

2.**任務(wù)執(zhí)行：**各任務(wù)負(fù)責(zé)人（Owner）收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)明確自身職責(zé)，制定具體執(zhí)行計(jì)劃，并按時(shí)完成。在截止日期前，需向協(xié)作者或直接上級(jí)匯報(bào)進(jìn)展情況或完成狀態(tài)。

3.**閉環(huán)管理：**對(duì)于會(huì)議中確定的需要跟蹤解決的問題，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，直至問題解決或明確狀態(tài)，并在下次例會(huì)或通過其他溝通渠道進(jìn)行反饋。確?！坝袥Q策、有落實(shí)、有反饋”。

4.**協(xié)作配合：**任務(wù)涉及跨部門或崗位協(xié)作時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)溝通，密切配合，確保任務(wù)順利推進(jìn)。遇到障礙應(yīng)及時(shí)向會(huì)議記錄員或主持人反饋，尋求協(xié)調(diào)解決。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督執(zhí)行。辦公室負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際工作需要和學(xué)校發(fā)展情況，對(duì)本規(guī)定進(jìn)行適時(shí)修訂和完善。各部門及全體人員在執(zhí)行過程中應(yīng)加強(qiáng)溝通，共同維護(hù)例會(huì)的有效性和高效性。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室例會(huì)工作，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本規(guī)定。

二、會(huì)議基本安排

（一）會(huì)議時(shí)間

1.每周召開一次例會(huì)，原則上定于每周五下午2:00-4:00舉行。

2.如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整時(shí)間，由辦公室負(fù)責(zé)人提前通知參會(huì)人員。

（二）會(huì)議地點(diǎn)

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議室。

（三）參會(huì)人員

1.綜合辦公室全體人員。

2.特殊事項(xiàng)可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。

三、會(huì)議內(nèi)容與流程

（一）會(huì)議內(nèi)容

1.工作匯報(bào)：各崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)展情況匯報(bào)。

2.問題討論：針對(duì)工作中遇到的難點(diǎn)、重點(diǎn)問題進(jìn)行討論。

3.事務(wù)安排：明確下周重點(diǎn)工作任務(wù)及責(zé)任人。

4.信息傳達(dá)：發(fā)布學(xué)?；蜣k公室的重要通知、要求。

（二）會(huì)議流程

1.會(huì)前準(zhǔn)備（StepbyStep）：

(1)確定會(huì)議主題及議程，提前3天發(fā)布會(huì)議通知。

(2)參會(huì)人員提前10分鐘簽到。

(3)準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，如工作匯報(bào)PPT、討論議題清單等。

2.會(huì)議進(jìn)行（StepbyStep）：

(1)主持人宣布會(huì)議開始，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

(2)按照議程順序逐項(xiàng)討論，每位匯報(bào)人控制時(shí)間在5分鐘以內(nèi)。

(3)對(duì)于爭(zhēng)議問題，記錄待后續(xù)跟進(jìn)。

3.會(huì)議總結(jié)：

(1)主持人進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確決議事項(xiàng)。

(2)指定專人負(fù)責(zé)落實(shí)決議，并記錄在案。

四、會(huì)議要求

（一）參會(huì)紀(jì)律

1.按時(shí)參會(huì)，不得無故缺席。如確有特殊情況，需提前向辦公室負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)。

3.認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，做好后續(xù)工作跟進(jìn)。

（二）工作落實(shí)

1.會(huì)議決議需在2個(gè)工作日內(nèi)完成初步落實(shí)，并反饋落實(shí)情況。

2.對(duì)于需跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，明確牽頭部門及配合部門，確保責(zé)任到人。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整完善。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室例會(huì)工作，提高會(huì)議效率，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確例會(huì)的組織、內(nèi)容、流程及要求，使例會(huì)成為信息溝通、問題解決、工作部署的有效平臺(tái)，促進(jìn)綜合辦公室整體工作效能的提升。

二、會(huì)議基本安排

（一）會(huì)議時(shí)間

1.每周召開一次例會(huì)，原則上定于每周五下午2:00-4:00舉行，時(shí)長為120分鐘。選擇周五下午旨在確保會(huì)議內(nèi)容能覆蓋一周的工作總結(jié)與下周規(guī)劃，并與學(xué)校其他常規(guī)工作安排相協(xié)調(diào)。

2.如遇特殊情況（例如：緊急突發(fā)事件處理、重要活動(dòng)籌備進(jìn)入關(guān)鍵階段、或需要跨部門協(xié)調(diào)解決的重大問題等）確需臨時(shí)調(diào)整時(shí)間或增加會(huì)議次數(shù)，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人（辦公室主任或其授權(quán)的副主任）根據(jù)實(shí)際情況評(píng)估后提前至少24小時(shí)，通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）或郵件等正式渠道通知所有參會(huì)人員，并說明調(diào)整原因及新的會(huì)議時(shí)間。緊急情況除外，可在會(huì)議開始前口頭通知。

（二）會(huì)議地點(diǎn)

學(xué)校綜合辦公室會(huì)議室。會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)備，包括投影儀（確保燈泡亮度或更換及時(shí)）、幕布、麥克風(fēng)（若參會(huì)人數(shù)較多或發(fā)言者距離較遠(yuǎn)）、白板及書寫工具（白板筆需準(zhǔn)備多種顏色以區(qū)分不同內(nèi)容）、會(huì)議記錄本及筆等。會(huì)議室環(huán)境應(yīng)保持整潔、安靜，便于參會(huì)人員集中注意力。如會(huì)議室資源緊張或因維修、其他重要活動(dòng)使用，應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)人提前預(yù)定替代場(chǎng)地，并確保新場(chǎng)地滿足基本會(huì)議需求。

（三）參會(huì)人員

1.**核心參會(huì)人員：**綜合辦公室全體在崗人員必須準(zhǔn)時(shí)參加例會(huì)。這是確保辦公室內(nèi)部信息同步、職責(zé)明確、協(xié)同工作的基本要求。

2.**列席人員：**根據(jù)會(huì)議議題的具體需要，可邀請(qǐng)相關(guān)職能部門的負(fù)責(zé)人或關(guān)鍵崗位人員列席會(huì)議。例如，若會(huì)議討論與教學(xué)服務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)，可邀請(qǐng)教務(wù)服務(wù)崗人員列席；若討論與后勤保障相關(guān)，可邀請(qǐng)資產(chǎn)管理或部分行政支持崗人員列席。邀請(qǐng)應(yīng)提前由提議題的部門或個(gè)人向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)備，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)出邀請(qǐng)函或通知，明確列席原因及會(huì)議重點(diǎn)。列席人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，原則上僅作聽取和記錄，發(fā)言需經(jīng)主持人允許。

三、會(huì)議內(nèi)容與流程

（一）會(huì)議內(nèi)容

1.**工作匯報(bào)：**

*各崗位人員依次簡(jiǎn)要匯報(bào)上周工作完成情況，包括：主要完成事項(xiàng)、取得的成果、遇到的問題與挑戰(zhàn)、下階段工作初步計(jì)劃。

*匯報(bào)應(yīng)聚焦核心內(nèi)容，突出重點(diǎn)，數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)效果更佳（如：完成文件數(shù)量、處理咨詢次數(shù)、活動(dòng)支持情況等）。控制匯報(bào)時(shí)間，個(gè)人匯報(bào)一般不超過3分鐘。

*匯報(bào)順序可按部門職責(zé)或固定名單排列，確保覆蓋所有崗位。

2.**問題討論與解決：**

*針對(duì)上周工作中出現(xiàn)的普遍性、共性問題進(jìn)行集中討論，分析原因，提出改進(jìn)措施。

*針對(duì)需要跨部門協(xié)調(diào)解決的問題，明確牽頭部門和配合部門，細(xì)化分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

*鼓勵(lì)大家積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見，主持人需引導(dǎo)討論方向，確保圍繞議題進(jìn)行，避免跑題。

3.**事務(wù)安排與任務(wù)部署：**

*由辦公室負(fù)責(zé)人或授權(quán)人根據(jù)學(xué)校整體工作部署和辦公室職能，明確下周重點(diǎn)工作任務(wù)。

*清晰界定各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人（Owner）、協(xié)作者（Contributors，若有）、預(yù)期完成時(shí)間（Deadline）、所需資源（Resources，如需特別協(xié)調(diào)）及交付標(biāo)準(zhǔn)（SuccessCriteria）。

*例如：下周需完成“XX活動(dòng)”的后勤保障方案（負(fù)責(zé)人：A，協(xié)作者：B、C，截止日期：下周五下午5點(diǎn)，需協(xié)調(diào)資源：教室布置、飲用水等，交付標(biāo)準(zhǔn)：方案需經(jīng)審批通過）。

4.**信息傳達(dá)與通知：**

*傳達(dá)學(xué)校層面或上級(jí)單位發(fā)布的重要通知、政策變動(dòng)、工作要求等，確保信息在辦公室內(nèi)部準(zhǔn)確、及時(shí)流轉(zhuǎn)。

*傳達(dá)辦公室內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作流程優(yōu)化、人員變動(dòng)等重要信息。

*傳達(dá)需明確信息要點(diǎn)，并解答參會(huì)人員的疑問。

（二）會(huì)議流程

1.**會(huì)前準(zhǔn)備（StepbyStep）：**

(1)**議題收集與確定（提前3-5個(gè)工作日）：**各崗位人員或部門負(fù)責(zé)人梳理需要會(huì)議討論或通報(bào)的事項(xiàng)，提前提交至辦公室負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)人匯總、篩選，形成最終會(huì)議議程。議程應(yīng)包含議題名稱、匯報(bào)人/發(fā)言人、預(yù)計(jì)時(shí)長等。

(2)**會(huì)議通知發(fā)布（提前3天）：**辦公室負(fù)責(zé)人或指定人員在預(yù)定會(huì)議開始前3天，通過內(nèi)部郵件、公告欄、即時(shí)通訊群組等渠道發(fā)布正式會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需提前準(zhǔn)備的事項(xiàng)（如：請(qǐng)攜帶個(gè)人電腦匯報(bào)、請(qǐng)?zhí)崆伴喿x附件材料等）。

(3)**資料準(zhǔn)備與分發(fā)（如需要，提前1-2天）：**對(duì)于需要提前閱讀或討論的文件、數(shù)據(jù)報(bào)告等，應(yīng)提前準(zhǔn)備好電子版或紙質(zhì)版，并通過合適方式分發(fā)給參會(huì)人員。確保資料清晰、完整。

(4)**會(huì)場(chǎng)布置與設(shè)備檢查（提前1天或會(huì)前）：**確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂無誤，檢查投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備是否正常工作，確保所需文具齊全。如需演示，提前進(jìn)行測(cè)試。

(5)**參會(huì)人員提醒（會(huì)前1天及會(huì)前）：**通過即時(shí)通訊工具或郵件再次提醒參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及議程，特別提醒列席人員。

2.**會(huì)議進(jìn)行（StepbyStep）：**

(1)**準(zhǔn)時(shí)開始與簽到（會(huì)議開始前10分鐘）：**主持人（通常為辦公室主任或指定會(huì)議主持者）宣布會(huì)議開始，核對(duì)參會(huì)人員簽到情況。如有缺席，記錄并了解原因。

(2)**主持人介紹議程與紀(jì)律（開始時(shí)）：**簡(jiǎn)要說明本次會(huì)議的主要議題和目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，如：發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要、手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉、積極傾聽、圍繞議題等。

(3)**按議程逐項(xiàng)進(jìn)行：**

***工作匯報(bào)環(huán)節(jié)：**按照預(yù)定順序，由各匯報(bào)人進(jìn)行工作匯報(bào)。主持人或指定記錄員需注意控制每位匯報(bào)人時(shí)間，適時(shí)提醒。

***問題討論環(huán)節(jié)：**針對(duì)匯報(bào)中提出的問題或預(yù)設(shè)的討論議題，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言。鼓勵(lì)先由提出問題或主要負(fù)責(zé)人員闡述看法，再開放給其他人補(bǔ)充或討論。主持人需適時(shí)引導(dǎo)，確保討論聚焦，避免冗長。

***事務(wù)安排環(huán)節(jié)：**由主持人或指定負(fù)責(zé)人清晰、具體地布置下周任務(wù)，明確負(fù)責(zé)人、協(xié)作者、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素?？梢筘?fù)責(zé)人簡(jiǎn)單說明計(jì)劃。

***信息傳達(dá)環(huán)節(jié)：**由信息發(fā)布人清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)相關(guān)通知或信息，并解答疑問。

(4)**記錄與整理：**指定專人（會(huì)議記錄員）詳細(xì)記錄會(huì)議過程中的關(guān)鍵發(fā)言、決策事項(xiàng)、任務(wù)分配、待辦事項(xiàng)（ActionItems）及其負(fù)責(zé)人和截止日期。記錄應(yīng)條理清晰、重點(diǎn)突出。

(5)**臨時(shí)動(dòng)議處理：**若有會(huì)前未預(yù)料到但需要立即討論的事項(xiàng)，可在議程完成后，由主持人決定是否進(jìn)行臨時(shí)討論，一般建議控制時(shí)間。

3.**會(huì)議總結(jié)與結(jié)束：**

(1)**主持人總結(jié)（會(huì)議結(jié)束前5-10分鐘）：**主持人對(duì)本次會(huì)議的主要討論結(jié)果、形成的決議、任務(wù)分配進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，確保所有參會(huì)人員對(duì)后續(xù)行動(dòng)有清晰共識(shí)。重申關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。

(2)**確認(rèn)與提問：**開放briefQ&A環(huán)節(jié)，讓參會(huì)人員對(duì)總結(jié)內(nèi)容或任務(wù)分配提出疑問，進(jìn)行最后確認(rèn)。

(3)**宣布散會(huì)：**主持人宣布會(huì)議結(jié)束，提醒大家整理個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

(4)**會(huì)后清理：**會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄，并在會(huì)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如1個(gè)工作日內(nèi)）將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員及相